Организация работы с электронными документами и электронными архивами 2023 (ДОУА) Практическое занятие 2. Задания 1 - 10

Изучите пункты должностной инструкции специалиста по формированию электронного архива. Согласно правилам составления должностных инструкций, распределите последовательно пункты, которые включены в состав должностной инструкции специалиста по формированию электронного архива.

Впишите номер из списка в соответствующий блок схемы. Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответ (неправильный вариант раздела должностной инструкции).

Варианты ответов:

1. Общие положения. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные, должностные обязанности, права и ответственность специалиста по формированию электронного архива.

2. Должностные обязанности. Загрузка обобщенных данных в систему электронного архива. Запуск процесса автоматизированного контекстного распознавания содержимого документов при помощи специализированного программного обеспечения в системе электронного архива. Контроль качества контекстного распознавания документов на предмет наличия несоответствий с текстом бумажных документов в системе электронного архива.

3. Трудовые функции. Загрузка обобщенных данных в систему электронного архива. Распознавание текста документа по смыслу и содержанию с последующей классификацией и индексацией в системе электронного архива.

4. Права. Специалист имеет право запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности специалиста архива

5. Ответственность. Специалист несет ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.

6. Ответственность. Контроль качества контекстного распознавания документов на предмет наличия несоответствий с текстом бумажных документов в системе электронного архива.

Определите последовательность этапов оформления электронных дел.

Впишите номер из списка в соответствующий блок схемы. Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответ (неправильный вариант этапа).

Варианты ответов:

1. Формирование контейнеров в дела (единицы хранения)

2. Формирование электронных документов в контейнеры

3. Подшивка и переплёт документов дела

4. Нумерация листов дела

5. Конвертация электронных документов в формат PDF/A

Blank 1 Вопрос 2

1

2

3

4

5

  - Blank 2 Вопрос 2

1

2

3

4

5

  - Blank 3 Вопрос 2

1

2

3

4

5

Отзыв

Ваш ответ верный.

Вопрос 3

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

Составьте список технологических операций создания электронных копий архивных документов, которых должны придерживаться специалисты архива.

Впишите номер из списка в соответствующий блок схемы, применяя иерархический метод. Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответ (неправильный вариант).

Варианты ответов:

1. отбор документов для оцифровки

2. подготовка документов для оцифровки

3. двукратная (минимум) запись на носители: мастер-копия и рабочая копия

4. выбор способа оцифровки документов

5. оцифровка документа – создание электронной копии – мастер-копии

6. передача документов на сканирование/ прием документов/ регистрация в учетной документации

7. передача носителей копий на хранение

8. маркировка носителей / регистрация носителей и их содержимого (мастер-копия и рабочая копия) в учетной документации

9. уничтожение подлинников

Blank 1 Вопрос 3

1

2

3

4

5

6

7

8

9

  - Blank 2 Вопрос 3

1

2

3

4

5

6

7

8

9

  - Blank 3 Вопрос 3

1

2

3

4

5

6

7

8

9

  - Blank 4 Вопрос 3

1

2

3

4

5

6

7

8

9

  - Blank 5 Вопрос 3

1

2

3

4

5

6

7

8

9

  - Blank 6 Вопрос 3

1

2

3

4

5

6

7

8

9

  - Blank 7 Вопрос 3

1

2

3

4

5

6

7

8

9

  - Blank 8 Вопрос 3

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Отзыв

Ваш ответ верный.

Вопрос 4

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

Вам необходимо отобрать документы, на которые в плановом порядке будут сделаны электронные копии.

Выберите один или несколько правильных ответов и перечислите их цифрами, без пробелов и запятых.

1

Письма исторического деятеля, которые являются наиболее используемыми в работе.

2

Указы Петра 1, как особо ценный документ.

3

Наброски великого художника, находящиеся в неудовлетворительном состоянии, что может повлечь утрату подлинника.

4

Личный дневник царской особы, являющий особо ценным документом, для которого существует возможность утраты в связи с угасанием текста.

5

Невостребованные документы.

6

Документы, наиболее востребованные для выставок.

Ответ:

Вопрос 4

Вопрос 5

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

Вам необходимо создать архивный шифр единицы хранения электронных документов. Какие элементы вы включите в него?

Выберите один или несколько правильных ответов и впишите их цифрами, по возрастающей, без пробелов и запятых.

1

номер фонда, в состав которого включены электронные документы

2

номер описи электронных дел, документов

3

лист фонда

4

номер единицы хранения электронных документов (контейнера электронного документа) по описи электронных дел, документов

5

отметка о статусе экземпляра электронных документов: (осн.) – основной, (раб.) – рабочий

Ответ:

Вопрос 5

Вопрос 6

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

Вы являетесь сотрудником архива, который проверяет электронные документы при их приеме на хранение. Определите, какая информация должна быть нанесена на фронтальный вкладыш и помещена в футляр с носителем электронного документа?

Выберите несколько правильных ответов и перечислите их в порядке возрастания, через запятую, без пробелов.

1

наименование архива

2

наименование организации (полное, сокращенное)

3

даты изменений документа

4

индекс электронного дела

5

заголовок электронного дела

6

крайние даты документов электронного дела

7

наличие черновиков документа

8

статус экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или

«Раб.» (рабочий)

9

дата записи электронных документов на носитель

10

при необходимости делаются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам

Ответ:

Вопрос 6

Вопрос 7

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

Вы являетесь членом экспертной комиссии по экспертизе ценности электронных документов. Определите основные и дополнительные критерии экспертизы ценности электронных документов, для этого выберите один или несколько правильных ответов и перечислите их в порядке возрастания, без пробелов и запятых.

1

Критерии происхождения:

функционально-целевое назначение;

значимость информационной системы;

время и место создания ЭД.

2

Критерии содержания:

значимость информации ЭД;

повторение информации в информации документов на других носителях;

вид, разновидность ЭД;

подлинность ЭД.

3

Критерии внешних особенностей:

характеристики и физическое состояние ЭД;

4

Дополнительные критерии:

возможность распечатки на принтере

стоимость носителя электронного документа

наличие номера на документе

возможность транспортировки документа

5

Дополнительные критерии:

степень сохранности документов;

возможность воспроизведения и обработки информации ЭД без

использования оригинального ПО;

возможность обеспечения долговременного хранения, конвертирования

ЭД в новые форматы и миграции на новые носители

Ответ:

Вопрос 7

Вопрос 8

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

Выделяют типовые схемы организации единого электронного архива документов.

Базовая

Преимуществом базовой схемы хранилищ является простота. Данная схема предполагает хранения всех документов в хранилище SQL-сервера и оправдывает себя до момента накопления критического объема документов.

Классическая

Данная схема предусматривает наличие в системе двух хранилищ: оперативного на базе SQL-сервера и архивного файлового хранилища.

Мультимедийная

Данная схема включает в себя 4 хранилища: оперативное на SQL-сервере и соответствующее ему архивное файловое хранилище для работы с документами небольшого объема и не требующими потокового доступа, и оперативное и архивное файловые хранилища для документов объемом более 100 Мб.

Распределенная

При большом объеме данных и количестве пользователей мощности одного сервера может быть недостаточно. В этом случае нагрузка может быть перераспределена между несколькими файл-серверами и сервером базы данных.

На каком из представленных изображений приведен пример базовой схемы?

Номер изображения

Пример типовой схемы организации единого электронного архива документов

1.

2.

3.

4.

Впишите ответ цифрой, соответствующей номеру изображения:

Ответ:

Вопрос 8

Вопрос 9

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

Определение номенклатуры дел, содержащей электронные документы.

Изучите фрагменты номенклатур дел и укажите номер фрагмента номенклатуры, который отражает содержание электронного дела.

Номер

Пример фрагмента номенклатуры

1.

2.

3.

4.

Впишите ответ цифрой, соответствующей номеру изображения:

Ответ:

Вопрос 9

Вопрос 10

Верно

Баллов: 1,00 из 1,00

Отметить вопрос

Текст вопроса

Заполните опись электронных дел, документов постоянного хранения известными сведениями.

Сведения: на постоянное хранение передается электронное дело на 1 диске с порядковым номером 14, индекс дела 01-80 под заголовком «Государственные контракты» за 2015 год, объем записанной информации 35 Мб.

Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответы (неправильные сведения для заполнения описи).