Правила деловой переписки

Как поддерживать деловой этикет в переписке? Существуют ли какие-то специальные правила для общения с работодателями, заказчиками и клиентами? В нашей статье вы найдете ответы на эти вопросы!

Что такое деловая переписка

Деловая переписка — это формальный способ общения для обсуждения рабочих вопросов. Часто во время рабочего процесса всплывают срочные задачи: нужно внести правки или какой-то сотрудник забыл подготовить документы. Чтобы не портить отношения с окружающими и продуктивно выполнять задачи, нужно уметь поддерживать диалог с коллегами. В нашем материале разберемся, какие правила есть в деловой переписке.

Язык деловой переписки

Деловая переписка обладает своим особым языком. Чтобы сохранять настроение диалога, не переключаться на личности и не переходить к открытой конфронтации в случае споров, собеседники должны помнить о некоторых правилах.

Вежливость

Вежливость в деловой переписке — это не «уважаемые коллеги» и «извините за беспокойство», а забота об адресате. Ваше обращение к собеседнику должно быть четким и ясным. Кратко и понятно объясните коллеге, о чем конкретно вы его просите. Не стоит льстить собеседнику или пытаться свалить на него всю ответственность за работу.

Субординация

Не переходите на «ты» в своем письме и всегда соблюдайте субординацию независимо от своего положения. Это еще один способ проявить уважение к собеседнику. Если возникла спорная ситуация, не обвиняйте человека и не показывайте свое превосходство. Помните, что ваша задача — добиться желаемого, а не оскорбить сотрудника.

Идентификация

В своем письме обращайтесь к конкретному человеку. Не стоит делать групповые рассылки для решения рабочих вопросов. Если у вас есть правки или претензия, направьте ее нужному сотруднику. Обезличенные письма теряют свою важность и создают впечатление отписки или перенесенной ответственности.

Чистая речь

В письме старайтесь не использовать сокращения и жаргонизмы. Это сильно упрощает ваш язык и может придать негативную окраску сообщению. Цель письма — разобраться в проблеме, а не запутать человека, которому адресовано обращение.

Пунктуальность

Отвечайте на сообщения вовремя и не отправляйте их, когда рабочий день или дедлайны подходят к концу. Запоздалое письмо может разозлить собеседника, что сразу настроит его на негатив. Чтобы человек вошел в ваше положение и помог в решении вопроса, вы должны уважать чужое время.

Правила деловой переписки

Есть несколько правил деловой переписки, которые помогут вам составить корректное и понятное письмо.

Уважение к собеседнику

Уважение к собеседнику проявляется не только с помощью вежливых слов. Свое расположение вы можете показать еще при составлении письма:

• Тема. Всегда указывайте тему письма. Это поможет получателю быстро найти сообщение в своем почтовом ящике и легко вспомнить, какую задачу его попросили выполнить.
• Задачи. Для одного письма используйте только одну задачу. Такой подход будет наиболее продуктивным, а собеседник не запутается в свалившихся на него обязанностях.
• Дедлайны. Четко прописывайте сроки выполнения всех задач, чтобы не срывать дедлайны в дальнейшем. Не стоит юлить и пытаться сгладить углы. Задача в любом случае требует скорейшего выполнения, поэтому не пытайтесь это скрыть в своем письме.

Формулировка просьбы

Сформулируйте свою задачу так, чтобы уместить ее в нескольких предложениях. Не отнимайте время другого человека. Ваша цель — донести смысл до сотрудника как можно скорее, чтобы он мог быстро приступить к выполнению работы. Не стоит задавать риторические вопросы или извиняться за доставленные неудобства, это только увеличит недовольство сотрудника и отнимет время на бесполезные разговоры.

План письма

Чтобы ваше письмо было понятным, проработайте структуру текста. В письме должно быть:

• Тема;
• Приветствие;
• Основная суть письма: просьба или новая задача;
• Вопросы сотруднику: согласование этапов работы, дедлайнов и т.д.;
• Призыв к действию;
• Приложения: контакты, документы, ссылки и т.д.

Правила диалога с коллегами

Как выстраивать диалог с коллегами? Как добиваться своего, не нарушая личные границы собеседника? Вот несколько советов:

1. Будьте спокойны. Начиная диалог, не грубите и сохраняйте спокойный тон. Не стоит обвинять человека за ошибки или истерично просить исправить ваши. Собеседник пойдет вам навстречу, если вы спокойно объясните ситуацию и корректно опишете проблему.
2. Не давите на собеседника. Не давите на своих коллег. Это только усугубит положение или вызовет недовольство у адресата. Не заставляйте, а кратко объясните причины своего обращения, чтобы коллега помог исправить недочеты.
3. Предлагайте помощь. Если ошибка произошла по вашей вине, но отдуваться за нее придется вашему коллеге — предложите свою помощь. Это покажет ваше участие в проблеме и искреннее желание ее исправить. Сразу сообщите собеседнику, что вы можете сделать для улучшения ситуации.
4. Приложите четкое тз. Составьте четкий план действий, чтобы ваш коллега понимал, в каком направлении ему двигаться дальше. Обезличенное письмо с постановкой проблемы не поможет ее исправить, поэтому подробное техзадание сильно облегчит и ускорит процесс работы над ошибками.

Соблюдаете ли вы правила деловой переписки? Часто ли вы сталкивались с некорректными письмами в работе? Делитесь с нами своим опытом!