Квалификационный экзамен. ПМ.03. Выполнение работ по одной или нескольким профессиям рабочих, должностям служащих. Архивариус (ДОУА)

Задание №1.1. Определение сроков хранения документов

Оцениваемые компетенции: ПК 2.1, ПК 2.6, ОК 1, ОК 2, ОК 3, ОК 4

Текст задания

Вы приняты на должность архивариуса в ООО «Полярная звезда», которая на протяжении последних трех лет была вакантной, в связи с чем дела из структурных подразделений в архив организации не передавались. Вам необходимо подготовить инструкцию для сотрудников, ответственных за передачу дел на архивное хранение, где будут отражены сроки хранения документов в соответствии с действующим законодательством и указано, какие из них передаются в архив, а какие остаются в структурных подразделениях.

Перечень документов:

1. Переписка по основной деятельности за 2018–2020 годы.

2. Договор купли-продажи офисного помещения от 13.01.2019.

3. Годовой план на 2021 год.

4. Индивидуальные отчеты сотрудников за 2017–2018 годы.

5. Прайс-листы на работы и услуги ООО «Полярная звезда» за 2020 год.

6. Лицевые счета сотрудников, уволившихся в 2019 году.

7. Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг за 2020–2021 годы.

8. Отчет по проведению специальной оценки условий труда за 2018 год.

9. Согласие сотрудников на обработку персональных данных за 2018–2019 годы

10. Листки нетрудоспособности за 2019–2020 годы

Инструкция

1. Внимательно прочитайте задание.

2. Оформите ответ в текстовом редакторе в виде таблицы, где в колонках будет указано:

- наименование;

- срок хранения по Перечню;

- пункт Перечня, согласно которому определен срок хранения;

- подлежит или нет передаче на архивное хранение.

3. Сохраните документ под именем «Задание 1.1 в4» в любом из предложенных форматов: .doc, .rtf, .pdf.

Дополнительные материалы

Для выполнения задания Вы можете воспользоваться нормативно-правовым документом:

- Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

Задание № 1.2. Оформление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Оцениваемые компетенции: ПК 2.3, ПК 2.5, ОК 1, ОК 2, ОК 3, ОК 4, ОК 5, ОК 7, ОК8, ОК 9

Текст задания

В ООО «Ракурс» необходимо подготовить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Акт составлен 06.05.2021, ему присвоен № 15. Акт утвержден директором ООО «Ракурс» С.В. Петровым 06.05.2021. Документы отобраны к уничтожению на основании приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

Перечень документов:

1. Приказы генерального директора по административно-хозяйственной деятельности за 2014-2015 годы, 2 ед. хр., хранятся 5 лет, п 1.2. типового перечня, в бумажной форме.

2. Документы учетной политики (стандарты бухгалтерского учета экономического субъекта, рабочий план счетов бухгалтерского учета, формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета) за 2014-2015 годы, 46 ед. хр., хранятся 5 лет, п 4.1. типового перечня, в бумажной форме.

Дополнительные сведения: протокол от 30.04.2021 № 16, подписал лицо, ответственное за архив – архивариус П.П. Петрова. Вес документов – 26 кг. Способ уничтожения документов – путем измельчения.

Инструкция

1. Внимательно прочитайте задание.

2. Оформите акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению в текстовом редакторе. При необходимости отсутствующие данные дополните самостоятельно.

3. Найдите в типовом перечне номера статей вышеназванных документов и укажите их в акте.

4. Сохраните документ под именем «Задание № 1.2 в4» в любом из предложенных форматов: .doc, .rtf, .pdf.

Дополнительные материалы

Для выполнения задания Вы можете воспользоваться нормативно-правовыми и методическими документами:

- Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;

- Методические рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях. М., 2018.

Задание № 1.3. Оформление описи дел постоянного хранения

Оцениваемые компетенции: ПК 2.3, ПК 2.4, ОК 1, ОК 2, ОК 3, ОК 4, ОК 5, ОК 9

Текст задания

В секретариате Управления культуры Администрации г. Архангельска находятся дела в соответствии с представленным списком:

01-01; Приказы Управления культуры Администрации г. Архангельска по основной деятельности 11.01 2017-23.12.2017 17 листов;

01-04; Приказы начальника Управления культуры по основной деятельности; 12.01.2017-29.12.2017; 122 листа

01-07; Уставы муниципальных учреждений Управления культуры; 2017; 56 листов

01-08; Утвержденное штатное расписание; 2017; 6 листов

01-09; Смета расходов муниципальных учреждений культуры; 2017; 47 листов

01-10; Положение об Управлении культуры Администрации города; 2017; 24листа

01-11; План работы Управления культуры;2017; 12 листов;

01-12; Отчет Управления культуры о выполнении целевых и текущих программ, планов (годовой);2017 16 листов;

01-13; Список Муниципальных учреждений культуры города; 2017; 14 листов;

01-14; Номенклатура дел, описи дел (утвержденные); 2017; 43 листа.

Опись дел постоянного хранения за 2017 год отсутствует.

Необходимо составить опись дел постоянного хранения за 2017 год.

Дополнительные сведения: Управление культуры Администрации г. Архангельска подчиняется Министерству культуры Архангельской области, фонд №168, начальник Управления культуры С.Н. Сергеев, архивист управления Т.Н. Павлова.

Инструкция

1. Внимательно прочитайте задание.

2. Составьте опись дел постоянного хранения за 2017 год в текстовом редакторе. При необходимости отсутствующие данные дополните самостоятельно.

3. Сохраните документ под именем «Задание № 1.3 в4» в любом из предложенных форматов: .doc, .rtf, .pdf.

4. Сформируйте электронный архив из файлов-ответов по заданиям 1.1, 1.2, 1.3 под именем «Вариант № 4 Раздел 1»;

5. Загрузите электронный архив на проверку.

Дополнительные материалы

Для выполнения задания Вы можете воспользоваться нормативно-правовыми и методическими документами:

- Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;

- Методические рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях. М., 2018.

Задание № 2.1. Оформление акта приема-передачи документов на государственное хранение

Оцениваемые компетенции: ПК 2.5, ПК 2.6, ОК 4, ОК5, ОК 9

Текст задания

В связи с истечением сроков хранения документов ПАО «Северсталь», фонд № Р-98, передает на постоянное хранение в отдел Муниципального учреждения «Городской архив г. Набережные Челны» 247 дел за 1948-1958 годы по описи № 15 дел постоянного хранения. Основание передачи – истечение срока хранения документов в архиве организации. Количество экземпляров описи – 3. Прием-передачу проводят заведующая архивом организации З.А. Иванова и главный специалист отдела городского архива К.Н. Красных. В процессе передачи необходимо оформить акт приема-передачи архивных документов на хранение.

Инструкция

1. Внимательно прочитайте задание.

2. Оформите акт приема-передачи архивных документов на хранение с помощью текстового редактора, используя требования законодательства РФ. При необходимости отсутствующие данные дополните самостоятельно.

3. Сохраните документ под именем «Задание №2.1 в2» в любом из предложенных форматов: .doc, .rtf, .pdf.

Дополнительные материалы

Для выполнения задания Вы можете воспользоваться нормативно-правовыми и методическими документами:

- Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;

- Методические рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях. М., 2018.

Задание № 2.2. Оформление записи в книгу выдачи дел из хранилища

Оцениваемые компетенции: ПК 2.3, ПК 2.7, ОК 1, ОК 2, ОК 3, ОК 4, ОК 5, ОК 9

Текст задания

Специалист архива А.П. Петров, фонд № 28 ООО «СМУ №1» г. Новосибирска, выдал бухгалтеру В.В. Ивановой 23.04.2019 г. на срок 30 дней дело № 775 «Штатное расписание управления за 2018 г.», опись № 1 постоянного срока хранения за 2018 г.

Необходимо на основании представленных данных оформить запись в книгу выдачи дел из хранилища.

Инструкция

1. Внимательно прочитайте задание.

2. Оформите запись в книгу выдачи дел из хранилища в текстовом редакторе. При необходимости отсутствующие данные дополните самостоятельно.

3. Сохраните документ под именем «Задание № 2.2 в2» в любом из предложенных форматов: .doc, .rtf, .pdf.

Дополнительные материалы

Форма книги выдачи дел, утвержденная локальным актом организации

ООО «Строительное управление №1»

Книга выдачи дел во временное пользование

№

Дата выдачи

Номер фонда, номер описи

Номер дела, заголовок дела

Кому выдано и на какой срок

Роспись в получении

Дата возвращения и роспись принявшего делО

Задание № 2.3. Исполнение запросов пользователя

Оцениваемые компетенции: ПК 2.6, ОК 1, ОК 2, ОК 3, ОК 4

Текст задания

В муниципальный архив обратился гражданин И. И. Иванов с просьбой восстановить информацию об установлении профессионального заболевания и неоднократном прохождении лечения в санатории трикотажной фабрики «Заря» в 1990–1995 годах. В этот период фабрика была основным градообразующим предприятием, но обанкротилась и закрылась в 1999 году. Документы переданы в муниципальный архив. Информация нужна для предоставления в Фонд социального страхования.

Определите форму документа, посредством которого должен быть дан ответ на запрос пользователя и оформите его для предъявления в Фонд социального страхования с соблюдением всех действующих правил.

Дополнительные сведения: профессиональное заболевание (бронхиальная астма) было диагностировано в 1989 году.

Инструкция

1. Внимательно прочитайте данные задания.

2. Оформите требуемый документ в текстовом редакторе. При необходимости отсутствующие данные дополните самостоятельно.

3. Сохраните документ под именем «Задание № 2.3 в2» в любом из предложенных форматов: .doc, .rtf, .pdf.

4. Сформируйте электронный архив из файлов-ответов по заданиям 2.1, 2.2, 2.3 под именем «Вариант № 2 Раздел 2»;

5. Загрузите электронный архив на проверку.

Дополнительные материалы

Для выполнения задания Вы можете воспользоваться нормативно-правовыми и методическими документами:

- Приказ Федерального архивного агентства от 02.03.2020 г. № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях»;

- Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях. М., 2021

Задание № 3.1. Подготовка предложения для выбора системы электронного документооборота

Оцениваемые компетенции: ПК 2.3, ПК 2.6, ОК 1, ОК 2, ОК 3, ОК 4, ОК 5, ОК 7, ОК8, ОК 9

Текст задания

По заданию руководства Вам необходимо выбрать систему электронного документооборота для внедрения в работу архива. Используя источник в интернете подготовьте предложение по форме, где укажите предлагаемую вами систему электронного документооборота, ее характеристики, а также возможности по организации обучения сотрудников архива в данной системе.

Дополнительные сведения: система электронного документооборота в архив требуется в крупную организацию с численностью сотрудников более 1000 человек.

№

Пункт предложения

Описание

1

Наименование предлагаемой системы электронного документооборота (СЭД) для архива, наименовании организации -поставщика

2

Ссылка на страницу сайта поставщика предлагаемой системы электронного документооборота с описанием предлагаемой СЭД

3

Характеристики системы (возможности)

4

Повышение квалификации сотрудников по обучению в работе с системой (где и как сотрудники смогут обучиться работе с системой)

5

Обоснование выбора данной системы электронного документооборота

Инструкция

1. Внимательно прочитайте задание.

2. Оформите заданную форму в текстовом редакторе.

3. Сохраните документ под именем «Задание № 3.1 в2» в любом из предложенных форматов: .doc, .rtf, .pdf.