Организация работы с электронными документами и электронными архивами Практическое занятие 2. Задания 1 - 6 НСПК

5,00 из 6,00 (83%)

Выполняю все виды работ в Нспк.

Нужна помощь? Пиши мне в ЛС!

Закрытие сессий.

Недорого.

Ответы выделены жирным шрифтом и подчеркнуты!!!

Все ошибки в файле с двух попыток

1. Заполните опись электронных дел документов постоянного хранения известными сведениями.

Сведения: на постоянное хранение передается электронное дело на 1 диске с порядковым номером 14, индекс дела 01-80 под заголовком «Государственные контракты» за 2015 год, объем записанной информации 35 Мб.

Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответы (неправильные сведения для заполнения описи).

№ п/п 1:.....

Индекс дела: ....

Заголовок дела: ....

Крайние даты: ....

Объем, Мб: .....

Примечание: ....

2. Изучите пункты должностной инструкции специалиста по формированию электронного архива. Согласно правилам составления должностных инструкций, распределите последовательно пункты, которые включены в состав должностной инструкции специалиста по формированию электронного архива.

Впишите номер из списка в соответствующий блок схемы. Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответ (неправильный вариант раздела должностной инструкции).

Варианты ответов:

1. Общие положения. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные, должностные обязанности, права и ответственность специалиста по формированию электронного архива.

2.Должностные обязанности. Загрузка обобщенных данных в систему электронного архива. Запуск процесса автоматизированного контекстного распознавания содержимого документов при помощи специализированного программного обеспечения в системе электронного архива. Контроль качества контекстного распознавания документов на предмет наличия несоответствий с текстом бумажных документов в системе электронного архива.

3. Трудовые функции. Загрузка обобщенных данных в систему электронного архива. Распознавание текста документа по смыслу и содержанию с последующей классификацией и индексацией в системе электронного архива.

4 Права. Специалист имеет право запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности специалиста архива

5. Ответственностьпециалист несет ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.

6. Ответственность. Контроль качества контекстного распознавания документов на предмет наличия несоответствий с текстом бумажных документов в системе электронного архива.

Ответ: ......

3. Определите последовательность этапов оформления электронных дел.

Впишите номер из списка в соответствующий блок схемы. Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответ (неправильный вариант этапа).

Варианты ответов:

1. Формирование контейнеров в дела (единицы хранения)

2. Формирование электронных документов в контейнеры

3. Подшивка и переплёт документов дела

4. Нумерация листов дела

5. Конвертация электронных документов в формат PDF/A

Ответ: .....

4. Вы являетесь сотрудником архива, который проверяет электронные документы при их приеме на хранение. Определите, какая информация должна быть нанесена на фронтальный вкладыш и помещена в футляр с носителем электронного документа?

Выберите несколько правильных ответов и перечислите их цифрами, без запятой, без пробелов.

1. Наименование архива

2. Наименование организации (полное, сокращенное)

3. Даты изменений документа

4. Индекс электронного дела

5. Заголовок электронного дела

6. Крайние даты документов электронного дела

7. Наличие черновиков документа

8. Статус экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий)

9. Дата записи электронных документов на носитель

10. При необходимости делаются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам

Ответ: .... неверно

Ответ: .... неверно

5. Вы являетесь членом экспертной комиссии по экспертизе ценности электронных документов. Определите основные и дополнительные критерии экспертизы ценности электронных документов, для этого выберите один или несколько правильных ответов и перечислите их цифрами, без запятой, без пробелов.

1. Критерии происхождения:

Функционально-целевое назначение;

Значимость информационной системы;

Время и место создания ЭД

2. Критерии содержания:

Значимость информации ЭД;

Повторение информации в информации документов на других носителях;

Вид, разновидность ЭД;

Подлинность ЭД.

3. Критерии внешних особенностей: Характеристики и физическое состояние ЭД;

4. Дополнительные критерии:

Возможность распечатки на принтере

Стоимость носителя электронного документа

Наличие номера на документе

Возможность транспортировки документа

5.Дополнительные критерии:

Степень сохранности документов;

Возможность воспроизведения и обработки информации ЭД без

Использования оригинального ПО;

Возможность обеспечения долговременного хранения, конвертирования

ЭД в новые форматы и миграции на новые носители

Ответ: .....

6. Выделяют типовые схемы организации единого электронного архива документов.

Базовая

Преимуществом базовой схемы хранилищ является простота. Данная схема предполагает хранения всех документов в хранилище SQL-сервера и оправдывает себя до момента накопления критического объема документов.

Классическая

Данная схема предусматривает наличие в системе двух хранилищ: оперативного на базе SQL-сервера и архивного файлового хранилища.

Мультимедийная

Данная схема включает в себя 4 хранилища: оперативное на SQL-сервере и соответствующее ему архивное файловое хранилище для работы с документами небольшого объема и не требующими потокового доступа, и оперативное и архивное файловые хранилища для документов объемом более 100 Мб.

Распределенная

При большом объеме данных и количестве пользователей мощности одного сервера может быть недостаточно. В этом случае нагрузка может быть перераспределена между несколькими файл-серверами и сервером базы данных.

На каком из представленных изображений приведен пример базовой схемы?

Ответ: ......