Важным и достаточно распространенным видом управленческой деятельности методистов является проведение совещаний и заседаний.
В связи с усложнением проблем организации управления руководителю становится все труднее находить правильное решение самому. Это можно сделать только с помощью коллективного разума, а поэтому в решении наиболее важных вопросов обязательное участие – коллектива компетентных людей.
Деловое совещание и заседание несет не только информационную нагрузку, но и позволяет эмоционально влиять на его участников, ведь участники – это будущие исполнители.
Особенности подготовки и цели совещаний и заседаний
Руководитель должен четко проанализировать:
- стоимость совещания;
- поведение участников совещания;
- ассертивность совещания (ассертивность - психологическое понятие, что предполагает осознание самого себя, уверенности в себе, осознание собственных потребностей и стремлений, которые не зависимы от других людей, радость собственного успеха, признание своего права на ошибку, притязания выполнения своих прав. Понятие, что является антагонизмом агрессивности и подчинения);
- подготовка совещания;
- проведение совещания;
- принятие групповых решений.
Цели:
- осознать роль совещаний в коллективном труде;
- усовершенствовать ход совещаний, организованных в школе;
- узнать методы, обеспечивающие успешное проведение совещания.
Осознать, что непосредственное собрание людей имеет смысл, когда в этом есть необходимость:
- в обмене информацией;
- в обнаружении мыслей;
- в анализе трудных ситуаций и проблем;
- в принятии решений по сложным вопросам.
Продумать наличие альтернативы проведению совещания:
- возможно принятие решений ответственным руководителем;
- возможно ли заменить совещание несколькими телефонными звонками или провести ее по селектору;
- возможность объединения совещания с другим мероприятием. Важно определить, нужно ли вам лично участвовать в совещании, которое проводится вне вашего предприятия:
- можно просто отказаться, ничего не потеряв;
- можно отправить своего представителя, который мог бы в итоге набраться опыта.
Можно сделать вывод:
- расходы на совещание можно считать оправданными только тогда, когда совещание было эффективным, то есть:
- дало понимание и достижение определенной Цели;
- на нем были приняты такие решения, которые бы не появились без него.
Вы убеждены, что принятие группового решения является действительно нужным для работников.
Главное – только после проработки вышеназванных требований руководитель должен четко определиться с типом совещания.
Классификация совещаний
Существует такая классификация совещания:
- Информационное – ознакомление с новыми директивными документами, предстоящими мероприятиями, изменением ситуации на рынке и тому подобное. Проводятся также обобщение сведений и изучение различных мнений на возникшие проблемы.
- Разъяснительное (инструктивное) – обсуждаются вопросы планирования отчетности, оперативной работы различных служб и тому подобное. Как правило, во время такого совещания руководство стремится убедить сотрудников в правильности выбранной хозяйственной политики и неизбежности шагов, предпринятых для достижения цели.
- Отчетное – отчеты о выполнении планов, отдельных поручений и тому подобное.
- Учебное (конференция) – ставит целью дать участникам необходимые знания и повысить их квалификацию.
- Проблемное – выработка методов решения существующих проблем .
Относительно форм непосредственного участия руководителя и участников совещания по классификации американских исследователей они делятся так:
- диктаторское – право проведения и голоса - только у руководителя. Другие участники в основном слушают и принимают к сведению информацию, что сообщается. Они могут только задавать вопросы. Как правило, на подобных заседаниях руководитель знакомит подчиненных с разнообразными официальными документами или со своими распоряжениями;
- автократическое – разновидность диктаторского. На ней руководитель задает вопросы и выслушивает всех участников совещания. Хоть и каждый может высказать свое мнение, все же большую часть времени остается пассивным;
- сегрегативное – сначала руководитель делает доклад, затем происходит обсуждение. Но в обсуждении принимают участие лишь несколько работников, которых определяет руководитель. Проведение таких совещаний характеризует руководителя как не совсем компетентного и не слишком добросовестного;
- дискуссионное – самое демократичное по своей структуре. Совещание становится полем свободного обмена мнениями и выработки общего решения. При этом «большинство людей имеет право свободно высказать свое видение проблемы, откровенно выступить против мнения руководителя;
- свободное («круглый стол») – не имеет четко сформулированной повестки дня, а иногда проводится и без председательствующего. Свободная совещание не принимает никаких решений, а сводится к обмену мнениями и происходит в форме беседы между большинством участников. Характерно для научных работников;
- диспетчерское – имеет целью выяснить ход выполнения работ, установить, кто виноват в недостатках, и наметить меры по их устранению;
- письменное совещание – ваше предложение по определенному вопросу печатается на одной половине листа и рассылка участникам совещания для ответа;
- совещания по селектору с успехом заменяют большинство традиционных совещаний.
Совещания и заседания стали неотъемлемой частью нашей жизни. Их проводят для решения производственных вопросов на предприятиях и в учреждениях, организациях. Сегодня совещание или заседание является одним из самых эффективных способов обсуждения актуальных вопросов и принятия решения во всех сферах общественной и политической жизни.
Вы можете заказать написание статьи по менеджменту для публикации на Студворк!
Комментарии