Анализ условий хранения документов для обеспечения сохранности и разработка предложений по их совершенствованию

Период изготовления: май 2023 года.

Работа сделана на примере Межрайонного отделения вневедомственной охраны по Дебесскому району (Удмуртская респ, Дебесский р-н, село Дебесы).

Целью работы является анализ организации условий хранения документов в архиве МО вневедомственной охраны по Дебесскому району.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- изучить нормативно-законодательную базу по организации хранения архивных документов;

- изучить требования к зданиям и помещениям архива;

- рассмотреть режимы хранения документов и основные принципы размещения документов;

- дать организационно-экономическую характеристику МО вневедомственной охраны по Дебесскому району;

- проанализировать организацию хранения документов в архиве МО вневедомственной охраны по Дебесскому району. Выявление недостатков;

- разработать рекомендации по совершенствованию организации хранения документов в архиве МО вневедомственной охраны по Дебесскому району.

Для написания работы использовались эмпирические методы научного исследования: наблюдение, беседа и общелогические методы: анализ, обобщение.

Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований по теме нашего исследования. Опубликованные работы представлены в основном учебниками и учебными пособиями и т.д. Вопросы организации текущего хранения документов стали объектом пристального внимания многих исследователей. Некоторые аспекты этих проблем нашли отражение в научных трудах Андреевой В.И., Бобылевой М.П, Березиной НМ., Ларина М.В., Рогожина М.Ю., Еремченко В.А.и др. Литература по данной теме охватывает все процессы подготовки документов и организацию работы с документами, в том числе и хранение, вплоть до их уничтожения или передачи на архивное хранение.

        Практическая значимость работы заключается в том, что результаты исследования могут быть использованы в работе архивных учреждений и быть полезным в работе архивистам.

Структура работы. Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников.

Введение раскрывает актуальность, определяет степень научной разработки темы, объект, предмет, цель, задачи и методы исследования, раскрывает теоретическую и практическую значимость работы.

В первой главе рассматриваются теоретические вопросы организации хранения документов в архиве.

Во второй главе дается характеристика деятельности предприятия, проводится анализ организации хранения документов в архиве. Далее выявлены недостатки в организации хранения документов в архиве и выработаны рекомендации по их устранению.

В заключении подводятся итоги исследования, формируются окончательные выводы по рассматриваемой теме.

Есть приложения.

Работа была успешно сдана - заказчик претензий не имел.

Готовые работы я могу оперативно проверить на оригинальность по Antiplagiat .ru и сообщить Вам результат.

ВВЕДЕНИЕ 3

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ УЧРЕЖДЕНИЯ 6

1.1 Нормативно-законодательная база по организации хранения архивных документов 6

1.2 Требования к зданиям и помещениям архива 11

1.3 Режимы хранения документов и основные принципы размещения документов 15

2 АНАЛИЗ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ В МО ВНЕВЕДОМСТВЕННОЙ ОХРАНЫ ПО ДЕБЕССКОМУ РАЙОНУ 22

2.1 Организационно-экономическая характеристика МО вневедомственной охраны по Дебесскому району 22

2.2 Анализ организация хранения документов в архиве МО

вневедомственной охраны по Дебесскому району. Выявление недостатков..29

2.3 Рекомендации по совершенствованию организации хранения документов в архиве МО вневедомственной охраны по Дебесскому району 35

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 38

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 41

ПРИЛОЖЕНИЕ 45

1. Конституция Российской Федерации» (принята всенародным голосованием 12.12.1993 с изменениями, одобренными в ходе общероссийского голосования 01.07.2020) [Электронный ресурс]. URL: http://www.consultant.ru/document/ cons_doc_LAW_28399/ (дата обращения: 15.05.2023)

2. Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 N 63-ФЗ // СПС Консультант Плюс (дата обращения: 01.05.2023)

3. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 N 51-ФЗ // СПС Консультант Плюс (дата обращения: 01.05.2023)

4. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СПС Консультант Плюс (дата обращения: 01.05.2023)

5. Федеральный закон от 01.06.2005 N 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» // СПС Консультант Плюс (дата обращения: 01.05.2023)

6. Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» // СПС Консультант Плюс (дата обращения: 01.05.2023)

7. Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» // СПС Консультант Плюс (дата обращения: 01.05.2023)

8. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // СПС Консультант Плюс (дата обращения: 01.05.2023)

9. Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» // СПС Консультант Плюс (дата обращения: 01.05.2023)

10. Федеральный закон от 25.06.2002 N 73-ФЗ «Об объектах культурного наследия (памятниках истории и культуры) народов Российской Федерации» // СПС Консультант Плюс (дата обращения: 01.05.2023)

11. Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» // СПС Консультант Плюс (дата обращения: 01.05.2023)

12. Закон РФ от 25.10.1991 N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» // СПС Консультант Плюс (дата обращения: 01.05.2023)

13. Закон РФ от 21.07.1993 N 5485-1 «О государственной тайне» // СПС Консультант Плюс (дата обращения: 01.05.2023)

14. Приказ Росархива от 11.03.1997 N 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.07.1997 N 1344) // СПС Консультант Плюс (дата обращения: 01.05.2023) 

15. Приказ Росархива от 01.09.2017 N 143 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации» (Зарегистрировано в Минюсте России 01.11.2017 N 48765) // СПС Консультант Плюс (дата обращения: 01.05.2023)

16. Приказ Росархива от 02.03.2020 N 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» (Зарегистрировано в Минюсте России 20.05.2020 N 58396) // СПС Консультант Плюс (дата обращения: 01.05.2023)

17. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998.

18. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования.

19. ГОСТ 7.48-2002. Консервация документов. Основные термины и определения: введен в действие Постановлением Госстандарта России от 5 июня 2002 г. № 231-ст. ‒ М.: Изд-во стандартов, 2002. – 11 с. 

20. ГОСТ 15489−1−2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования: утв. приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст. ‒ М., Стандартинформ, 2007. – 34 с. 

21. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: утв. приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст. – М.: Стандартинформ, 2014. – 16 с.

Литература

22. Алексеева Е.В. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / под ред. В.П. Козлова. - 3-е изд., доп. - М.: Издательский центр «Академия», 2019. 272 с. ¬ Текст: непосредственный.

23. Викшняйкина, И. А. Проблемы оцифровки архивных документов / И. А. Викшняйкина, Н. Н. Шокорова // Информационные технологии в науке и образовании. Проблемы и перспективы : сб. науч. ст. VI Всерос. межвуз. науч.‐практ. конф. / под ред. Л. Р. Фионовой. – Пенза, 2019. – С. 356–358. ¬ Текст: непосредственный.

24. Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах. Утвержден Приказом Росархива № 64 от 23.10. 2000 г. [Электронный ресурс]. Архивы России. URL: http://www.rusarchives.ru/lows/vp.shtml (дата обращения: 15.05.2023). Текст: электронный.

25. Крайская З.В. Архивоведение / З.В. Крайская. – М.: Издательский центр «Академия», 2018. - 170 с. ¬ Текст: непосредственный.

26.   Попова Е.Н. Обеспечение сохранности архивов организации / Е.Н. Попова // Делопроизводство. - 2018. - № 3. - С. 9-15. ¬ Текст: непосредственный.

27. Радченко А.В. Архивы в цифровую эпоху: ближе к людям, организациям и Интернету. Отечественные архивы. 2018. № 6. ¬ Текст: непосредственный.

28. Киселев М.Ю. Из опыта работы Архива Российской академии наук по информационному обеспечению исторических исследований // Роль архивов в обеспечении исторической науки: сб. ст. М.: Этерна, 2017. С. 491–506. ¬ Текст: непосредственный.

29. Наумов О.В. Решение вопросов долгосрочного хранения электронных документов было и остается ключевой проблемой / itWeek [Электронный ресурс]. – URL: htt ps:// www.itweek.ru/gover/article/detail.php?ID=195651 (дата обращения: 15.05.2023). Текст: электронный.

30. Фионова, Л. Р. Нормативная регламентация – необходимая база для эффективного управления электронными документами / Л. Р. Фионова, Н. Н. Шокорова, Н. В. Крокошева // Управление экономическими системами. – 2018. – № 1. – С. 27. ¬ Текст: непосредственный.