Организация работы с электронными документами и электронными архивами 2023 (ДОУА) Практическое занятие 4

Оценка 15 баллов из 21!

Нет заданий 6 и 7!!!

Задание 1. (максимальное количество баллов – 3 балла). 

Проанализируйте представленный макет содержания Инструкции по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства. Выявите положения, не соответствующие нормативным требованиям. Свой ответ обоснуйте.

Оглавление

1. Общие положения

2. Виды регистрируемых документов

3. Участники документооборота

4. Обработка документов с использованием средств СЭД

5. Основные операции документооборота

5.1. Документооборот и его основные операции

5.2. Подготовка проекта документа

5.3. Согласование проекта документа

5.4. Отправка документов на подпись

5.5. Подписание документа и его отправка на регистрацию

5.6. Отправка документа на регистрацию

5.7. Порядок регистрации документов

5.7.1. Общие положения

5.7.2. Места регистрации документов

5.7.3. Формирование номера документа

5.7.3 Формирование заработанной платы в системе 1С Зарплата. Управление персоналом.

5.8. Ознакомление с документом

5.9. Внесение резолюций и выдача поручений

5.10. Постановка документа, резолюций и поручений на контроль

5.10.1. Контроль исполнения документа в целом

5.10.2. Контроль исполнения резолюций и поручений

5.11. Отчет об исполнении документа, резолюций и поручений

5.12. Исполнение резолюций, поручений и документа в целом

5.13. Отнесение документа в дело и его хранение в архиве

5.14. Учет передачи экземпляров

5.15. Порядок уничтожения документов на бумажном носителе

6. Виды рабочих мест в СЭД и распределение функций

6.1. Рабочие места в СЭД

6.2. Специализированное рабочее место

6.2.1. Назначение СРМ

6.2.2. Делопроизводители Управления делами и их функции

6.2.3. Делопроизводители структурных подразделений и их функции

6.2.4. Контролеры и их функции

6.2.5. Распространение персональных данных в сети Интернет

6.3. Выходное пособие.

6.3.1. Общие положения

6.3.2. Подготовка документа

6.3.3. Документооборот и делопроизводство

7. Автоматизация контроля исполнения документов

8. Администрирование СЭД

Задание 2. (максимальное количество баллов – 3 балла). 

Составьте макет раздела Инструкции «Участники документооборота».

Группы участников разместите в таблицу, укажите их основные функции в СЭД. 

№ п/п

Группы участников (пользователей) СЭД

Функции в СЭД

1.

Задание 3. (максимальное количество баллов – 3 балла).

Изучите Приказ Федерального архивного агентства от 15 июня 2020 года № 69 «Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов» и прилагаемые к нему требования (URL: https://docs.cntd.ru/document/565342925. Документ находится в свободном доступе в сети интернет. В случае неработоспособности ссылки можно воспользоваться другим источником по вашему выбору).

Выпишите общие требования (не менее трех), предъявляемые к СЭД.

Задание 4. (максимальное количество баллов –3 балла).

Источник для выполнения задания: ГОСТ Р 54989-2012 (ISO/TR 18492:2005) "Национальный стандарт Российской Федерации. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов https://files.stroyinf.ru/Index2/1/4293786/4293786217.htm (В случае неработоспособности ссылки можно воспользоваться другим источником по вашему выбору).

Также документ прикреплен в Приложении 1 к практическому занятию. 

Решите задачу: В архиве хранились электронные документы. На основании графика, в архиве проводятся работы по модификации оборудования и замене существующих устройств хранения информации на новые.

Ответьте на вопросы:

а. Обязан ли архив проводить переформатирование хранящихся у него электронных документов?

б. Обязан ли архив ставить в известность лиц, сдавших документы на хранение о модификации оборудования?

в. Существует ли в архиве плановое переформатирование? 

Свои ответы поясните и обоснуйте.