Организация секретарского обслуживания Тестовые вопросы к разделу 2 НСПК

Правильные ответы на тест 30 вопросов.

Баллы 30,00/30,00

Оценка 100,00 из 100,00

1. В бутылках какого объема допустимо приобретать воду в офис для организации переговоров?

a. объем 0,5 л

b. объем 0,25 л

c. объем 1 л

d. объем 0,7 л

2. По служебному телефону согласно правилам телефонных переговоров нельзя

a. вести важные переговоры при наличии в приемной посторонних лиц

b. общаться по личным вопросам

c. обозначать отсутствие руководителя, назначать иное время для переговоров с руководителем

d. говорить о вопросах организации и посвящать в тематику того, чем занимается организация

3. Основная задача секретаря руководителя в работе с телефоном заключается в

a. перенаправлении звонка компетентному сотруднику

b. получении предварительной информации для подготовки руководителя к разговору

c. освобождении руководителя от вызовов, не адресованных ему

4. В чем заключается основная задача секретаря руководителя при организации приема посетителей? (отметьте несколько правильных ответов)

a. избавить руководителя от лишних приемов

b. направить посетителя к заместителям руководителя

c. направить посетителя тому сотруднику, который занимается данными вопросами

d. записать контактные данные посетителя

5. Верно ли утверждение: «Секретарь не только упорядочивает рабочий день шефа, корректирует его планы, напоминает о чем-либо, составляет график мероприятий, посещений, но и «защищает» руководителя от нежелательных посетителей или ненужной ему информации. Кроме того, секретарь доводит распоряжения или поручения шефа до подчиненных»?

a. неверно

b. верно

6. Время проведения делового завтрака:

a. с 9 до 11 часов

b. с 10 до 13 часов

c. с 10 до 12 часов

d. с 12 до 15 часов

7. Входит ли в обязанности секретаря оформление отчета о командировке?

a. нет

b. да

c. только по поручению руководителя

8. Должно ли быть в плане рабочего дня секретаря руководителя резервное время? (отметьте несколько правильных ответов)

a. нет, если возникнет необходимость для выполнения внезапных заданий руководителя – один или несколько пунктов

ежедневного плана секретаря можно отложить и перенести на следующий день

b. да, это поможет отвечать на телефонные звонки и встречать случайных посетителей

c. да, это поможет выполнить внезапные задания руководителя, отвечать на телефонные звонки, встречать случайных посетителей

d. нет, это поможет выполнить задания руководителя в срок

9. Если посетитель пришел без предварительной договоренности

a. секретарь обязан записать на другую дату приема.

b. секретарь вправе решать сам, доложить о нем руководителю или записать на другую дату приема.

c. секретарь обязан доложить о нем.

d. секретарь не вправе решать сам, доложить о нем руководителю или записать на другую дату приема.

10. Если руководитель в силу сложившихся обстоятельств отменяет прием сотрудников или переносит его на другое время

a. сотрудник должен изложить свою просьбу письменно.

b. секретарь на свое усмотрение оповещает записавшихся о новом приеме в другое время.

c. секретарь должен оповестить записавшихся и предложить им явиться на прием в другое время или изложить свою просьбу письменно.

d. секретарь может записать на прием в другое время.

11. Секретарь руководителя осуществляет планирование своего рабочего времени

a. исходя из сроков на решение задач, поставленных перед секретарем

b. исходя из важности и времени задач, стоящих перед руководителем

c. исходя из приоритета задач, поставленных перед секретарем

d. исходя из сроков на решение задач, стоящих перед руководителем

12. Какие документы оформляет секретарь руководителя при подготовке руководителя к командировке?

a. приказ о командировке

b. только командировочное удостоверение

c. только программу командировки

d. программу командировки

13. Секретарь руководителя, помогая планировать его рабочее время,

a. подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя

b. организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию

c. принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию

d. осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия

14. Какие из перечисленных мероприятий являются приоритетными для секретаря в плане конкретного рабочего дня?

a. обзвон гостиниц для организации проживания участников совещания

b. подготовка к работе своего рабочего места

c. приведение в порядок рабочего места руководителя

d. доклад руководителю о текущих делах, уточнение его рабочего плана

15. Когда секретарь руководителя обрабатывает и отправляет исходящую корреспонденцию и намечает новые мероприятия?

a. в конце дня

b. в начале дня

c. в середине дня

16. На каком из приемов едят стоя

a. на ужине

b. на фуршете

c. на обеде

d. на завтраке

17. Наиболее почетный тип прием

a. завтрак

b. фуршет

c. коктейль

d. обед

18. Основное отличие приема «Коктейль» от приема «Фуршет» заключается:

a. в целях проведения

b. в ассортименте блюд и напитков

c. во времени проведения

d. в количестве приглашенных

19. Какое из утверждения верно?

a. «Главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права,положения в организации, характер работы — это учредительный договор»

b. «Главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права,положения в организации, характер работы — это устав организации»

c. «Главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права,положения в организации, характер работы — это должностная инструкция»

d. «Главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права,положения в организации, характер работы — это приказ на прием на работу»

20. Кому согласно правилам делового этикета не рекомендуется дарить подарки

a. подчиненным

b. гостям организации

c. детям сотрудников

d. руководителю

21. По правилам офисного этикета чай и кофе наливают

a. 2/3 чашки

b. не доливая до края чашки на 1 см

c. до половины чашки

d. до краев чашки

22. В каком случае во время деловых визитов допускается использование одноразовой посуды?

a. если фуршет проводится сразу после совещания

b. если переговоры проводятся в кабинете руководителя, и фуршет устраивается сразу в его кабинете

c. если поток посетителей очень большой

23. Какие правила следует соблюдать при проведении телефонных переговоров секретарем организации?

a. не снимать трубку сразу, выждать время и снять после пятого звонка

b. проявлять максимум внимания звонящему

c. не интересоваться, кто звонил, а сразу представить информацию об организации

d. секретарь первым начинает разговор, чтобы избежать лишних расспросов

24. При приеме работников других организаций -

a. после приветствия надо выяснить и записать фамилию, имя, отчество, организацию, которую он представляет, и его должность, по какому вопросу, было ли назначено время приема

b. выяснить, по какому вопросу необходим прием

c. после приветствия надо выяснить и записать фамилию, имя, отчество

d. выяснить, было ли назначено время приема

25. Прием типа «Коктейль» начинается:

a. с 12 часов

b. с 15 до 17 часов

c. с 13 до 15 часов

d. с 17 до 18 часов

26. Утром в день приема секретарь:

a. предоставляет руководителю основные и резервные списки посетителей, при необходимости уточняет их.

b. предоставляет руководителю основные и резервные списки посетителей, при необходимости уточняет их; по окончательному списку приглашает посетителей на прием, указав точное время для приема и напомнив о необходимости принести нужные материалы.

c. предоставляет руководителю основные и резервные списки посетителей, при необходимости уточняет их; представляет руководителю дополнительные материалы, имеющие отношение к данному приему; получает у руководителя дополнительные указания по обеспечению приема, при необходимости приглашает специалистов для участия в приеме; по окончательному списку приглашает посетителей на прием, указав точное время для приема и напомнив о необходимости принести нужные материалы.

d. предоставляет руководителю основные и резервные списки посетителей, при необходимости уточняет их; получает у руководителя дополнительные указания по обеспечению приема, при необходимости приглашает специалистов для участия в приеме.

27. Секретарь должен обладать следующими деловыми качествами:

a. следить за событиями в личной жизни руководителя, например, позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и т. д.

b. четко представлять свои обязанности и уровень компетенции при самостоятельном решении вопросов в отсутствии руководителя. Руководителю, в свою очередь, необходимо постоянно информировать секретаря обо всех делах, чтобы он мог максимально помочь ему.

c. постоянно информировать руководителя обо всех своих делах

d. обязан проявлять тактичное внимание к руководителю и ненавязчивую заботу о нем

28. Секретарь должен обладать следующими качествами:

a. быть грамотным, освобождая тем самым руководителя от необходимости проверять документы

b. постоянно информировать руководителя обо всех своих делах

c. может критиковать шефа на людях

d. может обсуждать руководителя с сотрудниками

29. Условно посетителей можно разделить на такие категории:

a. сотрудники своей фирмы по текущим вопросам; представители других организаций; посетители по личным вопросам;посетители, попавшие в офис по недоразумению.

b. сотрудники своей фирмы по текущим вопросам; посетители, попавшие в офис по недоразумению.

c. посетители по личным вопросам; посетители, попавшие в офис по недоразумению.

d. сотрудники своей фирмы по текущим вопросам; представители других организаций.

30. Форма одежды для ужина

a. повседневная

b. вечерняя

c. не имеет значения

d. деловая