Организация работы с электронными документами и электронными архивами Практическое занятие 2. Задания 1 - 6 НСПК
Оценка 5,00 из 6,00 (83%)
Вопрос 1
Заполните опись электронных дел документов постоянного хранения известными сведениями.
Сведения: на постоянное хранение передается электронное дело на 1 диске с порядковым номером 14, индекс дела 01-80 под заголовком «Государственные контракты» за 2015 год, объем записанной информации 35 Мб.
Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответы (неправильные сведения для заполнения описи).
№ п/п
Индекс дела
Заголовок дела
Крайние даты
Объем, Мб
Примечание
Вопрос 2
Изучите пункты должностной инструкции специалиста по формированию электронного архива. Согласно правилам составления должностных инструкций, распределите последовательно пункты, которые включены в состав должностной инструкции специалиста по формированию электронного архива.
Впишите номер из списка в соответствующий блок схемы. Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответ (неправильный вариант раздела должностной инструкции).
Варианты ответов:
1. Общие положения. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные, должностные обязанности, права и ответственность специалиста по формированию электронного архива.
2. Должностные обязанности. Загрузка обобщенных данных в систему электронного архива. Запуск процесса автоматизированного контекстного распознавания содержимого документов при помощи специализированного программного обеспечения в системе электронного архива. Контроль качества контекстного распознавания документов на предмет наличия несоответствий с текстом бумажных документов в системе электронного архива.
3. Трудовые функции. Загрузка обобщенных данных в систему электронного архива. Распознавание текста документа по смыслу и содержанию с последующей классификацией и индексацией в системе электронного архива.
4. Права. Специалист имеет право запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности специалиста архива
5. Ответственность. Специалист несет ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.
6. Ответственность. Контроль качества контекстного распознавания документов на предмет наличия несоответствий с текстом бумажных документов в системе электронного архива.
Вопрос 3
Определите последовательность этапов оформления электронных дел.
Впишите номер из списка в соответствующий блок схемы. Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответ (неправильный вариант этапа).
Варианты ответов:
1. Формирование контейнеров в дела (единицы хранения)
2. Формирование электронных документов в контейнеры
3. Подшивка и переплёт документов дела
4. Нумерация листов дела
5. Конвертация электронных документов в формат PDF/A
Вопрос 4
Вы являетесь сотрудником архива, который проверяет электронные документы при их приеме на хранение. Определите, какая информация должна быть нанесена на фронтальный вкладыш и помещена в футляр с носителем электронного документа?
Выберите несколько правильных ответов и перечислите их цифрами, без запятой, без пробелов.
1 наименование архива
2 наименование организации (полное, сокращенное)
3 даты изменений документа
4 индекс электронного дела
5 заголовок электронного дела
6 крайние даты документов электронного дела
7 наличие черновиков документа
8 статус экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или
«Раб.» (рабочий)
9 дата записи электронных документов на носитель
10 при необходимости делаются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам
Вопрос 5
Вы являетесь членом экспертной комиссии по экспертизе ценности электронных документов. Определите основные и дополнительные критерии экспертизы ценности электронных документов, для этого выберите один или несколько правильных ответов и перечислите их цифрами, без запятой, без пробелов.
1 Критерии происхождения:
функционально-целевое назначение;
значимость информационной системы;
время и место создания ЭД.
2 Критерии содержания:
значимость информации ЭД;
повторение информации в информации документов на других носителях;
вид, разновидность ЭД;
подлинность ЭД.
3 Критерии внешних особенностей:
характеристики и физическое состояние ЭД;
4 Дополнительные критерии:
возможность распечатки на принтере
стоимость носителя электронного документа
наличие номера на документе
возможность транспортировки документа
5 Дополнительные критерии:
степень сохранности документов;
возможность воспроизведения и обработки информации ЭД без
использования оригинального ПО;
возможность обеспечения долговременного хранения, конвертирования
ЭД в новые форматы и миграции на новые носители
Вопрос 6
Выделяют типовые схемы организации единого электронного архива документов.
Базовая
Преимуществом базовой схемы хранилищ является простота. Данная схема предполагает хранения всех документов в хранилище SQL-сервера и оправдывает себя до момента накопления критического объема документов.
Классическая
Данная схема предусматривает наличие в системе двух хранилищ: оперативного на базе SQL-сервера и архивного файлового хранилища.
Мультимедийная
Данная схема включает в себя 4 хранилища: оперативное на SQL-сервере и соответствующее ему архивное файловое хранилище для работы с документами небольшого объема и не требующими потокового доступа, и оперативное и архивное файловые хранилища для документов объемом более 100 Мб.
Распределенная
При большом объеме данных и количестве пользователей мощности одного сервера может быть недостаточно. В этом случае нагрузка может быть перераспределена между несколькими файл-серверами и сервером базы данных.
На каком из представленных изображений приведен пример базовой схемы?
Номер изображения
Пример типовой схемы организации единого электронного архива документов
Оценка 5,00 из 6,00 (83%)
Вопрос 1
Заполните опись электронных дел документов постоянного хранения известными сведениями.
Сведения: на постоянное хранение передается электронное дело на 1 диске с порядковым номером 14, индекс дела 01-80 под заголовком «Государственные контракты» за 2015 год, объем записанной информации 35 Мб.
Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответы (неправильные сведения для заполнения описи).
№ п/п
Индекс дела
Заголовок дела
Крайние даты
Объем, Мб
Примечание
Вопрос 2
Изучите пункты должностной инструкции специалиста по формированию электронного архива. Согласно правилам составления должностных инструкций, распределите последовательно пункты, которые включены в состав должностной инструкции специалиста по формированию электронного архива.
Впишите номер из списка в соответствующий блок схемы. Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответ (неправильный вариант раздела должностной инструкции).
Варианты ответов:
1. Общие положения. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные, должностные обязанности, права и ответственность специалиста по формированию электронного архива.
2. Должностные обязанности. Загрузка обобщенных данных в систему электронного архива. Запуск процесса автоматизированного контекстного распознавания содержимого документов при помощи специализированного программного обеспечения в системе электронного архива. Контроль качества контекстного распознавания документов на предмет наличия несоответствий с текстом бумажных документов в системе электронного архива.
3. Трудовые функции. Загрузка обобщенных данных в систему электронного архива. Распознавание текста документа по смыслу и содержанию с последующей классификацией и индексацией в системе электронного архива.
4. Права. Специалист имеет право запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности специалиста архива
5. Ответственность. Специалист несет ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.
6. Ответственность. Контроль качества контекстного распознавания документов на предмет наличия несоответствий с текстом бумажных документов в системе электронного архива.
Вопрос 3
Определите последовательность этапов оформления электронных дел.
Впишите номер из списка в соответствующий блок схемы. Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответ (неправильный вариант этапа).
Варианты ответов:
1. Формирование контейнеров в дела (единицы хранения)
2. Формирование электронных документов в контейнеры
3. Подшивка и переплёт документов дела
4. Нумерация листов дела
5. Конвертация электронных документов в формат PDF/A
Вопрос 4
Вы являетесь сотрудником архива, который проверяет электронные документы при их приеме на хранение. Определите, какая информация должна быть нанесена на фронтальный вкладыш и помещена в футляр с носителем электронного документа?
Выберите несколько правильных ответов и перечислите их цифрами, без запятой, без пробелов.
1 наименование архива
2 наименование организации (полное, сокращенное)
3 даты изменений документа
4 индекс электронного дела
5 заголовок электронного дела
6 крайние даты документов электронного дела
7 наличие черновиков документа
8 статус экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или
«Раб.» (рабочий)
9 дата записи электронных документов на носитель
10 при необходимости делаются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам
Вопрос 5
Вы являетесь членом экспертной комиссии по экспертизе ценности электронных документов. Определите основные и дополнительные критерии экспертизы ценности электронных документов, для этого выберите один или несколько правильных ответов и перечислите их цифрами, без запятой, без пробелов.
1 Критерии происхождения:
функционально-целевое назначение;
значимость информационной системы;
время и место создания ЭД.
2 Критерии содержания:
значимость информации ЭД;
повторение информации в информации документов на других носителях;
вид, разновидность ЭД;
подлинность ЭД.
3 Критерии внешних особенностей:
характеристики и физическое состояние ЭД;
4 Дополнительные критерии:
возможность распечатки на принтере
стоимость носителя электронного документа
наличие номера на документе
возможность транспортировки документа
5 Дополнительные критерии:
степень сохранности документов;
возможность воспроизведения и обработки информации ЭД без
использования оригинального ПО;
возможность обеспечения долговременного хранения, конвертирования
ЭД в новые форматы и миграции на новые носители
Вопрос 6
Выделяют типовые схемы организации единого электронного архива документов.
Базовая
Преимуществом базовой схемы хранилищ является простота. Данная схема предполагает хранения всех документов в хранилище SQL-сервера и оправдывает себя до момента накопления критического объема документов.
Классическая
Данная схема предусматривает наличие в системе двух хранилищ: оперативного на базе SQL-сервера и архивного файлового хранилища.
Мультимедийная
Данная схема включает в себя 4 хранилища: оперативное на SQL-сервере и соответствующее ему архивное файловое хранилище для работы с документами небольшого объема и не требующими потокового доступа, и оперативное и архивное файловые хранилища для документов объемом более 100 Мб.
Распределенная
При большом объеме данных и количестве пользователей мощности одного сервера может быть недостаточно. В этом случае нагрузка может быть перераспределена между несколькими файл-серверами и сервером базы данных.
На каком из представленных изображений приведен пример базовой схемы?
Номер изображения
Пример типовой схемы организации единого электронного архива документов
