Учёт и обеспечение сохранности документов

Дата изготовления: июнь 2024 года. 

Работа сделана на примере Архива ФГАОУ ВО РУТ МИИТ.

Целью настоящей работы является комплексный анализ учета и соблюдений правил хранения документации в архиве РУТ (МИИТ).

Для реализации поставленной цели исследования были выделены следующие задачи, необходимые для решения:

-  рассмотреть общие моменты управления архивным делом в Российской Федерации;

-  изучить положения об архивном фонде Российской Федерации;

-  обратить внимание на основные моменты организации архивного дела в высшем образовательном учреждении;

-  описать организацию хранения документов и работу архива на примере архива РУТ (МИИТ);

-  выделить основные функции и задачи архива РУТ (МИИТ);

-  отметить проблемы оцифровки и цифровизации в архиве РУТ (МИИТ)

-  представить предложения по дальнейшему совершенствованию деятельности архива РУТ (МИИТ).

Есть приложения.

Работа была успешно сдана - заказчик претензий не имел.

ВВЕДЕНИЕ 3

ГЛАВА 1. ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В ОБЛАСТИ АРХИВНОГО ДЕЛА И ОРГАНИЗАЦИЯ АРХИВНОГО ДЕЛА В ВЫСШЕМ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ 7

1.1 Управление архивным делом в Российской Федерации 7

1.2 Архивный фонд Российской Федерации 12

1.3 Организация архивного дела в высшем образовательном учреждении 18

1.4 Современные технологии, применяемые в архивном деле высшего образовательного учреждения 23

ВЫВОДЫ ПО ПЕРВОЙ ГЛАВЕ 25

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ АРХИВНОГО ДЕЛА В РОССИЙСКОМ УНИВЕРСИТЕТЕ ТРАНСПОРТА (РУТ (МИИТ)) 27

2.1 Общие сведения о структуре и деятельности РУТ (МИИТ) 27

2.2 Организация хранения документов и работы архива РУТ (МИИТ) 34

2.3 Система построения архивного дела РУТ (МИИТ) 43

2.4 Проблемы оцифровки и цифровизации в архиве РУТ (МИИТ) 51

2.5 Предложения по совершенствованию деятельности архива РУТ (МИИТ) 52

ВЫВОДЫ ПО ВТОРОЙ ГЛАВЕ 56

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 57

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 59

ПРИЛОЖЕНИЯ 64

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125 – ФЗ (ред. Федеральных законов от 04.12.2006 № 202 – ФЗ, от 01.12.2007 № 318 – ФЗ, от 13.05.2008 № 68 – ФЗ, от 08.05.2010 № 83 – ФЗ, от 27.07. 2010 № 227 – ФЗ) // ИПС «КонсультантПлюс». – Режим доступа: https://www.consultant.ru

2. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149 – ФЗ (последняя редакция). // ИПС «КонсультантПлюс». – Режим доступа: https://www.consultant.ru

3. Федеральный закон «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации» от 31.07.2020 № 248 – ФЗ (последняя редакция) // ИПС «КонсультантПлюс». – Режим доступа: https://www.consultant.ru

4. Указ Президента РФ № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» от 22.06. 2016 г. (с изменениями и дополнениями) // Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива). – Режим доступа: https://archives.gov.ru/documents/decree/ukaz2932016.shtml

5. Закон г. Москвы «Об архивном фонде Москвы и архивах» от 28.11.2001 (ред. законов Москвы от 12.03.2003 № 13, от 28.01.2004 №3, от 11.11.2009 №5, от 09.11.2011 № 51, от 13.06.2012 № 23, от 07.05.2014 № 28, от 08.06.2022 № 17, от 28.12.2022 № 41, от 08.05.2024 № 15). // СПС «Гарант». – Режим доступа: https://www.garant.ru/

Приказы и распоряжения

1. Приказ Росархива «Об утверждении примерного положения об архиве организации» (Зарегистрировано в Минюсте России 15.08.2018 № 51895) от 11.04.2018 № 42 (ред. от 10.11.2023) // ИПС «КонсультантПлюс». – Режим доступа: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_304800/

2. Приказ Росархива «Об утверждении Правил организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» от 31.07.2023 № 77 (Зарегистрировано в Минюсте России от 06.09.2023 № 75119) // ИПС «КонсультантПлюс». – Режим доступа: https://www.consultant.ru

3. Приказ Росархива «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» от 20.12.2019 № 236 (Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 № 57449) // ИПС «КонсультантПлюс». – Режим доступа: https://www.consultant.ru

4. Приказ Министерства культуры РФ «Об утверждении Правил организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» от 31.03.2015 № 526 // ИПС «КонсультантПлюс». – Режим доступа: https://www.consultant.ru

5. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 31.12.2016 г. №2928-р

6. Распоряжение Минтранса России от 27.07.2017 № МС-112-р

7. Распоряжение Министерства транспорта РФ от 10.08.2017 г. № МС – 146 – р «Об утверждении Регламента использования Облачной системы электронного документооборота (ОСЭД) при организации делопроизводства Министерства транспорта Российской Федерации» // СПС «Гарант». – Режим доступа: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71663754

Нормативно-методическая литература

1. ГОСТ Р 2.82-2001 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления». – М.: Стандартинформ, 2001

2. ГОСТ Р 7.0.8 – 2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: утв. Приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185 (с послед. изм.) // ИПС «КонсультантПлюс». – Режим доступа: https://www.consultant.ru

3. ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов». – М.: Стандартинформ, 2005

4. Правила организации комплектования, хранения, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры РФ» от 31.03.2015 № 526. // Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива). – Режим доступа: https://archives.gov.ru/

5. Методические рекомендации по применению «Правил организации комплектования, хранения, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры РФ» от 31.03.2015 № 526. // Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива). – Режим доступа: https://archives.gov.ru/

6. Методические рекомендации по разработке федеральными органами государственной власти примерных номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций / Росархив, ВНИИДАД. М., 2018. С. 29

7. Положения об Архиве РУТ (МИИТ) (не издавалось)

8. Положения об Экспертной комиссии РУТ (МИИТ) (не издавалось)

9. Сводная номенклатура дел РУТ (МИИТ) на 2023 г. Общие положения (не издавалась)

Литература

1. Доронина, Л. А. Организация работы с документами: учебное пособие / Л. А. Доронина, Е. В. Карпычева. — Москва: Юридический институт МИИТ, 2020. – 183 с. – Текст: непосредственный

2. Караваев В.С. Оцифровка архивных документов: технические и технологические проблемы // Документ. Архив. История. Современность. – Вып. 14. – Екатеринбург: Изд-во УрФу, 2014. – С. 243 – 257.

3. Карпычева Е.В. Нормативное регулирование применения технологий искусственного интеллекта в архивном деле России (Конец XX – нач. XXI в.) // Научный вестник Крыма, №4 (33) 2021. С. 1 – 6

4. Карпычева Е.В «Архивоведение»: конспект фондовых лекций – Москва: РУТ (МИИТ) ИМТК, 2022. – Текст: непосредственный.

5. Лобачев С.Л. К вопросу об определении места искусственного интеллекта в работе с архивами Научная статья // Вестник Архивиста, 26 октября 2021 г.

6. Тельчаров А.Д. Архивоведение: конспект лекций. – М.: Приор-издат, 2004. – 160 с.

Интернет-ресурсы

1. Портал Архивы России // Специализированное отраслевое средство массовой информации [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – Режим доступа: https://archives.gov.ru/

2. Электронный фонд правовой и нормативно-технической документации // [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – Режим доступа: https://docs.cntd.ru/

3. Сайт Всероссийского научно – исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) // [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – Режим доступа: http://www.vniidad.ru/. 

4. Сайт справочно-правовая система «КонсультантПлюс» // [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – Режим доступа: https://www.consultant.ru

5. Сайт справочно-правовой портал «Гарант» // [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – Режим доступа: https://www.garant.ru/

6. Сайт РУТ (МИИТ) // [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – Режим доступа: https://www.miit.ru/