Организация конфиденциального делопроизводства (ДОУА) Практическое занятие №2
Организация конфиденциального делопроизводства (ДОУА) Практическое занятие №2
25/25
Решите задачу.
В ООО «Шпионские страсти Inc», руководителем которой является А.Ю. Боцман, сотрудники службы конфиденциального делопроизводства, информационных технологий и отдела безопасности (Иванов, Петров и Сидоров) проводили проверку фактического наличия конфиденциальных документов организации в период с 20.08.2019 по 22.08.2019 года. В результате проверки установили:
- Все документы, дела, носители, учетные формы в наличии.
- Все документы инвентарного хранения в наличии за исключением (инв. № 55-КТ, инв. № 3-КТ). По необнаруженным документам назначена внутренняя проверка.
Составьте текст акта о проведении проверки наличия конфиденциальных документов. Не забудьте проставить гриф утверждения, дату и номер акта, заголовок документа, внесите ФИО ответственных за проведение проверки, укажите сроки, вид проверки и итоги. Проставьте подписи и должности ответственных за проведение проверки.
ЗАДАНИЕ 2.
Максимальное количество баллов - 3
По теме 1.4 Оформление и обработка издаваемых конфиденциальных документов
Цель: приобретение практических навыков и умений в сфере оформления и обработки издаваемых конфиденциальных документов.
Решите задачу. Директор ООО «Мир» поручил Вам отправить документы, содержащие конфиденциальную информацию. Определите порядок отправления конверта, содержащего конфиденциальную информацию почтой. Каковы Ваши действия? Составьте перечень действий.
Оформите письменный ответ на вопрос в следующем формате: не более 1 страницы печатного текста, формат листа А4, шрифт Times New Roman, 14 кегль, интервал 1,5 пункта, выравнивание текста по ширине листа.
ЗАДАНИЕ 3.
Максимальное количество баллов - 4
По теме 2.1. Организация и деятельность служб по защите конфиденциальной информации
Цель: приобретение практических навыков и умений в сфере организации и деятельности служб по защите конфиденциальной информации.
Проанализируйте представленную выдержку из Положения о конфиденциальном делопроизводстве в организации. Определите положения, несоответствующие законодательству. Укажите в ответе положения, содержащие несоответствующие законодательству требования, и предложите верный вариант.
Положение об организации конфиденциального делопроизводства в ООО «АКБ»
I. Начальные положения
1.1. Настоящее Положение определяет порядок обращения с документами, изданиями, делами и другими материальными носителями, содержащими информацию ограниченного распространения (конфиденциальными документами).
1.2. К информации ограниченного распространения могут быть отнесены следующие документы:
нормативно-методические (НМД); руководящие (РД); распорядительные (РПД); информационно-справочные (ИСД); организационные (ОД); финансово-бухгалтерские (ФБД); кадровые (по личному составу) КД.
1.3. Необходимость отнесения документа к информации ограниченного распространения и проставления грифа ограничения доступа «Для служебного пользования» (в дальнейшем – «СП») генеральным директором.
1.4. Должностные лица, принявшие решение об отнесении информации к разряду информации ограниченного распространения, несут уголовную ответственность за обоснованность принятого решения, а также за обеспечение защиты носителей информации ограниченного распространения и правомочность использования средств автоматизации при подготовке этих документов.
1.5. Правила оформления реквизитов регламентированы ГОСТами.
II. Порядок движения документов ограничения доступа
2.1. Конфиденциальные документы должны обрабатываться в конфиденциальном делопроизводстве организации, либо в общем делопроизводстве, специально назначенным должностным лицом, ответственным за конфиденциальные документы.
2.2. В зависимости от назначения конфиденциальные документы подразделяются на: входящие; исходящие.
2.3. Прием входящих конфиденциальных документов осуществляется сотрудником конфиденциального делопроизводства.
В случае отсутствия в пакете (конверте) некоторых перечисленных документов - составляется акт в 2-х экземплярах. Один экземпляр акта отправляется в адрес отправителя. Регистрация конфиденциальных документов производится в тетради учета.
2.4. На каждом зарегистрированном документе должен проставляться штамп, в котором указывается: наименование; номер; дата поступления.
2.5. После регистрации документы передаются руководству организации для принятия решения. Руководитель после рассмотрения документа определяет исполнителя и дает указания по исполнению документа. Эти указания оформляются на самом документе в виде резолюции. С резолюцией руководителя конфиденциальный документ передается исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих конфиденциальных документов.
2.6. По завершении работы над документом на нем проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело.
2.7. Решение о дальнейшем использовании конфиденциального документа определяется его значением и практической ценностью. В зависимости от этого конфиденциальные документы могут: использоваться в дальнейшем; передаваться в архив на хранение; уничтожаться.
III. Снятие грифа
3.1. Снятие грифа ограничения доступа осуществляется в соответствии с распоряжением руководителя.
3.2. Дела постоянного и временного сроков хранения с грифом ограничения доступа «ДСП» периодически не реже 4 раз в год просматриваются с целью возможного снятия ограничения доступа.
3.3. На обложках дел гриф ограничения доступа затушёвывается и производится запись с указанием даты и номера акта, на основании которого снята ограничительная пометка. После этого документы помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел общего делопроизводства.
3.4. При снятии грифа ограничения доступа на документах, а также в учётных формах делаются соответствующие записи.
ЗАДАНИЕ 4.
Максимальное количество баллов - 3
По теме 2.1. Организация и деятельность служб по защите конфиденциальной информации
Цель: приобретение практических навыков и умений в сфере деятельности по защите конфиденциальной информации.
Решите задачу.
К Вам обратился гражданин, действующий на основании доверенности, с запросом о предоставлении персональных данных третьего лица. Имеете ли Вы право предоставить гражданину персональные данные третьего лица, если да, то какие данные Вы обязаны запросить у гражданина?
Оформите письменный ответ на вопрос в следующем формате: не более 1 страницы печатного текста, формат листа А4, шрифт Times New Roman, 14 кегль, интервал 1,5 пункта, выравнивание текста по ширине листа.
ЗАДАНИЕ 5.
Максимальное количество баллов - 3
По теме 3.2. Формирование конфиденциальных дел
Цель занятия: приобретение практических навыков и умений в сфере формирования конфиденциальных дел.
Составьте алгоритм составления справки-заместителя при выдаче документов из дела с грифом «Коммерческая тайна».
Оформите письменный ответ на вопрос в следующем формате: не более 1 страницы печатного текста, формат листа А4, шрифт Times New Roman, 14 кегль, интервал 1,5 пункта, выравнивание текста по ширине листа.
ЗАДАНИЕ 6.
Максимальное количество баллов - 4
По теме 3.3. Режим хранения конфиденциальных документов и обращения с ними
Цель занятия: приобретение практических навыков и умений в сфере режима хранения конфиденциальных документов и обращения с ними.
Решите задачу.
Закрывая помещение, в котором в ООО «Мир» хранились конфиденциальные документы, Т.Т. Трофимов поставил его на охрану, но не опечатал.
Нарушил ли Трофимов требования к обеспечению сохранности конфиденциальных документов организации? Если нарушил, в чем состоит нарушение?
Оформите письменный ответ на вопрос в следующем формате: не более 1 страницы печатного текста, формат листа А4, шрифт Times New Roman, 14 кегль, интервал 1,5 пункта, выравнивание текста по ширине листа.
ЗАДАНИЕ 7.
Максимальное количество баллов - 3
По теме 3.3. Режим хранения конфиденциальных документов и обращения с ними
Цель занятия: приобретение практических навыков и умений в сфере режима хранения конфиденциальных документов и обращения с ними.
Составьте и заполните макет журнала передачи-приема под охрану помещений и пеналов с ключами.
