Методика и практика архивоведения (ДОУА, 2 часть)

Оценка 88% (9 правильных ответов из 10)

Подберите правильное значение (термин) к определению.

Определение

Значение (термин)

Подготовка дела к архивному хранению в соответствии с установленными правилами

Документ, информация которого представлена в электронной форме

Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования

Устройство для уничтожения документов

Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой

Описательная статья единицы хранения электронных документов включает: (выберите одно или несколько правильных утверждений и перечислите цифрами через запятую, без пробелов)

1. Номер документа по порядку в пределах раздела описи

2. Объем контейнера электронного документа в Мб

3. Индекс по номенклатуре дел

4. Дату документа

5. Контрольную сумму контейнера электронного документа

6. Дату внесения документа в СЭД/ СХЭД

7. Номер уникального ключа-идентификатора

Определите содержание акта об уничтожении документов.

Номер графы

Содержание графы

годы, за которые уничтожаются документы

групповой заголовок

порядковые номера уничтожаемых единиц хранения по описи

срок хранения каждого дела

номер описи

Укажите, что должен содержать контейнер электронного документа, подлежащего передаче в архив организации:

Выберите один или несколько ответов:

файл протокола экспертной комиссии

файл внутренней описи

файлы проверки электронных подписей

файл метаданных электронного документа в формате XML

файлы электронных подписей

файл акта приема – передачи

файл электронного документа в формате архивного хранения

Определите последовательность работ по отбору документов для передачи в архив организации. Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответы (несуществующие этапы работ).

1. Оформление дел

2. Полистный просмотр каждого дела

3. Определение фондовой принадлежности

4. Группировка правильно сформированных дел по срокам хранения

5. Отбор дел на основании номенклатуры дел

6. Оформление актов приема - передачи

7. Заполнение учетных документов архива

8. Переформирование дел (при необходимости)

Существуют некоторые особенности формирования описей электронных документов.  Установите, какие утверждения являются верными, а какие - нет. 

1.    Основным экземпляром описи является электронный вариант

2.    При наличии автоматизированной информационно-справочной системы в службе ДОУ сдаточная опись может формироваться автоматически на все электронные документы

3.    Опись может формироваться на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах

4.    На основной и рабочий экземпляры электронных документов в структурном подразделении составляются отдельные описи на бумажном носителе и в электронной форме

5.    Описи электронных дел, документов формируются в отдельные дела и хранятся на бумажном носителе и в электронной форме

6.    Основной и рабочий экземпляры электронных документов вносятся в одну опись с присвоением одному из них литерного номера

Установите соответствие порядка утверждения акта об уничтожении документов и особенностей взаимодействия организации с государственным/ муниципальным архивом. Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответы (неправильное указание порядка утверждения).

Особенности взаимодействия организации с государственным/ муниципальным архивом

Особенности порядка утверждения акта об уничтожении документов

Для организаций - источников комплектования

Для организаций, которые не передают документы на государственное хранение 

Укажите, с учетом каких требований осуществляется передача дел в архив организации:

Выберите один или несколько ответов:

по описям, составленным в структурных подразделениях

по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем организации

на основании распоряжения ответственного за архив организации

после согласования с ЭПК архивного учреждения

не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве

под контролем специальной комиссии службы ДОУ

Перечислите требования к уничтожению документов (выберите одно или несколько правильных утверждений и перечислите цифрами через запятую, без пробелов)

1. Уничтожение документов должно быть инициировано служебной запиской ответственного за архив организации

2. Уничтожение документов должно оформляться актом об уничтожении

3. Уничтожение документов должно исключать возможность восстановления

4. Уничтожение документов проводится только организацией, имеющей специальную лицензию

5. Уничтожение документов проводится только в присутствии уполномоченного сотрудника государственного/муниципального архива

6. Уничтожение документов распространяться только на документы, у которых истек срок хранения после проведения экспертизы ценности

7. Отбор дел для уничтожения производится только с полистным просмотром

Прием-передача каждого дела, включенного в опись, производится: (выберите одно или несколько правильных утверждений и перечислите цифрами через запятую, без пробелов)

1. Только в присутствии сотрудника государственного/муниципального архива

2. По специальному распоряжению руководителя организации

3. Ответственным за архив в присутствии сотрудника структурного подразделения, передающего документы

4. С оформлением акта об изъятии документов из структурного подразделения

5. С проставлением на экземплярах описи дел против каждого дела отметки о наличии

6. С составлением в конце каждого экземпляра описи заверительной надписи

7. На дату составления акта о выделении документов к уничтожению