Методы планирования рабочего дня и график работоспособности

Чтобы научиться оптимально планировать рабочее время, работнику следует четко определить, сколько времени необходимо выделить на выполнение дел, зависящих от определенных обстоятельств, а сколько его можно спланировать. Для этого необходимо составить свою формулу планирования времени, например, 70:20:10:

• 70% рабочего времени не планируется;
• 20% – это планируемое рабочее время;
• 10% – время на самообразование, самосовершенствование, саморазвитие.

Также рекомендуется использовать таблицы видов деятельности и затрат времени, а также составить топ-лист дневных препятствий.

Работа по самоменеджменту начинается с постановки профессиональной цели, объединяющей анализ и формирование личных целей. Постановка цели является процессом, связанным со временем, поскольку под влиянием различных факторов может потребовать уточнения или даже изменения. Следующим шагом является планирование, которое означает подготовку к реализации цели и упорядочение времени. Даже 10 минут, потраченные на такое планирование, в дальнейшем могут помочь работнику сэкономить до 2 часов рабочего времени.

Правила личного тайм-менеджмента

Специальные правила личного тайм-менеджмента:

• документировать потраченное время, при этом отмечать, как и на что оно было потрачено. Это помогает иметь четкое представление о затратах своего времени;
• сводить все задачи в единое целое - своеобразный план действий с учетом срока их реализации;
• придерживаться принципа РСП: регулярность-системность-последовательность;
• реалистичность планирования основывается на планировании лишь того объема работ, который можно при нормальном напряжении;
• ранжирование заданий по степени сложности.

В самоменеджменте одним из важнейших инструментов является органайзер или дневник времени, который одновременно является календарем и записной книжкой. Это надежный инструмент планирования, справочник и инструмент контроля.

Существует также много авторских методик для управления временем.

Методом ускоренного анализа по принципу Эйзенхауэра распределяются задачи, когда надо немедленно определить, какое из них является первоочередным. Используются такие критерии, как срочность и важность дела.

Тайм-менеджмент, самоменеджмент предполагает не только последовательную, целенаправленную и самостоятельную выработку навыков применения в повседневной практике методов работы, которые обеспечивают эффективное использование ресурсов.

Наиболее эффективные технологии производительного труда связываются с внедрением самоменеджмента и тайм-менеджмента.

Основаниями для этого могут быть, например: высокий уровень образованности подавляющей части работников (которые являются специалистами с высшим образованием), их влечение к самостоятельности, творчеству, готовности брать на себя ответственность. Самоменеджмент охватывает не только организацию работником личного труда, а предполагает внедрение новой философии управления кадрами, в которой выдающуюся роль играет личность работника.

Эффективное управление рабочим и личным временем позволяет работнику эффективно преодолеть все этапы успешного пути к цели, а именно:

1. решить, что он стремится достичь;
2. создать собственное видение успеха;
3. верить в то, что успех придет;
4. сосредоточиться на целях, что ведут к успеху;
5. не падать духом при неудачах.

График работоспособности

Показателем эффективного режима труда и отдыха является кривая работоспособности. Если она соответствует нормам, то режим труда более или менее правильный.

На деятельность работников предприятия, в частности, влияют биоритмы:

• физический (влияет на физическую силу и силу воли);
• эмоциональный (влияет на чувства, настроение, творческие силы);
• интеллектуальный (влияет на умственные способности, самообладание).

Работоспособность сотрудников предприятия меняется не только в течение рабочего дня, но и в течение рабочей недели.

В понедельник (после отдыха), особенно в первой половине дня, работоспособность является несколько заниженной по сравнению со средними недельными показателями, во вторник – в некоторой степени повышается, наибольшего уровня достигает в среду и четверг, а в пятницу она снова снижается из-за недельной перегрузки, в субботу и воскресенье работоспособность является минимальной. Поэтому самые сложные и ответственные задачи стоит планировать на те дни, когда его работоспособность является самой высокой, то есть на среду и четверг. Пик работоспособности, как правило, приходится на первую половину дня, когда желудок, поджелудочная железа, селезенка и сердце функционируют наиболее активно. Этот уровень в течение дня больше не достигается. Поэтому первоочередные задачи следует выполнять в начале дня. После обеда наступает спад продуктивности, который многие желают побороть с помощью кофе. В это время лучше не работать вопреки своему ритму. Лучше расслабиться с чашкой чая и используйте перерыв для социальных контактов и рутинной работы.

Главная идея менеджмента на основе графика работоспособности: не работать против естественного дневного ритма работоспособности, а использовать цикличность колебаний на свою пользу, увеличивая конечный результат. В точках перехода происходят изменения фаз биоритмов, и в это время могут произойти спонтанные нарушения нормальных физических функций, работоспособности, контроля над волей и разумом.

На Студворк вы можете заказать статью по менеджменту онлайн у профильных экспертов!