Документационное обеспечение управления итоговый тест 100 б Синергия

Ответы на итоговый тест "Документационное обеспечение управления". Сдано на 100 балов.

Ответы на 68 вопросов, вопросы в алфавитном порядке для удобства.

Вопросы на следующие темы:

• Введение в курс
• Тема 1. Современные документы и технология работы с документами
• Тема 2. Принципы организации документооборота на предприятии
• Тема 3. Автоматизация процессов документооборота
• Итоговая аттестация

… – это реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки и позволяющий идентифицировать владельца подписи

… – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

… – это сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник

… – это способность подтвердить личность пользователя

… – это средство для выработки электронной подписи

… - это средство для определения автора подписи и достоверности электронного документа

… – это элемент оформления документа

… документ – это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме

Аутентификация – это …

Бланки документов могут изготавливаться на стандартных листах бумаги формата …

В качестве количественной характеристики документооборота выступает … документооборота

В компании большой входящий документопоток, который включает документы, приходящие в организацию от вышестоящих организаций, от компаний партнеров, от клиентов. С документами работают руководитель организации, руководители подразделений и непосредственные исполнители. После регистрации документы направляются соответствующему сотруднику. Посоветуйте, каким образом распределить между ними поток входящих документов для обеспечения эффективности деятельности.

В компании сменился руководитель отдела продаж. Проанализировав ситуацию в отделе, он обнаружил, что документы о продажах хранятся неэффективно. Нельзя быстро найти нужный акт, счет, накладную или отчет за период. Вызвав ответственного сотрудника, новый руководитель отдела продаж отдал распоряжение систематизировать документы по содержанию, выделив две группы – первичные и вторичные (сводные) документы. Как должны быть систематизированы документы о продажах? Ответ аргументируйте.

В любой компании обязательно проводится контроль за исполнением документов. Существует два вида контроля: контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Имеется небольшая компания, в составе которой есть руководитель, секретарь и 15 исполнителей. Как в данном случае организовать контроль за исполнением документов? Поясните, что представляют собой контроль по существу и контроль за сроками исполнения?

В объеме документооборота следует учитывать …

В последнее время в компании сильно вырос объем документов. Чтобы повысить эффективность контроля исполнения документов, в компании был создан отдел контроля, в функции которого входит проведение текущего, предупредительного и итогового контроля. Какие разъяснения необходимо дать сотрудникам отдела о том, как проводится предупредительный и текущий контроль?

Вертикальный документопоток подразделяется на такие потоки, как …

Входящий документопоток любой организации составляют документы …

Длина ключа электронной подписи (по ГОСТу) равна …

Документооборот – это …

К основным видам срокового контроля относят … контроль

Каждый документ имеет маршрут движения в соответствии с бизнес-процессом, который он инициирует или в котором он участвует. Например, в системе DIRECTUM можно выбрать согласование документа по регламенту или отправить документ на свободное согласование. Сотрудник подготовил служебную записку на получение средств для закупки необходимых материалов. Предложите, какой вариант маршрута выбрать сотруднику в этом случае и поясните, почему.

Каждый документ можно разделить на три основные части, такие как …

Криптография предполагает наличие таких компонент, как …

Механизм разграничения доступа к данным и функциям системы – это …

Общий бланк – это …

Объем документооборота выражается общим количеством документов, … за определенный период времени

Определите последовательность операций в процессе распознавания и ввода данных в информационную систему:

Определите последовательность расположения элементов реквизита Адресант в бланке письма (сверху вниз, справа налево):

Определите последовательность этапов первичной обработки документов:

Основное правило подсчета документов при определении объема документооборота – это…

Основной структурной единицей форматированного документа при распознавании считается …документа

Официальный документ должен содержать обязательные реквизиты, такие как …

Период использования секретного ключа для подписания электронных документов определяется … ключа

По отношению к управленческому объекту выделяют такие документопотоки, как …

Под электронной подписью понимается …

Получение изображения документа включает в себя такие операции, как …

Получение изображения документа включает в себя такие операции, как …

Последовательность определенных операций (работ), совершаемых сотрудниками организации для решения какой-либо задачи в рамках деятельности организации, – это …

При проверке электронной подписи проверяющий должен иметь …

При согласовании по регламенту последовательность операций для согласования внутренних документов …

Распознавание документа в настоящее время осуществляется с помощью следующих систем распознавания текстов: OCR, ICR и OMR. OCR – это технология оптического распознавания печатных символов. ICR – это технология распознавания раздельных печатных символов, написанных от руки. OMR – это технология распознавания отметок. Организации используют данные технологии при приеме документов. Поясните, какую технологию использует государственная организация при приеме заявлений на получение паспорта.

Расположите мероприятия по созданию и использованию ключей для защиты цифровой подписи от несанкционированного использования в правильном порядке:

Расставьте в правильной последовательности операции в процессе подписания документа электронной подписью:

Регистрация документа – это …

Регистрация документов преследует определенные цели, такие как …

Система документации определяется как …

Система электронного документооборота, внедренная в компании, позволяет автоматизировать многие операции по обработки документов. Например, при поступлении электронного документа в компанию он должен быть зарегистрирован, для этого с документа считываются необходимые реквизиты и заносятся в регистрационную карточку автоматически. При этом система должна найти эти реквизиты на документе и распознать их. Поясните, какая технология применяется для обеспечения этих действий.

Соотнесите виды электронной подписи с процессом их формирования:

Существует два варианта расположения реквизитов на бланках организации, в частности, …

Существует два типа реквизитов, такие как …

Установите последовательность обработки внутренних документов:

Установите последовательность обработки входящих документов:

Установите последовательность обработки исходящих документов:

Установите соответствие между видами номенклатур и их определениями:

Установите соответствие между видами номенклатур и их определениями:

Установите соответствие между видами срокового контроля и их определениями:

Установите соответствие между входящими потоками документов и их составом:

Установите соответствие между классификационными типами документов и их описанием:

Установите соответствие между названиями систем электронного документооборота и их производителями:

Установите соответствие между названиями технологий распознавания текста и их назначением:

Установите соответствие между операциями и действиями, производимыми в процессе этих операций:

Установите соответствие между реквизитами документов и их характеристиками:

Установите соответствие между реквизитами документов и их характеристиками:

Установите соответствие между типами документов и основными процедурами их обработки:

Установите соответствие между форматом потребительских бумаги размерами страницы:

Установите соответствие понятий с их определений:

Электронная подпись (ЭП) – это …