Современная действительность характеризуется высоким уровнем потребления товаров и услуг. Недаром в научный оборот был введен термин «общество потребления», согласно которому производство увеличивается большими темпами, люди желают больше зарабатывать и соответственно больше расходовать. Именно по этой причине, сегодня, стали весьма популярными различные сферы оказания услуг, в частности, гостиничный бизнес.
Деятельность любой коммерческой сферы сопровождается ведением соответствующей документации, требуемой действующим законодательством, а также в целях удовлетворения управленческих нужд руководства организации. На основании получения документально-аналитического подтверждения реальности текущих операционных показателей, финансовых результатов, выручки, объемов и т.д., менеджеры организаций корректируют векторы деятельности хозяйствующего субъекта.
Определение документации
Под современной документацией понимают совокупность документов материального и электронного характера, которые группируются в соответствии с критерием принадлежности к той или иной задаче, проекту, проблеме и т.д. Ведением процесса обмена документами, а также их хранением могут заниматься: бухгалтер, менеджер, администратор, кадровик и т.д. Ведением документации гостиничного предприятия могут заниматься бухгалтер и администратор, которые работают в режиме тесного взаимодействия.
Общая документация в гостиничной деятельности
Поскольку гостиница и отели работают в соответствии с действующим налоговым законодательством Российской Федерации, то в зависимости от варианта ведения налогового учета, организации обязаны формировать и сдавать в контролирующие органы по месту регистрации следующие документы: а) Бухгалтерская финансовая отчетность (бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о движении денежных средств и отчет об изменениях капитала); б) Налоговые декларации (НДС, прибыль, НДФЛ); в) отчеты в ЕСФ и т.д.
С целью удовлетворения управленческих нужд в гостинице могут формироваться: управленческий баланс, отчет об исполнении плана, отчет об изменении кредиторской или дебиторской задолженности, отчет об изменениях фонда заработной платы и т.д.
Специальная документация в гостиничной деятельности
Постановление Правительства РФ «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в РФ». Данное постановление четко прописывает перечень документов, который владельцы гостиниц должны хранить и обязаны предоставить по запросу посетителя. Среди таких документов можно выделить: Правила предоставления гостиничных услуг, карточка организации (адрес, время работы и т.д.); свидетельство о категории отеля; номер лицензии; ГОСТ, регулирующий деятельности гостиниц.
Разумеется, гостиницы должны в документальном виде предоставить информацию относительно стоимости номеров, бесплатных услуг, а также стоимости и содержании дополнительных платных услуг. Данный документ не имеет унифицированной формы, поэтому гостиницам разрешается формировать их в свободном формате.
С целью соблюдения мер общественной безопасности и недопущения возникновения фактора криминогенности, гостиницы обязаны вести учет заселяющихся гостей. Каждый гость обязан предоставить документ, удостоверяющий личность (паспорт, водительские права). Данные о посетителе вбиваются в общую базу и хранятся в ней.
Помимо прочего, посетители обязаны заполнять анкету, экземпляр которой передается в Министерство внутренних дел Российской Федерации.
Для иностранных гостей специальный журнал регистрации (форма 2-Г). Следует отметить, что заполнением анкет и журнала регистрации иностранных граждан занимается администратор.
Кроме вышеперечисленных форм, в гостиницах также ведутся кассовый отчет, карта гостя и счета 5-Г, 4-Г и 3-Г соответственно.
Резюмируя вышеизложенное можно сделать вывод о том, что документация в гостиничной деятельности представлена документами общего и специфичного характера. Большинство их них являются обязательными к ведению, поскольку представляют интерес для контролирующих органов и потребителей гостиничных услуг. К тому же, крупные гостиницы, сегодня, все активнее обращаются к управленческим отчетам и документам и целью получения оперативной информации о финансово-хозяйственной деятельности.
Вы можете заказать написание статьи по гостиничному делу для публикации на Студворк!
Тест по теме «Документация в гостиничной деятельности»
Комментарии