АНАЛИЗ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ПРИМЕНЕНИЯ ЦИФРОВЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В КОМПАНИИ «СМЕТА PRO»

Невозможно представить деятельность любой организации без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации, при этом информация часто фиксируется в определенных документах. Да и сам процесс управления можно рассматривать как процесс документирования. В составе управленческих документов организации всегда есть внутренние комплексы документов, которые имеют некоторую специфику в их подготовке и оформлении [13, с. 15]. Каждая управленческая ситуация в конечном итоге требует своего оформления в документальной форме.

Система документооборота - один из краеугольных камней в основе управления любой организацией, поэтому попытки автоматизировать эту область управления в России начались еще в 80-х годах прошлого века и сейчас уже трудно представить себе предприятие, на котором не была бы внедрена такая система [15, с. 88]. Современные информационные системы для документооборота обладают достаточно широким функционалом и часто базируются на многофункциональной платформе управления предприятием. Система электронного документооборота - это информационная система, которая помогает автоматизировать работу с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификацию и др.), а также процессы взаимодействия между сотрудниками.

Исследование проблем внедрения электронного документооборота в организациях как государственной, так и негосударственной форм собственности продолжает оставаться актуальным. В исследованиях М.В. Ларина, С. Кузнецова В.Ф. Янкова, Н.В. Храмцовская и др. проанализированы особенности и этапы внедрения системы электронного документооборота, обозначены основные проблемы и задачи.

При этом одной из основных проблем продолжает оставаться проблема регламентации работы с электронными документами, которая учитывала бы специфику электронного документооборота в определенной сфере деятельности для конкретной организации. Актуальность выбранной темы обусловлена цифровизацией документооборота, развитием информационных технологий и современными требованиями к документации управления на предприятиях.

Объектом исследования в данной работе является документооборот на предприятии.

Предметом - применение цифровых технологий в организации документооборота в компании «Смета PRO».

Целью исследования в курсовой работе является рассмотрение теоретических аспектов развития документооборота на предприятиях, а также практический анализ существующей системы документооборота в компании «Смета PRO».

На основании цели в работе поставлены следующие задачи:

1.                Рассмотреть сущность, основные принципы и виды документооборота;

2.                Провести анализ применения цифровых технологий в практической деятельности организаций;

3.                Изучить нормативно-правовое обеспечение документооборота на предприятии;

4.                Проанализировать организацию документооборота и применения цифровых показателей в компании «СМЕТА PRO».

Структура работы включает в себя введение, две главы, заключение и список использованной литературы.

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………..…3

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ РАЗВИТИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ………………………………..5

1.1 Сущность, основные принципы и виды документооборота……………….5

1.2 Применение цифровых технологий в практической деятельности организаций………………………………………………………………………..7

1.3 Нормативно-правовое обеспечение документооборота на предприятии……………………………………………………………………..9

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ПРИМЕНЕНИЯ ЦИФРОВЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В КОМПАНИИ «СМЕТА PRO».…………….11

2.1 Краткая характеристика компании «Смета PRO»…………………………11

2.2 Организация системы документооборота компании «Смета PRO»……………………………………………………………………………...17

ГЛАВА 3. АНАЛИЗ КАДРОВОГО ПЕРСОНАЛА……………………………26

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….34

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ…………………………….36

1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 №149-ФЗ 

2. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ 

3. Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 № 59-ФЗ 

4. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ

5. Приказ Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»

6. Приказ Росстандарта от 26.03.2019 № 101-ст «Об утверждении национального стандарта Российской Федерации»

7. Приказ Росстандарта от 26.11.2020 № 1185-ст «Об утверждении национального стандарта Российской Федерации»

8. Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях»

9. Приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-СТ «Об утверждении национального стандарта РФ»

10. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»

11. Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 237 «Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». 

Основная литература

12. Алексеева Г.Н. Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие. Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2004. 164 с.

13. Асалиев А. М., Миронова И. И. и др. Основы делопроизводства. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2017. 148 с.

14. Баранова, М.В. К вопросу об эффективности использования информационных систем / М.В. Баранова, Н.Е. Гильц // Актуальные проблемы авиации и космонавтики. – 2017. – Т.2. № 8. – С. 241-242

15. Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления. Делопроизводство. М.: Инфра-М, 2018. 304 с.

16. Воронина, Е.И. Система электронного документооборота в бухгалтерском учете / Е.И. Воронина // Economics. – 2018. – №4 (36). – С. 77-79.

17. Грозова О. С. Делопроизводство. М.: Юрайт, 2020. 127 с.

18. Делопроизводство в кадровой службе / Кибанова А.Я. М.: Проспект, 2021. 80 с.

19. Доронина Л. А. Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении [текст]: учебник / Л. А. Доронина. – М.: КноРус, 2018. – 360 с.

20. Ефремова Л.И., Колекина А.О. Выбор системы электронного документооборота для предприятия // Вестник ВУиТ. 2019. №1. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/vybor-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota-dlya-predpriyatiya (дата обращения: 07.10.2021).

21. Жильников А. Ю., Михайлова О. С. Электронный документооборот [текст] // Территория науки, 2017, С. 116-120

22. Запольских, О.М. Электронный документооборот - повышение эффективности управления организацией / О.М. Запольских // Ученые записки Тамбовского отделения РоСМУ. – 2018. – №11. – С. 174-179.

23. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2017. 256 с.

24. Кузнецов И. Н. Делопроизводство. Учебно-справочное пособие. 10-е изд. М.: Дашков и Ко, 2021. 405 с.

25. Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство. М.: Юрайт, 2020. 463 с.

26. Ловчева М. В., Галкина Е. Н., Гурова Е. В. Делопроизводство в кадровой службе. М.: Проспект, 2019. 80 с.

27. Мингалев, В. С. Некоторые вопросы формирования теории документоведения / В. С. Мингалев, М. В. Ларин // Делопроизводство. – 2017. – № 3. – С. 3–16.

28. Парамонова, М.Г. Системы электронного документооборота / М.Г. Парамонова // Ученые записки Тамбовского отделения РоСМУ. – 2018. – №12. – С. 194-198

29. Павловская О. Ю. Правовое обеспечение кадрового делопроизводства. М.: Юрайт, 2020. 214 с.

30. Серпуховитин Д.А. Внедрение системы электронного документооборота на предприятии // Cloud of science. 2019. №4. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/vnedrenie-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota-na-predpriyatii (дата обращения: 07.10.2021).

31. Сигидов, Ю.И. Теоретико-методологические основы дискриминантно-рейтингового анализа финансового состояния хозяйствующего субъекта / Ю.И. Сигидов, Н.С. Жминько // Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета. 2016. № 98. С. 1072-1081

32. Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении : сб. ст. по материалам XIX науч.-практ. конфер. с междунар. участием / под ред. Л. Р. Фионовой, О. И. Семянковой. – Пенза : Изд-во ПГУ, 2019

33. Фионова, Л. Р. К вопросу автоматизации кадрового делопроизводства / Л. Р. Фионова // Информационные технологии в науке и образовании. Проблемы и перспективы : сб. науч. ст. VI Всерос. межвуз. науч.-практ. конф. / под ред. Л. Р. Фионовой. – Пенза : Изд-во ПГУ, 2019.

34. Шишин И. О. Информационные технологии управления документами [текст]: учебное пособие / И. О. Шишин. – Спб.: СанктПетербургский государственный экономический университет, 2017. – 78 с

35. Шувалова Н. Н. Основы делопроизводства. Язык служебного документа. М.: Юрайт, 2020. 429 с.