Задание по бизнес-планированию -2

Задание по бизнес - планированию. Выполнить на примере обязательно медицинской организацииООО «Династия».

Основной принцип процессного подхода в описании взаимодействия структурных подразделений медицинской организации заключается в структурировании их деятельности в соответствии с бизнес-процессами, а не организационно-штатной структурой. Бизнес-процесс – это логичный, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы, создает ценность и выдает результат потребителю. Моделирование бизнес-процесса - процесс отражения субъективного видения потока работ в виде формальной модели, состоящей из взаимосвязанных операций.

Целью моделирования является систематизация знаний о выполнении основных функций в наглядной графической форме, более удобной для аналитической обработки полученной информации. Модель должна отражать структуру бизнес-процессов организации, детали их выполнения, закрепление ответственных и последовательность документооборота.

Моделирование бизнес-процессов позволяет проанализировать, как работают каждое структурное подразделение по отдельности и вся система в целом, как они взаимодействует с внешними организациями (заинтересованными работодателями, базовой организацией, обществом), потребителями и заказчиками.

Именно по этой причине моделирование бизнес-процессов – это

1) эффективное средство поиска возможностей улучшения деятельности структурных единиц;

2) средство, позволяющее предвидеть и минимизировать риски, возникающие на различных этапах по отношению к требованиям, предъявляемым к функционированию, управлению, эффективности, конечным результатам деятельности и степени удовлетворенности потребителя.

I. Этапы моделирования бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов центров включает три уровня и два этапа (структурное и детальное).

Верхний уровень модели отражает только контекст системы — взаимодействие организации с внешним миром. Примерный перечень субъектов взаимодействия включает следующие организационные структуры и экономических агентов, принимающих на себя те или иные обязательства по договорам гражданско-правового характера в процессе функционирования:

- органы государственной исполнительной власти федерального и регионального уровней, в том числе Министерство здравоохранения Российской Федерации;

- предприятия и организации отрасли;

- организации всех форм собственности и организационно-правового оформления, являющиеся поставщиками ресурсов;

- население – граждане РФ;

- средства массовой информации и т.д.

Задание № 1.

1. Определить всех субъектов взаимодействия анализируемой организации с внешней средой.

2. Определить место и роль организации в структуре взаимодействий.

3. Изобразить модель взаимодействия в наглядном виде

А) движение информационных потоков;

Б) движение финансовых потоков;

В) движение товаров и услуг

2. На втором уровне модели должны быть отражены основные виды взаимодействия (тематически сгруппированные бизнес-процессы) организации. При этом бизнес-процессы понимаются как совокупность связанных между собой процедур (агрегированных функций), которые совместно реализуют некоторую задачу, необходимую для достижения стратегической цели взаимодействия. Бизнес-процессы делятся на основные (связанные с реализации стратегической цели предприятия, создают добавленную стоимость и сам продукт, представляющий ценность для потребителя, формируют результат и потребительские качества, за которые клиент готов платить деньги, нацелены на получение прибыли), обеспечивающие (связанные с поддержанием бесперебойности основных бизнес-процессов, например закупка расходных материалов, сырья и оборудования, техобслуживание и материальное обеспечение, административно-хозяйственное обслуживание, информационно-техническое обеспечение, юристы, кадры, бухгалтерия) и процессы управления (стратегическое управление, управление персоналом, финансовое управление, управление качеством и т.д.).

Структурное моделирование бизнес-процессов организации отражает

1) существующую организационную структуру;

2) документы и иные материалы, используемые при исполнении моделируемых бизнес-процессов и необходимые для моделирования документооборота, с описаниями их основного смысла;

3) структуру бизнес-процессов, отражающую их иерархию от более общих групп к частным бизнес-процессам;

4) диаграммы взаимодействия для конечных бизнес-процессов, отражающие последовательность создания и перемещения документов (данных, материалов, ресурсов и т.п.) между действующими лицами.

При структурном моделировании используются следующие составляющие, в основу определения которых положен анализ идеальной модели:

А. Организационный аспект

Организационный аспект описывает топологию предприятия (территориальные площадки, местоположения, единицы оборудования) и организационно-штатную структуру с прописанными должностными обязанностями; данный аспект отвечает на вопрос «Кто?»;

Б. Элементный аспект

Элементный аспект описывает номенклатуру оказываемых услуг; данный аспект отвечает на вопрос «Что?»;

В. Функциональный аспект

Функциональный аспект описывает структуру бизнес-процессов; данный аспект отвечает на вопрос «Как?»;

Г. Модель потоков данных

Модель потоков данных включает перечень укрупненных операций и их взаимосвязи по информационным, материальным и финансовым потокам. Модель потоков данных отвечает на вопрос: «Какие ресурсы задействованы при выполнении конкретных работ?».

Задание № 2.

1. Описать топологию медицинской организации (организационный аспект)

2. Описать номенклатуру оказываемых услуг (элементный аспект)

3. Описать структуру укрупненных бизнес-процессов, разделив их на основные, обеспечивающие и процессы управления.

Методика проведения моделирования конкретных бизнес-процессов

Третий уровень модели – это бизнес-процессы каждого структурного подразделения по отдельности, с детализацией процедур и регламентов. Подробное описание бизнес-процессов на этом уровне детализируется до описания бизнес-функций — совокупностей операций, сгруппированных по определенным признакам. Бизнес-функции детализируются с помощью элементарных бизнес-операций.

Детальная модель бизнес-процесса должна включать:

1) набор вариантов, отражающих возможные варианты выполнения бизнес-процессов «как есть»;

2) диаграммы действий, детально описывающие последовательность выполнения бизнес-процессов;

3) диаграммы взаимодействия, отражающие схемы документооборота;

4) матрица ответственности, закрепляющая зоны ответственности и точки контроля.

Под методологией (нотацией) создания модели (описания) бизнес-процесса понимается совокупность способов, при помощи которых объекты реального мира и связи между ними представляются в виде модели. Любая методология (методика) включает три основные составляющие:

– теоретическая база;

–описание шагов, необходимых для получения заданного результата;

–рекомендации по использованию.

Моделирование бизнес-процессов можно выполнять с применением различных подходов, методологий, нотаций и инструментальных средств — в зависимости от требований к модели в каждом конкретном случае. Чем определяются эти требования?

Как правило, система создается коллективом людей. Эти люди имеют различные специальности, опыт, привычки, образование, предпочтения и личные качества. Модель бизнес-процессов строится для того, чтобы эти люди могли эффективно обмениваться знаниями и совместно принимать решения по ходу создания системы. Модель является языком общения между сторонами, она должна быть организована таким образом, чтобы каждая сторона, воспринимающая моделируемую систему с собственной точки зрения, могла эффективно вносить свой вклад в общее понимание предметной области.

В процессе моделирования каждый аспект деятельности сначала рассматривается отдельно, а после детальной проработки всех аспектов строится интегрированная модель, отражающая все связи между различными структурными подразделениями.

Рекомендуется прекращать моделирование, когда уровень детализации модели удовлетворяет ее цель. Декомпозиция должна прекращаться, если:

• Блок содержит достаточно деталей. Излишняя детализация приводит к тому, что модель начинает описывать, как функционирует блок, вместо описания того, что блок делает

• Блок очень похож на другой блок той же модели или на блок другой модели. Два блока похожи, если они выполняют примерно одну и ту же функцию и имеют почти одинаковые по типу и количеству входы, управления и выходы. Внесение соответствующих изменений сократит усилия на декомпозицию и улучшит модульность модели (т.е. сходные функции уточняются согласованным образом).

• Блок представляет тривиальную функцию. Тривиальная функция — это такая функция, понимание которой не требует никаких объяснений (например, начисление заработной платы). Следует заметить, что "тривиальный" не означает "бесполезный". Тривиальные функции выполняют очень важную роль, поясняя работу более сложных функций, а иногда и соединяя вместе основные подсистемы. Их существование должно быть зафиксировано и они должны быть детализированы, как и любые другие функции, но их необязательно представлять в виде модели бизнес-процесса.

Модели бизнес-процессов обычно представляют собой диаграммы или стандартные блок-схемы, элементами которых являются разнообразные объекты - "функция", "событие", "структурное подразделение", "документ" и т.п. Между объектами устанавливаются разнообразные связи. Каждому объекту соответствует определенный набор атрибутов, которые позволяют ввести дополнительную информацию о конкретном объекте. Использование графического представления бизнес-процессов позволяет сделать анализ и апробацию процессов более наглядными и понятными для исполнителей.

_ Задание № 3.

1. Выбрать один бизнес-процесс из задания 2.3.

2. Описать его текстовым, табличным и графическим способами, обращая внимания на движение информации, ресурсов и документооборот.

4. Моделирование бизнес-процессов предусматривает выделение центра принятия решения и центра контроля. Центр принятия решений отвечает за принятие и организацию выполнения решения. Центр контроля отвечает за показатели: периодичность контроля, своевременность обнаружения отклонений контролируемых показателей от нормы и обнаружение тенденций изменения групп показателей. Блокирующая точка контроля, внедренная в бизнес-процесс, представляют одну из операций, находящуюся в цепочке процесса, которая может "заблокировать" дальнейшее протекание процесса, если результат соответствующей работы будет не качественным и не будет удовлетворять требованиям.

Второй тип точек контроля - это точки контроля, "наблюдающие" за бизнес-процессом. Они организуются параллельно с процессом, изучают и контролируют его исполнение за определенный период времени, либо осуществляют периодический выборочный контроль. В данном случае точка контроля не препятствует свободному ходу течения процесса, но она фиксирует статистическую информацию о его показателях и возникающих несоответствиях. Данная информация анализируется, и по истечении установленного промежутка времени в процесс вносятся корректировки. Это и есть обратная связь, которая срабатывает не после каждой неправильной итерации процесса, а по результатам статистического анализа многих итераций.

Примером подобных точек контроля служит работа по подготовке отчетности по бизнес-процессу. Центр учета отвечает за показатели учета: достоверность, своевременность сбора информации и доставку учетных данных в регламентированном виде адресатам. Данная работа фиксирует результаты бизнес-процесса, например, затраты за период, после чего отчетность подается на рассмотрение и анализ "владельцу" бизнес-процесса, и на ее основании тот принимает решения о корректировке. Корректировке могут быть подвергнуты как параметры бизнес-процесса, так и его технология на основе оптимизации.

Центр анализа отвечает за разработку и функционирование системы анализа показателей эффективности действующей системы. Он интерпретирует отклонения показателей от нормы, интерпретирует зависимости между ними и обнаруженные тенденции в изменении показателей. Показателями эффективности его работы является: своевременная передача аналитических данных в соответствующую организацию. Для этого должна быть разработана система показателей, отражающих качество функционирования бизнес-процессов, и совокупность методов анализа данных показателей.

Таким образом, точки контроля являются средством управления бизнес-процессом. Они снимают с процесса нужную информацию, которую "владелец" бизнес-процесса использует для анализа и принятия решений. В случае наличия планов или нормативов по показателям процессов, "владелец" проводит контроль, сравнение факта с планом или нормативами, план-фактный анализ, принимает управленческие решения и проводит регулирование, выходом которого являются корректирующее воздействие.

При описании в виде схемы любой бизнес-процесс не должен пониматься плоским и однонаправленным, каждый процесс должен иметь обратную связь, вся карта процессов должна быть ясна управляющей системе, все процессы должны быть направлены на реализацию стратегической цели всего предприятия.

Задание № 4.

1. Доработать подготовленную ранее графическую модель бизнес-процесса с учетом точек контроля и блокирующих точек.

2. Определить, кто является владельцем данного бизнес-процесса де-юре и де-факто

5. Определение полноты и достоверности бизнес-процессов

Процесс моделирования бизнес-процессов и анализа обоснованности включенных направлений часто оказывается итеративным, поэтому модель должна допускать последовательные уточнения.

Повышение потенциала деятельности возможно за счет непрерывного улучшения бизнес-процессов - BPI (Business Process Improvement). Предприятие, определяя направление развития, описывает несколько видов желаемой системы бизнес-процессов (модель «Как надо»), поэтапное достижение которых определяет уровень развития предприятия. На каждом из этапов достижения желаемой системы бизнес-процессов используется цикл BPI.

Цикл BPI включает:

- Визуализацию системы бизнес-процессов в ее текущем состоянии, т. е. проектирование модели «Как есть» (экспресс-анализ текущего состояния предприятия);

- Привлечение передового опыта в качестве идеальной модели;

- Проектирование желаемой системы бизнес-процессов (модель «Как надо») для предприятия на базе анализа модели «Как есть» и идеальной модели;

- Начало внедрения модели «Как надо» с помощью определения и доведения до персонала необходимых требований;

- Улучшение бизнес-процессов при внедрении модели «Как надо», подразумевающее накопление статистики по текущей деятельности, анализ данных и определение узких мест с их последующей локализацией;

- Качественные и количественные измерения и оценки бизнес-процессов для возможности определения факта внедрения модели «Как надо». Если результаты оценок бизнес-процессов не совпадают с планируемыми (заложенными в модель «Как надо») необходимо вернуться к предыдущему этапу «Улучшение бизнес-процессов»;

- Констатацию факта, что модель «Как надо» стала моделью «Как есть», т.е. предприятие вышло на более высокий уровень BPI.

Процесс итерации (согласование, внесение корректив и уточнений) должен повторяться до момента полного подтверждения, что модель понятна и однозначно представляет детали бизнес-процессов. В идеале модель должна строиться таким образом, чтобы при ее детализации не изменялись ранее построенные более общие элементы модели, а только добавлялись бы новые . Модель должна быть устойчива к изменениям предметной области. Это значит, что она должна быть организована таким образом, чтобы при изменениях предметной области (например, у одного из центров появились дополнительные функции) изменялся только некоторый минимально необходимый набор элементов модели. Более того, модель сама должна быть инструментом реорганизации бизнес-процессов в рамках создания системы автоматизации.

Задание № 5.

1. Проанализируйте, есть ли другой способ организации исследуемого бизнес-процесса (мировой опыт, другие организации отрасли)

2. Спроектируйте идеальную (с вашей точки зрения) систему бизнес-процессов/конкретного бизнес-процесса/систему взаимоотношений с внешней средой (модель «Как надо») для организации.

3. Критически оцените модель «Как есть» и предложите возможные организационно-штатные, технологические и иные способы повышения эффективности бизнес-процесса.

Задание № 6 (дополнительное).

1. Подберите материал об имеющихся программных продуктах в области моделирования бизнес-процессов

ООО «Династия».

Миссия ООО «Династия» – это внедрение в российскую медицинскую практику лучших методов лечения стоматологических заболеваний для улучшения качества жизни пациентов. Оказание пациентам комплексной высокотехнологичной стоматологической помощи на условиях партнерства и активного участия пациента в принятии решений, касающихся здоровья и благополучия с учетом интересов учредителей.