Microsoft Excel: секретные функции и лайфхаки для эффективной работы

Содержание

  1. 1. Основные секретные функции Excel
    1. 1.1. Условное форматирование
    2. 1.2. Функции ВПР и ГПР
    3. 1.3. Функция ВПР (Вертикальный поиск)
    4. 1.4. Функция ГПР (Горизонтальный поиск)
    5. 1.5. Примеры использования
  2. 2. Проверка данных
    1. 2.1. Основные шаги для настройки проверки:
    2. 2.2. Примеры использования 
  3. 3. Power Query
    1. 3.1. Основные шаги для работы с Power Query
  4. 4. Еще несколько полезных, но малоизвестных функций в Excel
  5. 5. Лайфхаки для продуктивной работы

📍Microsoft Excel —
один из самых популярных и мощных инструментов для работы с данными. Основные функции, такие как создание таблиц, использование формул и построение диаграмм, знакомы большинству пользователей. Эти базовые возможности позволяют решать широкий спектр задач, от ведения простых списков до сложных финансовых расчетов.

Но Excel скрывает множество секретных функций и лайфхаков, которые могут значительно упростить и ускорить работу. Цель этой статьи — познакомить вас с этими малоизвестными возможностями программы. Вы узнаете, как использовать Excel максимально эффективно, раскрывая его потенциал для решения даже самых сложных задач.

Основные секретные функции Excel

Условное форматирование

Условное форматирование —
это функция в MS Excel, которая позволяет автоматически изменять формат ячеек на основе заданных условий. Это инструмент для визуализации, который помогает выделить важную информацию и выявить тенденции или аномалии. 

Примеры использования

Выделение дублирующихся значений

  • Для быстрого поиска и выделения повторяющихся данных в документе используйте условное форматирование.
  • Выделите диапазон ячеек, выберите «Условное форматирование» -> «Правила выделения ячеек» -> «Повторяющиеся значения».
  • Excel автоматически выделит все повторяющиеся значения в выбранном диапазоне.

Создание цветовых шкал

  • Цветовые шкалы помогают визуально сравнивать значения в диапазоне.
  • Выделите данные, выберите «Условное форматирование» -> «Цветовые шкалы» и выберите нужную шкалу.
  • Ячейки будут окрашены в зависимости от их значений, что позволяет быстро оценить распределение.

Выделение верхних и нижних значений

  • Эта функция полезна для выделения самых высоких или самых низких значений в наборе данных.
  • Выберите диапазон ячеек, выберите «Условное форматирование» -> «Правила выделения ячеек» -> «Верхние/нижние значения» и укажите нужное количество верхних или нижних значений.
  • Excel выделит выбранные ячейки, помогая быстро идентифицировать экстремальные значения.

📌Создание значков 

  • Значки можно использовать для визуального обозначения различий в данных.
  • Выделите диапазон, выберите «Условное форматирование» -> «Наборы значков» и выберите набор значков, подходящий для ваших данных.
  • Ячейки будут помечены значками, что облегчает интерпретацию данных.

Функции ВПР и ГПР

Функции ВПР (VLOOKUP) и ГПР (HLOOKUP)
используются для поиска данных в таблицах. Эти функции позволяют быстро находить значения в одном столбце или строке и возвращать соответствующие данные из другого столбца или строки.

Функция ВПР (Вертикальный поиск)

Функция ВПР ищет значение в первом столбце заданного диапазона и возвращает значение из того же ряда, но из другого столбца. Синтаксис функции выглядит так:

excel

=ВПР(значение_для_поиска, таблица, номер_столбца, [точное_совпадение])

  • значение_для_поиска — значение, которое нужно найти в первом столбце.
  • таблица — диапазон ячеек, в котором производится поиск.
  • номер_столбца — номер столбца в диапазоне, из которого нужно вернуть значение.
  • точное_совпадение — необязательный аргумент. Если TRUE, функция ищет точное совпадение. Если FALSE или опущен, функция ищет приблизительное совпадение.

Функция ГПР (Горизонтальный поиск)

Функция ГПР работает аналогично ВПР, но ищет значение в первой строке диапазона и возвращает значение из того же столбца, но из другой строки. 

Синтаксис функции:

=ГПР(значение_для_поиска, таблица, номер_строки, [точное_совпадение])

  • значение_для_поиска — значение, которое нужно найти в первой строке.
  • таблица — диапазон ячеек, в котором производится поиск.
  • номер_строки — номер строки в диапазоне, из которой нужно вернуть значение.
  • точное_совпадение — необязательный аргумент. Если TRUE, функция ищет точное совпадение. Если FALSE или опущен, функция ищет приблизительное совпадение.

Примеры использования

Поиск цены продукта по коду

В документе с продуктами и ценами можно использовать ВПР, чтобы найти цену продукта по его коду.

Пример: =ВПР("A101", A2:C10, 3, FALSE) — функция ищет код «A101» в диапазоне A2 и возвращает значение из третьего столбца.

Поиск информации о сотруднике по идентификатору

Если у вас есть страница со списком сотрудников, можно использовать ВПР для поиска информации по идентификатору сотрудника.

Пример: =ВПР(12345, A2:E100, 4, FALSE) — функция ищет идентификатор «12345» и возвращает значение из четвертого столбца.

Проверка данных

Проверка данных
в Microsoft Excel позволяет установить ограничения на вводимые в ячейки значения, что помогает избежать ошибок и поддерживать целостность данных. Настроить правила проверки данных можно через вкладку «Данные» -> «Проверка данных».

Основные шаги для настройки проверки:

  1. Выделите ячейки или диапазон, для которых хотите установить правила.
  2. Перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Проверка данных» в группе «Работа с данными».
  3. В открывшемся окне можно задать различные правила:
  • Тип (целое число, десятичное число, дата, время, текст длиной и т.д.).
  • Условия (например, больше, меньше, между и т.д.).

Сообщения об ошибке и подсказки

  • Вкладка «Сообщение для ввода» позволяет добавить подсказку, которая появляется при выборе ячейки.
  • Вкладка «Сообщение об ошибке» позволяет настроить сообщение, которое будет отображаться при нарушении правил ввода.

Примеры использования 

Допустимые значения

Для ограничения ввода значений, например, от 100 до 999:

  • Выберите диапазон ячеек.
  • В окне проверки данных выберите тип «Целое число».
  • Установите условие «между» и введите минимальное значение «100» и максимальное значение «999».

Выпадающие списки

Для создания выпадающего списка с ограниченным набором значений:

  • Введите список значений, например, «Да, Нет», в отдельные ячейки на листе.
  • Выберите ячейки, где будет применен выпадающий список.
  • В окне проверки данных выберите тип «Список».
  • В поле «Источник» укажите диапазон ячеек со значениями списка (например, =$A$1:$A$2).

Power Query

Power Query в Microsoft Excel
помогает автоматизировать импорт и обработку данных. С его помощью можно легко находить, загружать, преобразовывать и объединять содержимое из разных источников.

Основные шаги для работы с Power Query

Подключение к источникам данных

  • Поддерживаются форматы данных: TXT, CSV, XML, JSON и другие.
  • На вкладке «Данные» выберите «Получить данные» и укажите источник.

Преобразование 

  • Очистка и изменение данных перед загрузкой в Excel.
  • Удаление пустых строк, изменение формата данных, объединение таблиц, редактор столбцов.

Объединение 

  • Слияние из разных источников для создания единых таблиц.
  • Использование функций «Объединение» и «Присоединение».

Обновление 

  • Данные обновляются одним кликом после настройки подключения и преобразований.
  • Полезно для регулярных отчетов с постоянно обновляющимися исходными данными.

Еще несколько полезных, но малоизвестных функций в Excel

Сводные таблицы

  • Суммирование, сортировка и анализ больших объемов данных.
  • Как использовать: Вкладка «Вставка» -> «Сводная таблица».

Текст по столбцам

  • Разделение текста в одной ячейке на несколько столбцов.
  • Как использовать: Вкладка «Данные» -> «Текст по столбцам».

Поиск и замена по формату

  • Замена содержимого ячеек с учетом формата.
  • Как использовать: Нажмите Ctrl+H, затем «Формат».

Запись макросов

  • Автоматизация повторяющихся задач.
  • Как использовать: Вкладка «Вид» -> «Макросы» -> «Запись макроса».

Функция XLOOKUP

  • Поиск значений в диапазоне с улучшенными возможностями.
  • Синтаксис: =XLOOKUP(значение_для_поиска, диапазон_поиска, диапазон_результатов)

Диаграммы спарклайн

  • Мини-графики внутри ячеек для наглядного представления данных.
  • Как использовать: Вкладка «Вставка» -> «Спарклайн».

Связанные таблицы (Power Pivot)

  • Работа с большим объемом информацим и объединение из разных источников.
  • Как использовать: Включите надстройку Power Pivot и используйте её функции.

Функция IFERROR

  • Обработка ошибок в формулах и замена их на более понятные значения.
  • Синтаксис: =IFERROR(формула, значение_если_ошибка)

Лайфхаки для продуктивной работы

  • Настройте панель для часто используемых функций. Нажмите «Файл» -> «Параметры» -> «Панель быстрого доступа» и добавьте нужные команды.
  • Настройте свои формулы для автоматизации расчетов и анализа данных. Используйте вкладку «Формулы» -> «Создать формулу».
  • Выделите диапазон строк или столбцов, затем нажмите «Данные» -> «Группа», чтобы скрыть или показать данные по необходимости.
  • Используйте функцию «Транспонировать» при вставке данных (копируйте диапазон, правой кнопкой мыши -> «Специальная вставка» -> «Транспонировать»).

  • Закрепите строки или столбцы с помощью функции «Закрепить области» для удобной навигации по большим таблицам.
  • Используйте Ctrl + Page Up / Page Down для переключения между листами.

Комментарии
10

Супер! Спасибо!

Отличная информация! Спасибо

Ой, в Экселе вообще очень много функций)) Но в них надо разбираться.

Спасибо, многого не знал.

Спасибо, очень полезная информация

Нам сейчас на работе (электросетевая компания) в добровольно-принудительном порядке Линукс Альт устанавливают, а с ним Либре Офис (импортозамещение знаете ли...). Насколько я понимаю данный процесс коснётся и ВУЗов. Полагаю на текущий момент становится актуальным изучать фишки по табличному редактору Calc и редактору формул Math.

Меня даже не это беспокоит. У меня с 2016 года огромная папка с работами по электроэнергетике: контрольные, курсовые, ВКР... Часть из них делалось на работе, на рабочем компьютере. Сейчас открываешь вордовский документ в Либре всё переехало: рамки криво, таблицы выезжают за границы листа, формулы (не все) стали картинками, надо их по новой перезабивать

Ааааааааааа!!!!! Бесит! Бесит редактор формул от Либры.

Я уж не говорю про Автокад (Нанокад) и Компас в Линукс Альт.

Извините, что не в тему. Крик души просто.

+

Это с первого взгляда кажется, да что там, программы одинаковые, сиди да пиши текст, функционал такой же.

Но при более детальной работе куча косяков выскакивает.

Понимаю. Когда я сдавала ЕГЭ, на компах был поставлен наш российский прототип экселя, но я не нашла там нужных удобных функций( А в либре совсем другая менюшка, в ворде привычней(

А зачем тогда использовать Либр?

Потому что на работе его установили в добровольно-принудительном порядке. А студенческие работы я пишу в том числе и на рабочем компьютере (время позволяет).

Последние статьи
  • Запускаем новый проект – Ворк24!

    Уважаемые пользователи!Долгое время Студворк являлся единственным крупным проектом нашей компании. Сегодня мы рады представить вам наш новый сервис – фриланс-биржу Ворк24.Почему мы решились на создание нового проекта?Удаленная работа окончательно закрепила за собой статус актуальной и доступной. Однако, в связи с санкционными ограничениями, многие зарубежные фриланс-биржи прекратили свою деятельность в РФ. Вывод средств с них существенно усложнился и многие специалисты потеряли источники стабильного заработка.Наш проект предлагает решение этих проблем. Ворк24 – это российский сервис, который объединяет заказчиков и исполнителей, создавая все условия для комфортной работы.Особенности и преимущества Ворк24Ворк24 – это фриланс-биржа широкого спектра для безопасного и удобного сотрудничества исполнителей и заказчиков из разных сфер деятельности. В роли заказчиков могут выступать как юридические, так и физические лица;В роли исполнителей только квалифицированные практики, имеющие подтвержденный опыт: маркетологи, дизайнеры, разработчики, юристы и другие специалисты, которые активно занимаются профессиональной деятельностью в своей сфере.Чем мы лучше российских аналогичных сервисов? Хороший вопрос, на который мы с уверенностью отвечаем:На нашем проекте пока еще низкая конкуренция среди исполнителей, что позволит опытным специалистам, не имеющим опыт фриланса, начать свой путь в этом направлении;Комиссия безопасной сделки в размере 5% для исполнителей – самая низкая по рынку (ниже не найдете, мы проверяли);Комиссия безопасной сделки для заказчиков – 0%.Будьте в числе первыхВорк24 будет полезен и вам, дорогие пользователи Студворк. Расскажем подробнее: На Ворк24 представлено много специальностей. Среди них есть те, что совпадают с вашими рабочими специальностями. В частности:Работа с текстом (копирайтинг и редактура);Инжиниринг (чертежи, схемы и сметы);Переводы (даже с самых сложных языков мира);Юридические услуги (правовое сопровождение, юридическая экспертиза и т.д.);Бухгалтерский и налоговый учет (для физлиц и юрлиц) и другие направления.Поэтому, добро пожаловать, дорогие авторы, ведь дополнительный источник дохода – это всегда прекрасно.Функционал Ворк24 практически идентичен тому, что уже реализован на Студворк. Ваша адаптация на новом сервисе будет максимально мягкой и безболезненной. Дизайн и внутренняя логика сайта во многом совпадают.Убедитесь в этом сами, начав работу на сервисе:В качестве заказчика;Или исполнителя. Но это ещё не всё. Мы дарим всем новым пользователям приветственный бонус в виде бесплатного PRO-аккаунта на месяц по промокоду “STUDWORK31”, чтобы ваше знакомство с платформой было еще более приятным.Желаем успехов в работе!P. S. Размещение и выполнение студенческих и школьных работ на Ворк24 запрещено.

  • Новые идеи — Сентябрь 2024

    Дорогие пользователи!Мы стремимся сделать Студворк сайтом, куда вам захочется возвращаться, где удобно работать и общаться с единомышленниками.Поделитесь своими идеями и предложениями по улучшению функционала в комментариях! Самые полезные идеи постараемся воплотить в жизнь в самое ближайшее время.

  • Технические работы — Сентябрь 2024

    Дорогие пользователи!Наш сайт постоянно совершенствуется благодаря вашим отзывам. Ваша обратная связь для нас невероятно важна – она помогает выявить ошибки и улучшить работу сервиса.Поделитесь своими замечаниями и предложениями в комментариях или воспользовавшись кнопкой «Что можно улучшить на сайте?». Благодаря вашим комментариям мы всегда будем в курсе всех недочетов и сможем сделать наш сервис еще лучше.Спасибо за активное участие в развитии сайта Студворк!

  • Как справиться с профессиональным выгоранием? И что делать, если всё-таки выгорел?

    Расскажем, как распознать признаки выгорания, избежать его, и какие шаги помогут восстановиться, если вы уже столкнулись с этим состоянием.

  • Коворкинг как место для удаленной работы: плюсы и минусы

    Что такое коворкинг, плюсы и минусы для удаленной работы. Узнайте, кому подходит такой формат и какие существуют альтернативы коворкингу.

Показать еще
Поможем написать учебную работу
Первые отклики уже через 10 минут
Гарантированные бесплатные доработки
Быстрое выполнение от 2 часов
Проверка работы на плагиат
Прямой эфир журнала
Показать ещё
Темы журнала
Показать ещё
Прямой эфир