Для эффективного функционирования любой организации необходимо обеспечить надлежащую коммуникацию. Однако практика управления позволяет констатировать, что создание эффективной надежной системы обмена информацией, отвечающей требованиям полноты, достаточности, оперативности и гибкости, является одной из самых больших проблем в организациях.
Проблема внутренних коммуникаций
Для того чтобы было налажено взаимодействие всех видов коммуникаций, нужно применять такой комплекс мер как система внутренних коммуникаций.
Ведь каждый из этих видов не является идеальным. Как показывают исследования, эффективность горизонтальных коммуникационных связей приближается к 90%, в то время как вертикальных – только 20% (то есть лишь пятая часть информации). То есть, можно сделать вывод к организации поступает лишь малая доля информации от сотрудников.
Среди целей системы внутренних коммуникаций можно выделить следующие:
- организация эффективного руководства на всех уровнях;
- организация взаимосвязи между линейными и функциональными подразделениями;
- организация эффективной работы в коллективах подразделений, службах.
Идеальной моделью коммуникаций в организации является такая, когда все решения руководства доводятся до работников, а сами решения базируются на информации, поступающей из различных структурных подразделений при условии налаженных связей.
Вместе с созданием системы налаженных связей организация получает существенное уменьшение текучести кадров и корпоративные ценности. Это важно для организаций, имеющих территориально отдаленные подразделения.
Часто современные руководители пренебрегают налаживанием эффективных коммуникационных потоков внутри организации через занятость, собственное негативное отношение к коммуникационному взаимодействию, что негативно сказывается на имидже руководителя и процессе управляемости.
Некоторые зарубежные топ-менеджеры считают коммуникационное взаимодействие одним из сложных в организации, а неэффективные коммуникации – основной препятствием для успеха компании.
Пути совершенствования коммуникаций в организации
Для того чтобы построить эффективную систему коммуникации в организации нужно использовать все возможные ресурсы и каналы. Служба персонала должна заниматься своевременным информированием работников обо всех новостях, миссии, стратегии и целях организации. Для эффективных коммуникаций характерными должны быть ясность, простота, достоверность, что в целом будет способствовать их адекватному пониманию.
Учитывая невозможность эффективного функционирования коммуникационной системы без надлежащего управления ею, руководителям и менеджерам предприятия с целью формирования качественных коммуникационных систем нужно совершенствовать механизм управления на засадах определения целей и формирования управления системы коммуникаций. Ради совершенствования коммуникации в процессе управления на предприятии нужно:
- четко определить потребность в информации каждого структурного подразделения и кожного рабочего места,
- регулировать информационные потоки в соответствии с решаемыми задачами, должно происходить взаимодействие руководителей и подчиненных;
- организация эффективной системы обратной связи;
- внедрение системы сбора предложений; информационные сообщения администрации предприятия;
- использование современных информационных технологий.
Руководители высшего уровня должны постоянно придавать управленческой деятельности более организованный характер: совершенствовать планирование массовых организационных мероприятий, собраний, совещаний, встреч с подчиненными, руководителями других предприятий.
Усиление горизонтального взаимодействия в организации осуществляется за счет создания единой информационной системы, системы электронного обращения. Развитие горизонтальных связей дает возможность каждому работнику сформировать собственное беспристрастное представление о деятельности организации и этим самым помочь почувствовать собственную причастность к ее деятельности. Таким связям присуща большая точность в информации, потому что люди более открыты с теми работниками, которые имеют одинаковый статус, чем перед руководством.
Наиболее распространенной формой коммуникаций внутри организацией является общее собрание. Для того чтобы служба персонала смогла быстро реагировать на жалобы или предложения, нужно постоянно анализировать состояние работников (проводить анкетирование), обращать внимание на отношение к политике руководства.
Современные службы персонала успешно используют следующие формы коммуникаций внутри организации: информационные стенды, официальные сайты организации с подробной (исчерпывающей) информацией, «горячие линии» и т.д.
Особенно эффективным инструментом с точки зрения коммуникации считается регулярное проведение пресс-конференций с первыми лицами организации в формате вопрос-ответ, видео трансляции важных сборов.
Эффективное функционирование и управление организации невозможно без налаживания процесса коммуникаций. Они создают условия для раскрытия деловых и профессиональных качеств работников, способствуют созданию творческого потенциала. Эффективная система коммуникаций представляет собой синтез теории организации, структуры управления, теории коммуникаций. Если же действовать некомпетентно в одной из сфер - это повлияет на все остальные сферы.
Вы можете заказать написание статьи по менеджменту для публикации на Студворк!
Комментарии