Выполнение работ по должности служащего "Архивариус" Практическое занятие 6 НСПК
Оценка 24,00 / 25,00
Комментарий преподавателя (Все ответы верны, кроме последнего - в итоговой записи к описи надо указывать дела с № 1 по № 10.)
Задание 1. Решение ситуационной задачи о списке оборудования, необходимого для обеспечения приема документов в архив. (максимальная оценка - 4 балла)
Решите задачу.
Архивохранилище принимает ежегодно документы на хранение.
Вопросы:
1. Заполните итоговую запись акта приема-передачи дел на архивное хранение, указав, количество принимаемых единиц хранения.
АКТ
______________ N ___________
приема-передачи архивных
документов на хранение
В связи с ликвидацией организации Общество с ограниченной ответственностью «ХХХХХ»_
(основание передачи)
Фонд ООО «ХХХХХ»
(название передаваемого фонда)
Общество с ограниченной ответственностью «ХХХХХ» сдал,
(название организации, передающей документы)
а Государственное казенное учреждение «ХХХ архив» принял
(название организации, принимающей документы)
документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:
N / п/п / Название, номер описи / Количество экземпляров описи / Количество ед. хр. / Примечания
1
Опись № 1 дел постоянного хранения за 2018 год
3
200
2
Опись № 2 дел постоянного хранения за 2019 год
3
156
3
Опись № 3 личных дел работников, уволенных в 2020 году
3
30
Итого принято ______________(ЗАПОЛНИТЕ)______________________ ед. хр.
2. Составьте список предметов, материалов и оборудования, необходимых для обеспечения данного вида работ (приема-передачи дел на архивное хранение).
№ п/п / Наименование оборудования (материалов/предметов) / Примечание (количество, особенности и т.п.)
Задание 2. Заполнение таблицы «Переплетение архивных документов». (максимальная оценка – 3 балла)
Заполните таблицу «Переплетение архивных документов», подробно пояснив каждый способ переплета, и указав, в каких случаях он применяется.
№ / Способ переплета / Для каких видов документов применяется
Задание 3. Работа с номенклатурой дел и определением дел на уничтожение. (максимальная оценка - 3 балла)
Внимательно изучите фрагмент номенклатуры дел.
Запишите из номенклатуры индекс и заголовок дела, которое уже уничтожено. Укажите причину уничтожения дела.
Задание 4. Составление макета инструкции по транспортировке архивных документов для сопровождающего. (максимальная оценка - 3 балла)
Составьте макет инструкции.
В инструкцию внесите пункты:
1. Укладка и упаковка архивных документов при перемещении и транспортировке.
2. Средства для перемещения архивных документов внутри архива.
3. Особенности транспортировки на дальние расстояния (автотранспортом).
Для составления инструкции вы можете воспользоваться следующими нормативными актами:
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, пункт 15.3 https://docs.cntd.ru/document/564515322
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19 (ред. от 16.02.2009), пункт 2.11.11 http://archdelo.rusarchives.ru/rule/part/id/68
Задание 5. Решение ситуационной задачи о приобретении программного обеспечения. (максимальная оценка – 4 балла)
Решите задачу. Вам, как архивариусу небольшой организации необходимо обосновать приобретение программного обеспечения (системы электронного архива и другое программное обеспечение на ваш выбор). Составьте смету на приобретение и служебную записку, обосновывающую ваш выбор (примерный макет сметы и записки приведен в задании).
Смета
№ / Наименование программного обеспечения / Стоимость, руб.
Служебная записка
В целях …, прошу приобрести программное обеспечение ……
Задание 6. Составление таблицы «Электронные средства обеспечения деятельности архивариуса». (максимальная оценка – 4 балла)
Составьте таблицу «Электронные средства обеспечения деятельности архивариуса».
№ / Наименование электронного средства / Функции (для чего применяется)
Задание 7. Оформление описи дел постоянного хранения. (максимальная оценка - 4 балла)
Вам необходимо передать документы на постоянное хранение в архив.
В этих целях оформите опись дел постоянного хранения
№ 1.
Опись дел № 1 дел постоянного хранения за 2003 год Управления культуры администрации г.Москвы, подчиняется Министерству культуры РФ, фонд № 165, утверждается начальником управления культуры администрации С.Н.Павловым, составлена архивистом управления Т.Н.Прохоровой.
Секретариат
01-01; Приказы управления культуры по основной деятельности; 11.01 2003-23.12.2003 10 листов;
01-04; Приказы начальника культуры по основной деятельности; 12.012003-29.12.2003; 120 листов
01-07; Уставы муниципальных учреждений управления культуры; 2003; 50 листов
01-08; Утвержденное штатное расписание; 2003; 4 листа
01-09; Смета расходов муниципальных учреждений культуры; 2003; 45 листов
01-10; Положение об управлении культуры администрации города; 2003; 23листа
01-11; План работы управления культуры;2003; 13 листов;
01-12; Отчёт управления культуры о выполнении целевых и текущих программ, планов (годовой);2003; 13 листов;
01-13; Список муниципальных учреждений культуры города;2003 22; 10 листов;
01-14; Номенклатура дел, описи дел (утвержденные); 2003; 42 листа.
Форма описи дел постоянного хранения
Наименование организации
Фонд № ___________ УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ № ___________ Наименование должности
Дел постоянного хранения Руководителя организации
за ______________ год Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Название раздела
№ п/п / Индекс дела / Заголовок дела / Крайние даты / Кол-во листов / Примечание
В данные раздел внесено ________ (цифрами и прописью ) ед.хр., с № _____________ по № ______________, в том числе:
(цифрами и прописью
литерные номера: ________________________________________________
пропущенные номера: ____________________________________________
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
составителя описи
Дата
Начальник службы кадров Подпись Расшифровка подписи
(инспектор по кадрам)
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК
Архивного учреждения
От __________ № ________
№ 2.
После составления описи вы передаете дела в архив. Сотрудник архива сверяет дела, внесенные в опись, и фактическое наличие дел, сопоставляя заголовки в описи и на обложках дел.
Соотнесите таблицу , куда внесена информация с обложек дел, с описью, которую вы составили. Выявите, какое из дел, заявленное в описи выше, отсутствует в наличии. Отразите этот факт в акте.
Таблица с информацией с обложек дел, которые по факту передаются в архив.
№ п/п / Информация с обложки дела
1 01-01; Приказы управления культуры по основной деятельности; 11.01 2003-23.12.2003 10 листов;
2 01-04; Приказы начальника культуры по основной деятельности; 12.012003-29.12.2003; 120 листов
3 01-08; Утвержденное штатное расписание; 2003; 4 листа
4 01-09; Смета расходов муниципальных учреждений культуры; 2003; 45 листов
5 01-10; Положение об управлении культуры администрации города; 2003; 23листа
6 01-11; План работы управления культуры;2003; 13 листов;
7 01-12; Отчёт управления культуры о выполнении целевых и текущих программ, планов (годовой);2003; 13 листов;
8 01-13; Список муниципальных учреждений культуры города;2003 22; 10 листов;
9 01-14; Номенклатура дел, описи дел (утвержденные); 2003; 42 листа.
АКТ
В результате приема-передачи документов в архив по описи № 1 дел постоянного хранения за 2003 год Управления культуры администрации г.Москвы выявлено несоответствие. В описи значится ___(количество)__ дел, по факту в наличии имеется ___(количество)__ дел. Дело под заголовком «______________» отсутствует.
Организации, передающей дела на архивное хранение, следует провести розыск отсутствующего дела и установить причины.
Оценка 24,00 / 25,00
Комментарий преподавателя (Все ответы верны, кроме последнего - в итоговой записи к описи надо указывать дела с № 1 по № 10.)
Задание 1. Решение ситуационной задачи о списке оборудования, необходимого для обеспечения приема документов в архив. (максимальная оценка - 4 балла)
Решите задачу.
Архивохранилище принимает ежегодно документы на хранение.
Вопросы:
1. Заполните итоговую запись акта приема-передачи дел на архивное хранение, указав, количество принимаемых единиц хранения.
АКТ
______________ N ___________
приема-передачи архивных
документов на хранение
В связи с ликвидацией организации Общество с ограниченной ответственностью «ХХХХХ»_
(основание передачи)
Фонд ООО «ХХХХХ»
(название передаваемого фонда)
Общество с ограниченной ответственностью «ХХХХХ» сдал,
(название организации, передающей документы)
а Государственное казенное учреждение «ХХХ архив» принял
(название организации, принимающей документы)
документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:
N / п/п / Название, номер описи / Количество экземпляров описи / Количество ед. хр. / Примечания
1
Опись № 1 дел постоянного хранения за 2018 год
3
200
2
Опись № 2 дел постоянного хранения за 2019 год
3
156
3
Опись № 3 личных дел работников, уволенных в 2020 году
3
30
Итого принято ______________(ЗАПОЛНИТЕ)______________________ ед. хр.
2. Составьте список предметов, материалов и оборудования, необходимых для обеспечения данного вида работ (приема-передачи дел на архивное хранение).
№ п/п / Наименование оборудования (материалов/предметов) / Примечание (количество, особенности и т.п.)
Задание 2. Заполнение таблицы «Переплетение архивных документов». (максимальная оценка – 3 балла)
Заполните таблицу «Переплетение архивных документов», подробно пояснив каждый способ переплета, и указав, в каких случаях он применяется.
№ / Способ переплета / Для каких видов документов применяется
Задание 3. Работа с номенклатурой дел и определением дел на уничтожение. (максимальная оценка - 3 балла)
Внимательно изучите фрагмент номенклатуры дел.
Запишите из номенклатуры индекс и заголовок дела, которое уже уничтожено. Укажите причину уничтожения дела.
Задание 4. Составление макета инструкции по транспортировке архивных документов для сопровождающего. (максимальная оценка - 3 балла)
Составьте макет инструкции.
В инструкцию внесите пункты:
1. Укладка и упаковка архивных документов при перемещении и транспортировке.
2. Средства для перемещения архивных документов внутри архива.
3. Особенности транспортировки на дальние расстояния (автотранспортом).
Для составления инструкции вы можете воспользоваться следующими нормативными актами:
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, пункт 15.3 https://docs.cntd.ru/document/564515322
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19 (ред. от 16.02.2009), пункт 2.11.11 http://archdelo.rusarchives.ru/rule/part/id/68
Задание 5. Решение ситуационной задачи о приобретении программного обеспечения. (максимальная оценка – 4 балла)
Решите задачу. Вам, как архивариусу небольшой организации необходимо обосновать приобретение программного обеспечения (системы электронного архива и другое программное обеспечение на ваш выбор). Составьте смету на приобретение и служебную записку, обосновывающую ваш выбор (примерный макет сметы и записки приведен в задании).
Смета
№ / Наименование программного обеспечения / Стоимость, руб.
Служебная записка
В целях …, прошу приобрести программное обеспечение ……
Задание 6. Составление таблицы «Электронные средства обеспечения деятельности архивариуса». (максимальная оценка – 4 балла)
Составьте таблицу «Электронные средства обеспечения деятельности архивариуса».
№ / Наименование электронного средства / Функции (для чего применяется)
Задание 7. Оформление описи дел постоянного хранения. (максимальная оценка - 4 балла)
Вам необходимо передать документы на постоянное хранение в архив.
В этих целях оформите опись дел постоянного хранения
№ 1.
Опись дел № 1 дел постоянного хранения за 2003 год Управления культуры администрации г.Москвы, подчиняется Министерству культуры РФ, фонд № 165, утверждается начальником управления культуры администрации С.Н.Павловым, составлена архивистом управления Т.Н.Прохоровой.
Секретариат
01-01; Приказы управления культуры по основной деятельности; 11.01 2003-23.12.2003 10 листов;
01-04; Приказы начальника культуры по основной деятельности; 12.012003-29.12.2003; 120 листов
01-07; Уставы муниципальных учреждений управления культуры; 2003; 50 листов
01-08; Утвержденное штатное расписание; 2003; 4 листа
01-09; Смета расходов муниципальных учреждений культуры; 2003; 45 листов
01-10; Положение об управлении культуры администрации города; 2003; 23листа
01-11; План работы управления культуры;2003; 13 листов;
01-12; Отчёт управления культуры о выполнении целевых и текущих программ, планов (годовой);2003; 13 листов;
01-13; Список муниципальных учреждений культуры города;2003 22; 10 листов;
01-14; Номенклатура дел, описи дел (утвержденные); 2003; 42 листа.
Форма описи дел постоянного хранения
Наименование организации
Фонд № ___________ УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ № ___________ Наименование должности
Дел постоянного хранения Руководителя организации
за ______________ год Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Название раздела
№ п/п / Индекс дела / Заголовок дела / Крайние даты / Кол-во листов / Примечание
В данные раздел внесено ________ (цифрами и прописью ) ед.хр., с № _____________ по № ______________, в том числе:
(цифрами и прописью
литерные номера: ________________________________________________
пропущенные номера: ____________________________________________
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
составителя описи
Дата
Начальник службы кадров Подпись Расшифровка подписи
(инспектор по кадрам)
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК
Архивного учреждения
От __________ № ________
№ 2.
После составления описи вы передаете дела в архив. Сотрудник архива сверяет дела, внесенные в опись, и фактическое наличие дел, сопоставляя заголовки в описи и на обложках дел.
Соотнесите таблицу , куда внесена информация с обложек дел, с описью, которую вы составили. Выявите, какое из дел, заявленное в описи выше, отсутствует в наличии. Отразите этот факт в акте.
Таблица с информацией с обложек дел, которые по факту передаются в архив.
№ п/п / Информация с обложки дела
1 01-01; Приказы управления культуры по основной деятельности; 11.01 2003-23.12.2003 10 листов;
2 01-04; Приказы начальника культуры по основной деятельности; 12.012003-29.12.2003; 120 листов
3 01-08; Утвержденное штатное расписание; 2003; 4 листа
4 01-09; Смета расходов муниципальных учреждений культуры; 2003; 45 листов
5 01-10; Положение об управлении культуры администрации города; 2003; 23листа
6 01-11; План работы управления культуры;2003; 13 листов;
7 01-12; Отчёт управления культуры о выполнении целевых и текущих программ, планов (годовой);2003; 13 листов;
8 01-13; Список муниципальных учреждений культуры города;2003 22; 10 листов;
9 01-14; Номенклатура дел, описи дел (утвержденные); 2003; 42 листа.
АКТ
В результате приема-передачи документов в архив по описи № 1 дел постоянного хранения за 2003 год Управления культуры администрации г.Москвы выявлено несоответствие. В описи значится ___(количество)__ дел, по факту в наличии имеется ___(количество)__ дел. Дело под заголовком «______________» отсутствует.
Организации, передающей дела на архивное хранение, следует провести розыск отсутствующего дела и установить причины.
