Обеспечение сохранности документов Практическое занятие 2. Задания 1-10 НСПК
Оценка 12,00 из 12,00 (100%)
Вопрос 1
Определение признаков классификации дел в пределах архивного фонда.
Установите соответствие наименований и характеристики признака классификации дел в пределах фонда. Выберите ответ из выпадающего списка.
Характеристика / Признак классификации дел
в соответствии со структурными подразделениями
по периодам или датам, к которым относятся документы
по родам дел, видам и разновидностям документов
по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы
По территориям, населенным пунктам и географическим понятиям, с которыми связано содержание документов
С учётом вопросов, которых касается содержание документов
Вопрос 2
Заполнение акта проверки наличия архивных документов указанными сведениями.
Заполните фрагмент акта проверки наличия архивных документов указанными сведениями, выберите верные ответы из выпадающего списка.
Сведения: в ходе проверки наличия и состояния дел в архиве организации был составлен акт комиссией и внесены следующие сведения: всего числится по описям 1857 дел. Всего не оказалось в наличии 7 дел. Обнаружилось, что 5 дел неправильно положены и относятся к другим фондам. По итогам проверки требуют дезинфекции - 14 дел, требуют реставрации – 8 дел и восстановления затухающих текстов - 1 дело.
Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответы (неправильные сведения для заполнения акта).
Акт проверки наличия и состояния дел / Количество
Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям: … дел, в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного учреждения … дел
2. Всего не оказалось в наличии … дел, в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного учреждения, … дел.
3. Имеют литерные номера:
3.1. не учтенных в итоговых записях описей … дел,
3.2. неперечисленных, но учтенных в итоговых записях описей … дел
4. Пропущено номеров:
4.1. не учтенных в итоговых записях описей … дел
4.2. неперечисленных, но учтенных в итоговых записях описей … дел
5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам, … дел
6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи) … дел
7. Имеется не включенных в описи …. дел
8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в наличии … дел из них:
8.1. требующих дезинфекции … дел
8.2. требующих дезинсекции … дел
8.3. требующих реставрации … дел
8.4. требующих переплета и подшивки … дел
8.5. требующих восстановления затухающих текстов … дел
8.6. неисправимо поврежденных … дел
Вопрос 3
Ситуационная задача по решению вопроса о возврате поврежденных документов.
Вы сотрудник архива. Вам возвращают ранее выданный архивный документ с повреждениями. Какие действия в данном случае вы можете предпринять? Выберите один или несколько подходящих пунктов и укажите цифры без запятой, без пробелов.
Номер / Действия сотрудников архива при получении поврежденного архивного документа от пользователя
1 В случаях повреждения архивных документов сотрудник архива устно выясняет причину повреждения у пользователя и просит быть внимательным в следующий раз.
2 В случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа), архив обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архива.
3 В случаях хищения или повреждения архивных документов архив может отказаться принимать поврежденный документ.
4 В случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа), архив в трехдневный срок информирует специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации.
5 В случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа), архив принимает меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Вопрос 4
Определение видов архивных документов.
Какой из представленных фрагментов документов является исторической справкой? Впишите ответ цифрой.
Вопрос 5
Внимательно изучите представленный фрагмент документа. Вам необходимо найти данный документ в электронном каталоге на сайте РГАКФД. В какой из каталогов вам следует войти, чтобы осуществить поиск данного документа? Впишите ответ цифрой.
Вопрос 6
Определение вида проверки в архиве.
Вы сотрудник архива. В вашем архиве произошла смена руководителя архивохранилищем. Какое мероприятие из приведенных в таблице вам необходимо произвести? Выберите подходящий пункт и впишите цифру.
Номер / Вид проверки
1 Плановая (цикличная) проверка наличия архивных документов
2 Внеплановая проверка наличия архивных документов (сплошная или выборочная)
3 Обеспыливание первичных средств хранения и корешков
4 Полистная проверка физического состояния бумажных документов
Вопрос 7
Определение срока плановой проверки наличия архивных документов.
Вы сотрудник архива. Вы составляете план работы архива на год. Какие из представленных ниже документов вы будете проверять ежегодно? Выберите один или несколько подходящих пунктов и укажите цифры без запятой, без пробелов.
Номер / Архивные документы
1 Уникальные документы
2 Аудиовизуальные документы
3 Кинодокументы на нитрооснове
4 Документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни
5 Особо ценные документы
Вопрос 8
Вы сотрудник архива. Вам необходимо разработать инструкцию о порядке розыска архивных документов. Какие из предложенных пунктов вы включите в инструкцию? Выберите один или несколько подходящих пунктов и укажите цифры без запятой, без пробелов.
Номер / Пункты инструкции о порядке розыска архивных документов
1 Розыск необнаруженных архивных документов начинается с изучения дел фондов и описей дел, документов.
2 При просмотре дела фонда внимательно просматриваются следующие документы, объясняющие и подтверждающие отсутствие необнаруженных архивных документов:
- акты приема - передачи архивных документов на хранение;
- акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;
- отборочные списки на документы, не подлежащие хранению в составе фонда;
- отборочные списки фондов первичных партийных (комсомольских) организаций, не подлежащих хранению в партийном архиве;
- акты и листы предшествующих проверок наличия и состояния архивных документов;
- акты о технических ошибках в учетных документах;
- акты о передаче документов в другие архивы;
- акты о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов;
- акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
- справки организаций о том, что необнаруженные дела не были переданы архиву.
3 При проверке физико-химического и технического состояния аудиовизуальных документов определяются:
состояние упаковки;
наличие стандартных ракордов;
техническое состояние поверхности и перфорационных дорожек и склеек;
наличие загрязнений и механических повреждений;
стабильность пленки на нитрооснове
4 Если при изучении дел фондов не выявлены причины отсутствия необнаруженных архивных документов необходимо просмотреть все экземпляры описей дел, документов:
- просматриваются итоговая запись;
- проверяются штампы уничтоженных и выбывших архивных документов;
- проверяется, не был ли разыскиваемый номер пропущен;
- анализируются заголовки с целью выявления дважды учтенных дел;
- изучаются старые, подвергшиеся переработке описи.
5 При изучении дела фонда и описи дел, документов причина отсутствия необнаруженного архивного документа, если не была установлена, то просматриваются все книги выдачи архивных документов из архивохранилища для определения дат его последней выдачи и возврата.
6 Далее поиск необнаруженных архивных документов проводится в коробках (связках).
7 Результаты проверки физико-химического и технического состояния архивных документов отражаются:
1) для документов на бумажном носителе:
в листе-заверителе дела;
в листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов;
в карточке учета архивных документов с повреждениями носителя;
в карточке учета архивных документов с повреждениями текста;
в картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов
Вопрос 9
Внимательно изучите карточку учета необнаруженных дел и описание карточки в таблице ниже. Выберите номер верного описания. Впиште ответ цифрой.
КАРТОЧКА УЧЕТА НЕОБНАРУЖЕННЫХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Фонд № Р-1813
В архивохранилище № 2
(название архивохранилища)
Название фонда ХХХХХХХХХ
Дата необнаружения документа 00.00.0000
Номер описи / Номер ед. хр. / Заголовок /ед. хр. / Крайние даты / Кол-во листов (время звучания, метраж)
Описание карточки.
Номер / Описание
1 В фонде № Р-1813 проведен розыск необнаруженного дела «Сводные бухгалтерские таблицы» за 1985 год. Розыск проведен в архивохранилище и изучено дело фонда. Комиссия пришла к выводу, что дело в архив не поступало.
2 В фонде № Р-1813 проведен розыск необнаруженного дела «Сводные статистические таблицы» за 1985 год. Розыск проведен в архивохранилище и изучено дело фонда. Комиссия пришла к выводу, что дело уничтожено в связи с истечением срока хранения.
3 В фонде № Р-1813 проведен розыск необнаруженного дела «Сводные статистические таблицы» за 1985 год. Розыск проведен в архивохранилище, изучено дело фонда, проверены акты о выделении дел к уничтожению и книга учета поступлений. Комиссия пришла к выводу, что дело в архив не поступало и среди дел, выделенных к уничтожению дело также не обнаружено.
4 В фонде № Р-1813 проведен розыск необнаруженного дела «Сводные статистические таблицы» за 1985 год. Розыск проведен в архивохранилище, изучено дело фонда. Комиссия пришла к выводу, что дело в архив не поступало.
Оценка 12,00 из 12,00 (100%)
Вопрос 1
Определение признаков классификации дел в пределах архивного фонда.
Установите соответствие наименований и характеристики признака классификации дел в пределах фонда. Выберите ответ из выпадающего списка.
Характеристика / Признак классификации дел
в соответствии со структурными подразделениями
по периодам или датам, к которым относятся документы
по родам дел, видам и разновидностям документов
по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы
По территориям, населенным пунктам и географическим понятиям, с которыми связано содержание документов
С учётом вопросов, которых касается содержание документов
Вопрос 2
Заполнение акта проверки наличия архивных документов указанными сведениями.
Заполните фрагмент акта проверки наличия архивных документов указанными сведениями, выберите верные ответы из выпадающего списка.
Сведения: в ходе проверки наличия и состояния дел в архиве организации был составлен акт комиссией и внесены следующие сведения: всего числится по описям 1857 дел. Всего не оказалось в наличии 7 дел. Обнаружилось, что 5 дел неправильно положены и относятся к другим фондам. По итогам проверки требуют дезинфекции - 14 дел, требуют реставрации – 8 дел и восстановления затухающих текстов - 1 дело.
Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответы (неправильные сведения для заполнения акта).
Акт проверки наличия и состояния дел / Количество
Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям: … дел, в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного учреждения … дел
2. Всего не оказалось в наличии … дел, в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного учреждения, … дел.
3. Имеют литерные номера:
3.1. не учтенных в итоговых записях описей … дел,
3.2. неперечисленных, но учтенных в итоговых записях описей … дел
4. Пропущено номеров:
4.1. не учтенных в итоговых записях описей … дел
4.2. неперечисленных, но учтенных в итоговых записях описей … дел
5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам, … дел
6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи) … дел
7. Имеется не включенных в описи …. дел
8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в наличии … дел из них:
8.1. требующих дезинфекции … дел
8.2. требующих дезинсекции … дел
8.3. требующих реставрации … дел
8.4. требующих переплета и подшивки … дел
8.5. требующих восстановления затухающих текстов … дел
8.6. неисправимо поврежденных … дел
Вопрос 3
Ситуационная задача по решению вопроса о возврате поврежденных документов.
Вы сотрудник архива. Вам возвращают ранее выданный архивный документ с повреждениями. Какие действия в данном случае вы можете предпринять? Выберите один или несколько подходящих пунктов и укажите цифры без запятой, без пробелов.
Номер / Действия сотрудников архива при получении поврежденного архивного документа от пользователя
1 В случаях повреждения архивных документов сотрудник архива устно выясняет причину повреждения у пользователя и просит быть внимательным в следующий раз.
2 В случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа), архив обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архива.
3 В случаях хищения или повреждения архивных документов архив может отказаться принимать поврежденный документ.
4 В случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа), архив в трехдневный срок информирует специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации.
5 В случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа), архив принимает меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Вопрос 4
Определение видов архивных документов.
Какой из представленных фрагментов документов является исторической справкой? Впишите ответ цифрой.
Вопрос 5
Внимательно изучите представленный фрагмент документа. Вам необходимо найти данный документ в электронном каталоге на сайте РГАКФД. В какой из каталогов вам следует войти, чтобы осуществить поиск данного документа? Впишите ответ цифрой.
Вопрос 6
Определение вида проверки в архиве.
Вы сотрудник архива. В вашем архиве произошла смена руководителя архивохранилищем. Какое мероприятие из приведенных в таблице вам необходимо произвести? Выберите подходящий пункт и впишите цифру.
Номер / Вид проверки
1 Плановая (цикличная) проверка наличия архивных документов
2 Внеплановая проверка наличия архивных документов (сплошная или выборочная)
3 Обеспыливание первичных средств хранения и корешков
4 Полистная проверка физического состояния бумажных документов
Вопрос 7
Определение срока плановой проверки наличия архивных документов.
Вы сотрудник архива. Вы составляете план работы архива на год. Какие из представленных ниже документов вы будете проверять ежегодно? Выберите один или несколько подходящих пунктов и укажите цифры без запятой, без пробелов.
Номер / Архивные документы
1 Уникальные документы
2 Аудиовизуальные документы
3 Кинодокументы на нитрооснове
4 Документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни
5 Особо ценные документы
Вопрос 8
Вы сотрудник архива. Вам необходимо разработать инструкцию о порядке розыска архивных документов. Какие из предложенных пунктов вы включите в инструкцию? Выберите один или несколько подходящих пунктов и укажите цифры без запятой, без пробелов.
Номер / Пункты инструкции о порядке розыска архивных документов
1 Розыск необнаруженных архивных документов начинается с изучения дел фондов и описей дел, документов.
2 При просмотре дела фонда внимательно просматриваются следующие документы, объясняющие и подтверждающие отсутствие необнаруженных архивных документов:
- акты приема - передачи архивных документов на хранение;
- акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;
- отборочные списки на документы, не подлежащие хранению в составе фонда;
- отборочные списки фондов первичных партийных (комсомольских) организаций, не подлежащих хранению в партийном архиве;
- акты и листы предшествующих проверок наличия и состояния архивных документов;
- акты о технических ошибках в учетных документах;
- акты о передаче документов в другие архивы;
- акты о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов;
- акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
- справки организаций о том, что необнаруженные дела не были переданы архиву.
3 При проверке физико-химического и технического состояния аудиовизуальных документов определяются:
состояние упаковки;
наличие стандартных ракордов;
техническое состояние поверхности и перфорационных дорожек и склеек;
наличие загрязнений и механических повреждений;
стабильность пленки на нитрооснове
4 Если при изучении дел фондов не выявлены причины отсутствия необнаруженных архивных документов необходимо просмотреть все экземпляры описей дел, документов:
- просматриваются итоговая запись;
- проверяются штампы уничтоженных и выбывших архивных документов;
- проверяется, не был ли разыскиваемый номер пропущен;
- анализируются заголовки с целью выявления дважды учтенных дел;
- изучаются старые, подвергшиеся переработке описи.
5 При изучении дела фонда и описи дел, документов причина отсутствия необнаруженного архивного документа, если не была установлена, то просматриваются все книги выдачи архивных документов из архивохранилища для определения дат его последней выдачи и возврата.
6 Далее поиск необнаруженных архивных документов проводится в коробках (связках).
7 Результаты проверки физико-химического и технического состояния архивных документов отражаются:
1) для документов на бумажном носителе:
в листе-заверителе дела;
в листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов;
в карточке учета архивных документов с повреждениями носителя;
в карточке учета архивных документов с повреждениями текста;
в картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов
Вопрос 9
Внимательно изучите карточку учета необнаруженных дел и описание карточки в таблице ниже. Выберите номер верного описания. Впиште ответ цифрой.
КАРТОЧКА УЧЕТА НЕОБНАРУЖЕННЫХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Фонд № Р-1813
В архивохранилище № 2
(название архивохранилища)
Название фонда ХХХХХХХХХ
Дата необнаружения документа 00.00.0000
Номер описи / Номер ед. хр. / Заголовок /ед. хр. / Крайние даты / Кол-во листов (время звучания, метраж)
Описание карточки.
Номер / Описание
1 В фонде № Р-1813 проведен розыск необнаруженного дела «Сводные бухгалтерские таблицы» за 1985 год. Розыск проведен в архивохранилище и изучено дело фонда. Комиссия пришла к выводу, что дело в архив не поступало.
2 В фонде № Р-1813 проведен розыск необнаруженного дела «Сводные статистические таблицы» за 1985 год. Розыск проведен в архивохранилище и изучено дело фонда. Комиссия пришла к выводу, что дело уничтожено в связи с истечением срока хранения.
3 В фонде № Р-1813 проведен розыск необнаруженного дела «Сводные статистические таблицы» за 1985 год. Розыск проведен в архивохранилище, изучено дело фонда, проверены акты о выделении дел к уничтожению и книга учета поступлений. Комиссия пришла к выводу, что дело в архив не поступало и среди дел, выделенных к уничтожению дело также не обнаружено.
4 В фонде № Р-1813 проведен розыск необнаруженного дела «Сводные статистические таблицы» за 1985 год. Розыск проведен в архивохранилище, изучено дело фонда. Комиссия пришла к выводу, что дело в архив не поступало.
