Автоматизация делопроизводства, электронный документооборот, программное обеспечение, контроль исполнения документов.

В данной работе был рассмотрен широкий спектр проблем, связанных с автоматизацией делопроизводства и документооборота организации, эффективностью применения электронного документооборота.

Объектом исследования выступает организация работы с документами. Предметом исследования является электронный документооборот.

Цель написания работы – анализ основных принципов организации электронного документооборота.

В соответствии с поставленной целью необходимо решить следующие задачи:

– изучить теоретические основы;

– проанализировать полученные данные;

– уточнить цели создания системы электронного документооборота;

– описать базовые компоненты электронного документооборота;

Гипотеза, которую мы выдвигаем в теоретической части нашей работы заключается в том, что автоматизация документооборота является рациональным и эффективным инструментом в современном предприятии.

Новизна работы заключается в теоретическом обобщении имеющихся современных программных продуктов, предназначенных для автоматизации делопроизводства и литературных источников по теме: «Автоматизация делопроизводства. Использование современного программного обеспечения».

Практическая значимость работы заключается в разработке рекомендаций по использованию и управлению программными продуктами, направленными на автоматизацию делопроизводства предприятия.

Структура работы: состоит из 2 глав, разделённых на параграфы, списка литературы и приложений.

Введение. 3

1 Автоматизация делопроизводства на предприятии. 5

1.1 Теоретические основы и сущность автоматизации делопроизводства. 5

1.2 Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве. 13

1.3 Принципы внедрения электронного документооборота в организации. 18

2 Программы для автоматизации делопроизводства. 21

2.1 Программа 1С: Делопроизводство со стороны кадров. 21

2.2 Автоматизированный контроль исполнения документов DocsVision. 29

2.3 Программа Outlook. 46

2.4 Почта Mail 57

2.5 Электронная таблица Excel 60

Заключение. 63

Список использованных источников. 65

Приложения 68

1.            Гражданский кодекс Российской Федерации от 18.12.2006 № 230–ФЗ (ред. от 23.07.2013) (с изм. и доп., вступ. в силу с 02.07.2013) [Текст] // Российская газета, от 24 октября 2007г. – № 237. – ст. 5084.

2.            ГОСТ Р 7.0.8–2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185–ст).

3.            Баласанян, В. Э. Применение АС ДОУ для повышения эффективности управления [Текст] / В. Э. Баласанян // Делопроизводство. – 2012. – № 1. – с.19-23.

4.            Басакина, Н. В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности [Текст] / Н. В. Басакина // Секретарское дело. – 2011. – №3. – С.87-90.

5.            Белов, А. Н. Делопроизводство и документооборот [Текст] / А. Н. Белов, А. А. Белов. – 6-е изд., перераб. и доп. – М.: Эксмо, 2010. – 273с.

6.            Бобылева, М. П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем [Текст] / М. П. Бобылёва // Делопроизводство. – 2011. – №1. – С. 36-41.

7.            Бойко, В. В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем [Текст] / В. В. Бойко, В. М. Савинков. – М.: Финансы и статистика, 2011. – 179 с.

8.            Быкова, Т. А. Правовые требования к внутренним документам фирмы [Текст]: составление и оформление положений / Т. А. Быкова // Секретарское дело. – 2011. – №2. – С. 21-25.

9.            Валиотти, Е. Н. Кадровое делопроизводство – эффективный инструмент управления персоналом [Текст] / Е. Н. Валиотти // Управление человеческим потенциалом. – 2010. – № 2. – С. 5-9.

10.        Вялова, Л. М. Организация движения документов [Текст] / Л. М. Вялова // Секретарское дело. – 2010. – №2. – С.16-20.

11.        Галахов, В. В. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов [Текст] / В. В. Галахов, И. К Корнеев. – 2–е изд., перераб. и доп. – М: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2012. – 456 с.

12.        Ерёмченко, В. А. О проблеме электронных документов [Текст] / В. А. Ерёмченко // Секретарское дело. – 2013. – №3. – С. 326.

13.        Кирюхин Ю. Г. Автоматизация работы с кадровой документацией [Текст] / Ю. Г. Кирюхин, О. М. Мельникова // Делопроизводство. – 2010. – № 4. – С. 3-11.

14.        Кудряев, В. А. Организация работы с документами [Текст] / В. А. Кудряев. – М., 2009. – 592 с. 

15.        Кузнецова, Т. В. Кадровое делопроизводство [Текст] / Т. В. Кузнецова, С. Л. Кузнецов. – М.: ООО Интел–синтез АПР, 2010. – 390 с.

16.        Кузнецова, А. Н. Документы и делопроизводство [Текст]: Справочное пособие / А. Н. Кузнецова, М. Г. Лихачёв, А. Л. Райхцаум. – М.: Экономика, 2010. – 286 с.

17.        Липаев, В. В. Тестирование программ [Текст] / В. В. Липаев. – М.: Радио и связь, 1986. – 285 с.

18.        Ловчева, М. Кадровый учет и делопроизводство: опыт, проблемы, решение [Текст] / М. Ловчева // Кадровик. Кадровое делопроизводство. – 2009. – № 5.– С.11-19.

19.        Майерс, Г. М. Искусство тестирования программ [Текст] / Г. М. Майерс. – М.: Финансы и статистика, 2012. – 272 с.

20.        Мольков, Г. Регистрация кадровых документов [Текст] / Г. Мольков // Кадровик. Кадровое делопроизводство. – 2009. – № 5.– С.11–15.

21.        Пономарева, К. В. Информационное обеспечение АСУ [Текст] / К. В. Пономарёва, Л. Г. Кузьмин. – М.: Высш. шк., 2010. –263 с.

22.        Пшенко, А. Стандарты деловой деятельности. Нормативная база документационного обеспечения кадровой службы [Текст] /А. Пшенко // «Кадровик. Кадровое делопроизводство». – 2009. – N 2. – С.2-6.

23.        Старобинский, Э. Е. Как управлять персоналом [Текст] / Э. Е. Старобинский. – М.: ЗАО "Бизнес–школа "Интел–Синтез", 2009. – 368 с.

24.        Лукашина, Е. А. Кадровое делопроизводство с нуля [Текст] / Е. А Лукашина // Управление человеческим потенциалом. – 2012. – № 2. – С.21-28.

25.        Рогожин, М. Ю. Делопроизводство в кадровой службе [Текст] / М. Ю. Рогожин. – М.: Велби, 2009. – 218 с.

26.        Сокова, А. В. Рекомендации по использованию национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489–1–2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" в российском делопроизводстве [Текст] / А. В. Сокова. – Делопроизводство. – 2009. – N 2. – С.3-9.

27.        Солянкина, Л. Н. Исследование и проектирование системы управления документацией в организации [Текст] / Л. Н. Солянкина. – Делопроизводство. – 2011. – № 2. – С.11.

28.        Сувернева, А. И. Номенклатура дел в организации [Текст] / А. И. Сувернева // Отдел кадров коммерческой организации. – 2010. – № 4. – С. 21-25.

29.        Щур, Д. Л. Кадры предприятия [Текст]: Практическое пособие / Д. Л. Щур, Л. В. Труханович. – М.: Издательство "Дело и Сервис", 2010. – 416 с.

30.        Янковая, В. Ф. Документооборот организации [Текст] / В. Ф. Янковая // Секретарь референт. – 2011. – № 7.– С. 69.

31.        Помощь Mail [Электронный ресурс] / Режим доступа: http//www.help.mail.ru., свободный. – Загл. с экрана. – Яз. рус.