Совершенствование организации документооборота в таможенных органах ( на примере отдела документационного обеспечения Самарской таможни)

Год написание 2023 год. Объем работы 75 стр.

Актуальность темы исследования. Делопроизводство и документооборот, неотъемлема часть производственных процессов внутри любой организации. Любая сделка, извещения, отчеты ,даже личные дела сотрудников создаются и перемещаются, внутри и вне организации.

Современный документооборот является важнейшим элементом организации работы таможенных органов и становится все более сложным с каждым годом. Неэффективность и медленность ручной обработки больших объемов документов приводит к потере времени, снижению качества работы таможенных органов и увеличению шансов на ошибки. В связи с этим совершенствование организации документооборота в таможенных органах посредством внедрения современных информационных технологий является важнейшим направлением оптимизации работы таможенных органов.

В таможенных органах управленческая деятельность связанна с постоянным обменом сведений в документированной форме. Являясь неотъемлемой обеспечивающей функцией процесса управления, делопроизводство занимает главенствующую роль в эффективности этого процесса, а значит, влияет на итоговые параметры функционирования таможенной деятельности.

Для повышения эффективности и сокращения времени обработки информации в таможенных органах, была введена система «электронный документооборот» которая в соответствии с приказом Приказ ФТС России от 09.10.2021 № 1556 позволяла перемещение документации в электронном формате, однако не реализовала себя в полном объеме. 

Данные факторы обуславливают актуальность выбранной темы и направления исследования, которое ориентировано на формирование рекомендаций по совершенствованию организации делопроизводства в отделах документационного обеспечения Самарской таможни.

Введение. 3

1. Теоретические основы формирования системы управления документооборотом 7

1.1. Сущность документооборота и его основные компоненты.. 7

1.2. Нормативно-правовое регулирование документооборота в таможенных органах 17

1.3. Организация системы управления документооборота. 28

2. Анализ документооборота в таможенных органах (на примере Самарской таможни) 28

2.1. Характеристика Самарской таможни. 33

2.2. Анализ документооборота в организации. 40

2.3. Проблемы системы документооборота в таможенных органах. 47

3. Разработка рекомендаций по совершенствованию системы управления документооборота. 47

3.1. Рекомендации по совершенствованию документооборота. 50

3.2. Оценка экономическойэффективности предложенных рекомендаций. 58

Заключение. 64

Список используемых источников. 66

 Степень изученности темы исследования. Проведено великое множество исследований, представляющие вовлеченность, изобилие информации, применительно к данной теме дипломной работы. Делопроизводство отражено в многочисленных трудах отечественных представителей, изучающих важные и значимые проблемы теории и практики. Это позволяет нам объективно изучить и проанализировать полученную информацию с различных сторон.

Научные деятели Е. Н. Филенко М. В. Ларина рассматривали совершенствование управленческих процессов посредством внедрения автоматизированной системы в документационном обеспечении таможенных органах. Они указывают на значимость электронного документооборота, уделяют внимание описанию программных средств, использовавшихся в таможенных органах. При этом в своих исследованиях освещают функции и задачи автоматизированных систем

В процессе написания выпускной̆ квалификационной̆ работы было много внимание уделено трудам, Е. А. Ракитиной, В. И. Тихонова, А. С. Ыскака. Специалисты исследуют появлениеэлектронного документа, устанавливают его взаимосвязь с бурным развитием информационных технологий.

К сожалению, в ходе проведенных исследований не была в полной мере разработана комплексная методическая основа для построения качественной и результативной системы организации делопроизводства и документооборота в таможенных органах. Исходя из этого, исследуемая тема в полном объёме не была изучена в рассматриваемом аспекте, вследствие чего нуждается в дальнейшем изучении, систематизации и анализе.

Главной и основной

проблемой исследования является противоречие между необходимостью совершенствования делопроизводства в единой системе таможенных органов и недостаточной разработанностью механизмов решения данной задачи. На практике анализ процессов работы показал, что сотрудники отдела тратят много времени на поиск и обработку документов. Кроме того, наличие большого количества бумажных документов приводит к тому, что поиск нужного документа может занять много времени. Вышеизложенные проблемы затрудняют работу отдела и могут приводить к задержкам в рассмотрении документов, а также к ошибкам в обработке информации.

Объектом исследования является делопроизводство в таможенных органах.

Предметом исследования является технология организации делопроизводства в таможенных органах.

На основании вышеизложенного, определена цель исследования, заключающаяся в разработке рекомендаций по совершенствованию делопроизводства в единой системе таможенных органов.

Достижение поставленной цели предполагает решение следующихзадач:

·                    изучить теоретические основы делопроизводства в таможенных органах;

·                    провести анализ практики ведения делопроизводства в таможенных органах (на примере отдела документационного обеспечения (ОДО) Самарской таможни;

·                    рассмотреть направления совершенствования документооборота в таможенных органах.

В качестве теоретико-методологической̆ основы исследования служат основные положения системного подхода, изложенного в исследованиях и научных трудах Л.Р.Фионова, Н.П.Плоткина, В.В.Пилипчук,, М.В. Стенюковаи др.

Для анализа практических данных в дипломной работе использовались следующие методы: анализа и синтеза, сравнения и сопоставления, графический, экономико-статистический, расчетно-конструктивный.

Эмпирическую базу исследования составили: ТК ЕАЭС, Конституция Российской Федерации постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации,приказы и распоряжения ФТС России, Центрального таможенного управления (ЦТУ) и Самарской таможни

Научно-практическая значимость исследования заключается в том, что полученные выводы могут быть использованы в управленческой деятельности таможенных органов, поскольку обосновывают необходимость проведения систематической модернизации документооборота с целью последующего совершенствования системы делопроизводства.

Структура дипломной работы состоит из введения, трех глав, заключения, списка источников и литературы, приложения.

1.               Проект Указа Президента РФ «О федеральной программе «Развитие государственной службы Российской Федерации (2023-2030 годы)» и плане мероприятий по развитию государственной службы Российской Федерации (2023-2030 годы)" // СПС «КонсультантПлюс» (дата обращения: 20 декабря 2022 г.).

2.               Приказ ФТС России Министерства финансов Российской Федерации от 19 мая 2021 г. N 418 «Об утверждении Положения о коллегии ФТС России» [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://www.alta.ru/tamdoc/21pr0418/

3.               Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ)

4. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 N 51-ФЗ(ред. от 03.08.2018) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2018)

5. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 26.01.1996 N 14-ФЗ(ред. от 29.07.2018) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2018)

6. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть третья) от 26.11.2001 N 146-ФЗ(ред. от 03.08.2018) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2018)

7. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть четвертая) от 18.12.2006 N 230-ФЗ (ред. от 23.05.2022)

4.               Таможенный кодекс Таможенного союза (приложение к Договору о Таможенном кодексе Таможенного союза, принятому Решением Межгосударственного Совета ЕврАзЭС на уровне глав государств от 27.11.2009 N 17) (ред. от 08.05.2015) // Собрание законодательства РФ, 13.12.2010, N 50, ст. 6615. Документ утрачивает силу с даты вступления в силу Договора о Таможенном кодексе Евразийского экономического союза от 11.04.2017.

5.               Договор о Таможенном кодексе Евразийского экономического союза (Подписан в г. Москве 11.04.2021) // Официальный сайт Евразийского экономического союза http://www.eaeunion.org/, 12.04.2017. Документ не вступил в силу. Главы государств - членов ЕАЭС заявили о намерении завершить выполнение внутригосударственных процедур в сроки, необходимые для вступления данного документа в силу с 1 января 2022 года.

6.               Федеральный закон Российской Федерации от 21.07.1997 №114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации» (в ред. от 22.12.2021 г. №431-ФЗ) // Собрание законодательства РФ. - 1997. - №30. - Ст. 3586.

7.               Федеральный закон Российской Федерации от 28.03.1998 №53-ФЗ «О воинской обязанности и воинской службе» (в ред. от 05.10.2022 г. №285-ФЗ) // СПС «КонсультантПлюс» (дата обращения: 05.06.2023 г.).

8.               Приказ ГТК РФ от 30.04.1999 № 268 «Об утверждении перечня соответствия должностей работников, замещающих должности сотрудников таможенных органов Российской Федерации // СПС «КонсультантПлюс» (дата обращения 05.06.2023 г.).

9.               Приказ ГТК РФ от 28.12.1999 № 930 «Об утверждении типовой формы трудового договора с работниками таможенных органов» // СПС «КонсультантПлюс» (дата обращения 05.06.2023 г.).

10.          Федеральный закон Российской Федерации от 25.07.2002 №113-ФЗ «Об альтернативной гражданской службе» (в ред. от 25.11.2013 г. №317-ФЗ) // Собрание законодательства РФ.- 2002. - №30. - Ст. 3030.

11.          Федеральный закон Российской Федерации от 27.05.2003 №58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации» (в ред. от 13.07.2015 г. №262-ФЗ) // СПС «КонсультантПлюс» (дата обращения: 05.06.2023).

12.          Приказ Минэкономразвития РФ от 05.07.2004 № 190 «Об организационных мероприятиях по преобразованию ГТК России в Федеральную таможенную службу» // СПС «КонсультантПлюс» (дата обращения: 05.06.2023).

13.          Распоряжение Правительства РФ от 01.02.2005 № 103-р (ред. от 27.12.2020) «О перечне федеральных государственных унитарных предприятий и федеральных государственных учреждений, находящихся в ведении ФТС России» // Собрание законодательства РФ. 07.02.2005. - № 6. - Ст. 481.

14.          Приказ ФТС России от 30.08.2007 № 1048 «Об организации работы по присвоению специальных званий гражданам, принятым на службу в таможенные органы Российской Федерации, и сотрудникам таможенных органов» // СПС «КонсультантПлюс» (дата обращения: 05.06.2023).

15.          Указ Президента РФ от 11.05.2006 N 473 (ред. от 24.09.2017) «Вопросы Федеральной таможенной службы» // Собрание законодательства РФ. 15.05.2006. - N 20. - Ст. 2162.

16.          Приказ Федеральной таможенной службы от 01.12.2008 №1504 «Об утверждении Положения о порядке заключения контракта о службе в таможенных органах Российской Федерации и типовой формы контракта о службе в таможенных органах Российской Федерации» (в ред. от 18 декабря 2013 г. №302) // Российская газета от 01 апреля 2009.

17.          Указ Президента РФ от 28.02.2011 № 243 «О присвоении специальных званий высшего начальствующего состава сотрудникам таможенных органов Российской Федерации» // СПС «КонсультантПлюс» (дата обращения: 05.06.2023).

18.          Приказ Росздравнадзора от 24.05.2011 №2876-Пр/11 «О создании комиссии по соблюдению требований к служебному поведению федеральной государственной гражданской службы по надзору в сфере здравоохранения и социального развития и урегулированию конфликта интересов» // Бюллетень нормативных актов Федеральных органов исполнительной власти. - 2011. - №30.

19.          Указ Президента РФ от 19.08.2011 № 1104 «Об утверждении перечня должностей высшего начальствующего состава в таможенных органах Российской Федерации и соответствующих этим должностям специальных званий» // Собрание законодательства РФ. 22.08.2011. - № 34. - Ст. 4952.

20.          Приказ ФТС России от 16.12.2011 № 2529 «О системе оплаты труда работников таможенных органов Российской Федерации и учреждений, находящихся в ведении ФТС России, установленной в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 05.08.2008 г. № 583» // Российская газета. 17.02.2012. - № 35.

21.          Приказ ФТС России от 14.11.2012 № 2315 «Об утверждении перечня должностей федеральной государственной гражданской службы, по которым предусматривается ротация федеральных государственных гражданских служащих таможенных органов Российской Федерации» // Российская газета. 01.02.2013. - № 21.

22.          Распоряжение Правительства РФ от 28.12.2012 N 2575-р (ред. от 15.04.2014) «О Стратегии развития таможенной службы Российской Федерации до 2020 года» // Собрание законодательства РФ. 14.01.2013. - N 2. - Ст. 109.

23.          Приказ МЧС России от 26.02.2013 №140 (с изм. на с изменениями на 04.02.2015 г.) «О размерах месячных окладов в соответствии с замещаемой должностью по нетиповым должностям сотрудников федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы» // СПС «КонсультантПлюс» (дата обращения: 05.06.2023).

24.          Приказ ФТС России от 10.04.2013 № 683 «Об утверждении Порядка присвоения квалификационных званий сотрудникам таможенных органов Российской Федерации» // Российская газета. 10.07.2013. - № 148.

25.          Указ Президента РФ от 01.02.2005 № 113 (ред. от 30.09.2013) «О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим» // Собрание законодательства РФ. 07.02.2005. - № 6. - Ст.440.

26.          Указ Президента РФ от 27.09.2005 № 1131 (ред. от 15.11.2013) «О квалификационных требованиях к стажу государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу работы по специальности для федеральных государственных гражданских служащих» // СПС «КонсультантПлюс» (дата обращения: 05.06.2023).

27.          Приказ ФТС России от 17.03.2014 № 464 «Об утверждении примерных должностных регламентов федеральных государственных гражданских служащих таможенных органов Российской Федерации и представительств таможенной службы Российской Федерации за рубежом» // 30.07.2014. - № 169.

28.          Приказ ФТС России от 27.03.2014 № 553 «Об утверждении Перечня должностей федеральной государственной гражданской службы в таможенных органах Российской Федерации, исполнение должностных обязанностей по которым связано с использованием сведений, составляющих государственную тайну, при назначении на которые конкурс может не проводиться» // Российская газета. 23.05.2014. - № 115.

29.          Приказ ФТС от 31.07.2012 № 1535 (ред. от 07.04.2014) «Об утверждении квалификационных требований к профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей по должностям федеральной государственной гражданской службы в центральном аппарате ФТС России, в представительствах таможенной службы Российской Федерации за рубежом и таможенных органах Российской Федерации» // Российская газета. 26.09.2012. - № 221.

30.          Указ Президента РФ от 12.05.2008 N 724 (ред. от 10.09.2014) «Вопросы системы и структуры федеральных органов исполнительной власти» // Собрание законодательства РФ. 19.05.2008. - N 20. - Ст. 2290.

31.          Приказ ФТС России от 22.09.2014 № 1841 «Об утверждении перечней должностей сотрудников старшего начальствующего состава, среднего начальствующего состава и младшего состава таможенных органов Российской Федерации, учреждений, находящихся в ведении ФТС России, и представительств (представителей) таможенной службы Российской Федерации в иностранных государствах, соответствующих им специальных званий и квалификационных требований» // Российская газета. 19.12.2014. - № 290.

32.          Федеральный закон Российской Федерации от 04.11.2014 №328-ФЗ г. «О внесении изменений в ст. 26.3 и 26.11 Федерального закона об общих принципах организации законодательных и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. - 2014. - №45. - Ст. 6138.

33.          Федеральный закон от 27.07.2004 № 79 (ред. от 31.12.2014) «О государственной гражданской службе Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. 02.08.2004. - № 31. - Ст. 3215.

34.          Договор о Евразийском экономическом союзе (в ред. от 08.05.2015) [Текст] : подписан в г. Астане 29 мая 2014 г. // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 2015. – № 8. – Ст. 1107.

35.          Федеральный закон от 13.07.2015 №262-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части уточнения видов государственной службы и признании утратившей силу части 19 статьи 323 Федерального закона "О таможенном регулировании в Российской Федерации» // СПС «КонсультантПлюс» (дата обращения: 05.06.2023).

36.          Решение Коллегии ЕЭК от 28.09.2022 № 135 «Об установлении ставок ввозных таможенных пошлин Единого таможенного тарифа Евразийского экономического союза в отношении отдельных видов товаров, ввозимых на таможенную территорию Евразийского экономического союза в целях обеспечения устойчивости экономик государств – членов Евразийского экономического союза» [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://www.alta.ru/tamdoc/22kr0135/

37.          Приказ Федерального агентства специального строительства от 09.08.2013 №278 «Об утверждении положения служебных проверок в отношении федеральных государственных гражданских служащих в федеральном агентстве специального строительства» (с Положением) (в ред. от 10 сентября 2014 №269) // Российская газета от 18.10. 2013 г. - №235.

38.          Буваева, Н. Э. Международное таможенное право : учебник для бакалавриата и магистратуры / Н. Э. Буваева, А. В. Зубач ; под общ. ред. А. В. Зубача. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : Издательство Юрайт, 2019. — 298 с.

39.          Геращенко, Г. П. Экономика таможенного дела : учебник и практикум для вузов / Г. П. Геращенко, В. Ю. Дианова, Е. Л. Андрейчук ; под ред. Г. П. Геращенко. — М. : Издательство Юрайт, 2019. — 234 с.

40.          Крюкова, Н. И. Квалификация и расследование преступлений в сфере таможенного дела / Н. И. Крюкова, Е. Н. Арестова. — М. : Издательство Юрайт, 2018. — 223 с.

41.          Лузина, Т. В. Организация делопроизводства в таможенных органах / Т. В. Лузина, С. С. Решетникова. — М. : Издательство Юрайт, 2018. — 273 с.

42.          Карагодин, В. П. Таможенная экспертиза : учебник и практикум для бакалавриата и специалитета / В. П. Карагодин, С. В. Золотова ; под ред. В. П. Карагодина. — М. : Издательство Юрайт, 2019. — 208 с.

43.          Крюкова, Н. И. Основы квалификации и расследования преступлений в сфере таможенного дела : учебник и практикум для вузов / Н. И. Крюкова, Е. Н. Арестова. — М. : Издательство Юрайт, 2019. — 221 с.

44.          Новикова, С. А. Таможенное дело : учебник для бакалавриата и магистратуры / С. А. Новикова. — М. : Издательство Юрайт, 2018. — 302 с.

45.          Основы таможенного дела : учебник для вузов / А. П. Джабиев [и др.] ; под общ. ред. А. П. Джабиева. — М. : Издательство Юрайт, 2018. — 392 с.

46.          Покровская, В. В. Таможенное дело в 2 ч. Часть 2 : учебник для академического бакалавриата / В. В. Покровская. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : Издательство Юрайт, 2019. — 344 с.

47.          Покровская, В. В. Таможенное дело в 2 ч. Часть 1 : учебник для академического бакалавриата / В. В. Покровская. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : Издательство Юрайт, 2019. — 298 с.

48.          Попова, Л. И. Товароведение и экспертиза в таможенном деле : учеб. пособие для вузов / Л. И. Попова. — 3-е изд. — М. : Издательство Юрайт, 2018. — 227 с.

49.          Прокушев, Е. Ф. Внешнеэкономическая деятельность : учебник и практикум для прикладного бакалавриата / Е. Ф. Прокушев, А. А. Костин ; под ред. Е. Ф. Прокушева. — 10-е изд., перераб. и доп. — М. : Издательство Юрайт, 2019. — 450 с.

50.          Сафоненков, П. Н. Производство по делам об административных правонарушениях, отнесенных к компетенции таможенных органов : учебник для вузов / П. Н. Сафоненков. — М. : Издательство Юрайт, 2018. — 251 с.

51.          Сидоров, В. Н. Таможенное право. Практикум : учеб. пособие для академического бакалавриата / В. Н. Сидоров. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : Издательство Юрайт, 2019. — 267 с.

52.          Староверова, К. О. Управление персоналом в таможенных органах : учебник и практикум для вузов / К. О. Староверова. — М. : Издательство Юрайт, 2018. — 240 с.

53.          Шашкина, А. Н. Таможенный контроль после выпуска товаров : практ. пособие / А. Н. Шашкина. — М. : Издательство Юрайт, 2018. — 130 с.