Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) в государственном управлении: современное состояние и перспективы развития

Выпускная квалификационная работа.

Предмет: Делопроизводство.

Сделана в июне 2018 года.

Объект исследования - системы управления документацией в Администрации Шипуновского района Алтайского края.

 Много приложений.

Цель исследования: разработка предложений по внедрению системы электронного документооборота в Администрации Шипуновского района Алтайского края

Цель конкретизируется в задачах:

1.               Изучить теоретические аспекты системы управления документооборотом;

2.               Дать характеристику современным системам электронного документооборота;

3.               Рассмотреть технологию внедрения систем электронного документооборота;

4.               Охарактеризовать деятельность Администрации Шипуновского района;

5.               Проанализировать организацию системы управления документооборотом в Администрации;

6.               Разработать предложения по совершенствованию системы управления документооборотом на основе внедрения СЭД

7.               Обосновать эффективность предложений по совершенствованию системы документооборота.

Теоретико-методологическую основу исследования составляют работы В.В. Андреева, Е.С. Белоус, М.В. Бородина, П.В. Глущенко, В.П. Граб, М.В. Ларина, Н.Ю. Кауфмана и др.

Источниковую базу исследования составили общегосударственные нормативные документы, законодательные акты, а также методические материалы, регламентирующие процесс организации документооборота на предприятии. К ним относятся федеральные законы: «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», «О коммерческой тайне». Кодексы: Гражданский кодекс Российской Федерации, Трудовой кодекс Российской Федерации. Кроме того, были изучены нормативные и методические материалы в области делопроизводства.

Эффективность организации документооборота изучалось по организационно-правовым актам и распорядительным документам Администрации муниципального образования: Положениям, Инструкциям по делопроизводству, Должностным инструкциям сотрудников; Правилам внутреннего распорядка.

При написании работы были использованы такие методы исследования как структурно-функциональный подход, анализ, синтез, метод моделирования, которые позволили определить степень эффективности управления системой документооборота в Администрации Шипуновского района Алтайского края.

Логика изложения предопределила структуру работы, которая состоит из

введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложений .

 Работа была успешно сдана - заказчик претензий не имел.

Уникальность работы по Antiplagiat.ru на 28.02.2020 г. составила 78%.

Введение 4

1 Теоретические основы внедрения СЭД в систему управления документооборотом органов государственной власти 7

1.1 Система управления документооборотом организаций: сущность, содержание, основные элементы 7

1.2 Современные системы электронного документооборота в организациях, краткая характеристика 12

1.3 Технология внедрения систем электронного документооборота 20

2 Организация системы управления документацией в Администрации Шипуновского района Алтайского края 25

2.1 Характеристика деятельности Администрации Шипуновского района 25

2.2 Анализ организации системы управления документооборотом в Администрации 29

3 Разработка мероприятий по внедрению СЭД в Администрации Шипуновского района 39

3.1 Предложения по совершенствованию системы управления  документооборотом на основе внедрения СЭД 39

3.2 Обоснование эффективности предложений по совершенствованию системы документооборота 43

Заключение 48

Список использованных источников 51

Приложение 1 56

Приложение 2 57

Приложение 3 58

Приложение 4 59

Приложение 5 60

Приложение 6 61

Приложение 8 63

Приложение 9 64

Приложение 10 65

1. ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования» [Электронный ресурс].- URL: http://docs.cntd.ru/document/1200115484, свободный.- Загл. с экрана.- (дата обращения 15.04.2018)

2. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения » [Электронный ресурс]//Консультант Плюс - URL: http://www.consultant.ru/document/ cons_doc_LAW_140174/, свободный. – Загл. с экрана. – (дата обращения 15.04.2018).

3. ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов [Электронный ресурс].- URL: http://docs.cntd.ru/document/1200067603, свободный.- Загл. с экрана.- (дата обращения 15.04.2018)

4. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 - Система стандартов по информации библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования [Электронный ресурс].- URL: http://gostinform.ru/gosty/gost-r-iso-15489-1-2007.shtml, свободный.- Загл. с экрана.- (дата обращения 15.04.2018)

5. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт РФ. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») // Справочно-правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] / Компания «Консультант Плюс». – URL: http://docs.cntd.ru/document/1200115484, свободный.- Загл. с экрана. - (дата обращения 15.04.2018)

6. Андреев, В.В. Адаптация автоматизированной системы организационного управления учебным процессом на основе анализа управления документацией высшего учебного заведения/ В.В. Андреева// Педагогическое образование в России.- 2013.- №5.- С. 45

7. Белоус, Е.С. Терминологическое наименование сферы работы с документами: от делопроизводства к управлению документацией/ Е.С. Белоус//Вестн. волгогр. гос. ун-та. - сер. 2, - языкозн..- 2013. - № 2 .- С.67

8. Бородин, М.В. К проблеме терминологии и принципов оборота документов в электронном виде/ М.В. Бородин// Вестник Челябинского государственного университета.- 2015.- №13.- С.22

9. Брезгина, И. И. Направления совершенствования документационного обеспечения управления в муниципальных органах власти/ И.И. Брезгина // Молодой ученый. - 2017. - №51. - С. 146

10. Веремей, Н. С. Выбор системы электронного документооборота для решения задач инновационной деятельности предприятия/ Н.С. Веремей // Молодой ученый. - 2011. - №6. Т.1. - С. 116

11. Глущенко, П.В. Актуальные аспекты формирования и применения систем электронного документооборота в управлении / П.В. Глущенко // TERRA ECONOMICUS. – 2011. – № 2.

12. Граб, В.П. Управление документацией предприятий в условиях функционирования систем менеджмента качества/ В..П. //Надежность и качество: труды международного симпозиума. в 2-х т. Под ред. Н.К. Юркова. -Пенза: Изд-во Пенз. гос. ун-та, 2013. - том 2, - с. 239

13. Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления : учебник / А.С. Гринберг, Н.Н. Горбачев, О.А. Мухаметшина. - М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2012. - 392 c. 

14.Документация в информационном обществе: «облачные» технологии и электронный документооборот : материалы XIX междунар. науч.-практ. конф., 24-25 окт. 2012 г. / Отв. ред. М. В. Ларин. - М.: У Никитских ворот, 2013. - 477 с

15. Документоведение: Учебник для студентов учреждений высшего образования / М.В. Ларин, Е.А. и др.; Под ред. д-ра ист. наук, проф. М.В. Ларина.- М.: Издательский центр «Академия», 2016. – 320 с

16. Жминько, Н.С. Организация и ведение документооборота, его основные этапы/ Н.С. Жминько// Научный журнал КубГАУ.- 2015.- №110.- С. 35

17. Информационные технологии в документационном обеспечении управления и архивном деле: учебник для вузов / Т.В. Кондрашова [и др.]. - М.: Логос, 2016. - 408 c

18. Кабашов, С. Ю. Электронное правительство. Электронный документооборот. Термины и определения: учеб. пособие/ С.Ю. Кабашов.- Уфа: БАГСУ, 2012. - С. 217

19. Кауфман, Н.Ю. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие / Н.Ю. Кауфман. - Омск: Омский государственный институт сервиса, 2014. - 177 c. 

20. Кленина, В. И., Внедрение информационной системы электронного документооборота и делопроизводства в органах государственной власти // Кленина В. И., Софинская Е. Н. // Человеческий капитал. - 2012. - № 7.- C. 67

21. Клюев, С.Г. Новый формат представления документов в электронном виде/ С.Г. Клюев//Вестник Краснодарского университета МВД России.- 2014.- №4.- С. 56

22. Королев, И. Д., Актуальные проблемы разработки, внедрения и применения систем электронного документооборота в действующих и перспективных автоматизированных системах, обрабатывающих конфиденциальную информацию/ И.Д. Королев, Д.С. Подгорный // Молодой ученый. - 2018. - №13. - С. 45

23. Костыгова, Л.А. Документирование управленческой деятельности: курс лекций / Л.А. Костыгова. - М.: Издательский Дом МИСиС, 2012. - 85 c. 

24. Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров. / И.Н. Кузнецова М. :Юрайт, 2013. - 576 с

25. Милостивая, Ю.С. Проблемы развития электронного документооборота в России [Электронный ресурс]/ Ю.С. Милостивая, И.Э. Гаглоева // Научное сообщество студентов XXI столетия. ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ: сб. ст. по мат. XLVI междунар. студ. науч.-практ. конф.- 2016.- № 9.- Режим доступа: https://sibac.info/archive/technic/9(45).pdf, свободный.- (дата обращения 15.04.2018)

26. Минаков, В. Ф. Развертывание облачной инфраструктуры в региональном информационном пространстве/ В.Ф. Манаков, О.С. Лобанова, А.А. Остроумова // Научное обозрение. – 2014. – № 11. – С. 103

27. Матвеева, Г.В. Тенденции развития системы управленческой документации/ Г.В. Матвеева, С.В. Забаровская // Вестник ВГУ.- 2016.- №3.- С.54

28. Митина, М.С. Международные стандарты в делопроизводстве российских предприятий/ М.С. Митина// Актуальные проблемы авиации и космонавтики. социально-экономические и гуманитарные науки.- 2013.- №2.- С. 56

29. Путькина, Л.В. Концепция процессного подхода в управлении/ Л.В. Путькина // В мире научных открытий.- 2015.- №11.7(71).- С.2759

30. Путькина, Л.В. Особенности внедрения электронного документооборота [Электронный ресурс]// Электронный научно-практический журнал Nauka-rastudent.ru.- 2016.- №6. - Режим доступа: http://nauka-rastudent.ru/31/3586/, свободный.- (дата обращения 13.04.2018)

31. Путькина Л.В. Особенности использования электронного документооборота для эффективной работы современного предприятия [Электронный ресурс] / Л.В. Путькина // Электронный научно-практический журнал Nauka-rastudent.ru. - 2016.– № 01 (25) .– Режим доступа: http://nauka-rastudent.ru/25/3173/, свободный.- (дата обращения 14.04.2018)

32. Путькина Л.В. Роль информационных систем и технологий в управлении предприятиями сферы услуг[Электронный ресурс] / Л.В. Путькина // Nauka-rastudent.ru. – 2016. – № 5. – Режим доступа:http://nauka-rastudent.ru/29/3463/, свободный.- (дата обращения 14.04.2018)

33. Соловьев, И.В. Информационное управление и информационный менеджмент/ И.В. Соловьев// Перспективы Науки и Образования. - 2015. - №15.- С. 78

34. Стреха, А.А. Разработка информационной системы анализа и оптимизации документооборота корпорации/ Стреха А.А.//Транспортное дело России.- 2014.- №6.- С. 67

35. Фионова, Л.Р. Факторы, влияющие на структуру документооборота/ Л.Р. Фионова// Делопроизводство.- 2014.- №4.- С.7

36. Фионова, Л.Р. Разработка алгоритма проведения документного аудита/ Л.Р. Фионова// Делопроизводство.- 2013.- №1.- С.22

37. Хафизова, А.И. Нормативно-правовое регулирование управления документацией в образовательных учреждениях/ А.И. Хафизова// Международный научный журнал «Символ науки».- 2016.- №1.- С. 56

38. Чернова, А. В. Развитие электронного делопроизводства в сфере государственного и муниципального управления/ А.В. Чернова // Делопроизводство.- М. - 2016. - № 3. - С. 9 

39. Шафеева, Ю. И., Система электронного документооборота в органах

государственной власти/ Ю.И. Шафеева, Н.Н. Быкова // Молодой ученый. – 2015. - №23. - С. 78

40. Щеголева, С. В. Правовые основы применения системы электронного документооборота в органах государственной власти и органах местного самоуправления / С. В. Щеголева // Вестник воронежского института ФСИН России. - 2011. - № 2.

41. Юзаева, А.Г. Системы электронного документооборота/ А.Г. Юзаева// Актуальные проблемы авиации и космонавтики.- 2014.- №4.- С. 78