Тайм менеджмент Практическое задание 1-6

список вопросов в Оглавление

Тема 1. Формирование личной эффективности: направления повышения и навыки её развития

Задание 1

Составьте сочинение небольшого объёма – эссе на тему личной эффективности и путей её повышения.

Рекомендации по выполнению задания

Постарайтесь раскрыть не только суть проблемы, но и привести различные точки зрения, выразив собственный взгляд на основные вопросы:

-     Что вы вкладываете в понятие личной эффективности?

-     Какие критерии, параметры и навыки, по вашему мнению, определяют человека с точки зрения эффективности?

-     Какие направления развития человека позволят повысить его личную эффективность?

-     Что препятствует повышению личной эффективности и почему нам сложно впустить изменения в свою жизнь?

-     Постарайтесь оценить свою личную эффективность и определить пути и направления её повышения.

Требования к оформлению и содержанию эссе

1.   Шрифт – Times New Roman, Размер шрифта – 14 пт, междустрочный интервал – 1,5 строки, интервал между абзацами – 0 пт, отступ первой строки – 1,25 см.

2.   Выравнивание текста по ширине. Выравнивание заголовков по ширине с отступом первой строки – 1,25 см.

3.   Допускается наличие маркированных списков.

4.   Поля при оформлении текста: слева – 30 мм, вверху и внизу – 20 мм и справа – 15 мм.

5.   Страницы эссе должны иметь сквозную нумерацию. Расположение номера – в правом нижнем углу страницы. Первой страницей является титульный лист, на котором номер страницы не проставляется.

6.   Оформление ссылок – выдержек из научных изданий и статей – располагается в скобках после текста цитаты. В квадратных скобках указывается порядковый номер источника списка используемой литературы (например, [8]).

7.   Общий объем эссе 3–6 страниц.

8.   Эссе должно содержать:

-     титульный лист с указанием Ф. И. О. и группы;

-     основную содержательную часть, в которой вы раскрываете заявленную тему и сопутствующие вопросы, последовательно, логично, излагая собственную позицию по заявленной проблеме, с указанием элементов логики и доказательств, со ссылками на используемую литературу;

-     вывод о проделанной работе и указания перспективных направлений развития проблемы;

-     список используемой литературы, среди которой могут быть учебники, учебные пособия, монографии, научные статьи в периодических журналах, а также интернет-источники.

При выполнении эссе особенно приветствуется творческий подход к осмыслению заявленной темы. Важны способность аргументировать свои мысли, четкость и лаконичность изложения материала, а также доказательность и оригинальность постановки и решения рассматриваемой проблемы.

Тема 2. Ориентация на результат. Целеполагание

Задание 2.1

Просмотрите высказывания, приведенные ниже. В них описаны цели и мечты людей. Определите, где речь идёт о цели, а где о мечте.

1.   Я хочу найти хорошую работу.

2.   Я хочу сделать карьеру.

3.   Мне бы хотелось работать в должности проектного менеджера крупной IT-компании и зарабатывать $2000 в месяц.

4.   Я хочу стать лучшим в своём деле.

5.   Моя цель традиционна – я хочу построить кирпичный двухэтажный дом за городом до 20хх года, посадить одно дерево, желательно дуб, и вырастить сына.

6.   Со временем мне хотелось бы поехать в Европу на стажировку.

7.   Я хочу, чтобы мои дети мною гордились.

8.   Моя цель – здоровый образ жизни.

9.   Я планирую отдохнуть во Флоренции до 20хх года.

10. Я мечтаю научиться играть на гитаре.

11. Через три года я планирую завершить строительство дома.

12. В 20хх году я получу диплом MBA, если найду деньги на обучение.

13. Я планирую провести ближайший отпуск на Рижском взморье.

14. Хорошо было бы отдохнуть на Рижском взморье.

15. Наша организация помогает детским домам. В следующем году мы планируем профинансировать ремонт N-го детского дома и обеспечить его современным компьютерным оборудованием.

Рекомендации по выполнению задания 2.1

1.   Проанализируйте высказывания о целях и мечтах человека.

2.   Определите, где речь идёт о цели, а где о мечте.

3.   Распределите цели и мечты в соответствующие столбцы таблицы 1 (бланк выполнения задания 2.1).

4.   Объясните, почему вы распределили то или иное высказывание между первым и вторым столбцами таблицы 1, для этого заполните третий столбец таблицы 1 (бланк выполнения задания 2.1).

5.   Перенесите получившийся перечень высказываний о мечтах из второго столбца таблицы 1 в первый столбец таблицы 2 (бланк выполнения задания 2.1).

6.   Переформулируйте мечты, записанные в таблице 2, в цели, используя критерии SMART, и запишите их во второй столбец таблицы 2 (бланк выполнения задания 2.1).

Образец выполнения задания 2.1

Прочитайте высказывание, приведенное ниже. Определите, цель или мечта человека описана в этом высказывании:

– Я хочу завести собаку или кошку.

Тема 4. Система учета и контроля расходов времени, поиск его резервов

Задание 3

1.     Ознакомьтесь с фотографией рабочего времени менеджера, составленной с использованием техники хронометража и представленной в таблице 1.

2.     Распределите виды работ на категории, заполнив таблицу 2 (бланк выполнения задания 3).

3.     Определите «поглотителей» времени, возможные причины их появления. Предложите пути устранения временных потерь, вызванных «поглотителями», заполнив таблицу 3 (бланк выполнения задания 3).

4.     Посчитайте количество времени, потраченного эффективно и неэффективно.

5.     Предложите свои рекомендации по улучшению и организации рабочего дня менеджера. Посчитайте количество времени, выигранного от внедрения предложенных улучшений.

Тема 5. Правила и методы эффективного планирования и расстановки приоритетов

Задание 4.1

1.             Прочитайте текст задания 4.1 – рассуждения работника о предстоящем дне и план дня, который он составил.

2.             Проанализируйте размышления менеджера и его план, представленный в таблице 1. Какие ошибки он допустил в составлении плана?

3.             Проанализируйте, насколько точно был выполнен алгоритм планирования дня.

4.             Как бы вы составили этот план дня? Представьте в виде таблицы 2, заполнив бланк выполнения задания 4.1.

Текст задания 4.1

Сегодня предстоит трудный день! Уже в восемь часов утра в голове не утихают многочисленные задачи, запланированные на сегодня. Возможно, не хватит времени выполнить всё задуманное.

Нужно позвонить недовольному клиенту, которому доставили заказ с опозданием от запланированного срока. Узнать, какие есть вопросы и недовольства, попробовать урегулировать ситуацию и вновь завоевать его лояльность к нашей организации. Также необходимо разработать материалы об организации и подготовиться к выставке, открытие которой запланировано через неделю. А к сегодняшнему дню так и не готова презентация и текстовка для рекламной продукции. Да и нужно договориться с типографией об издании презентационных продуктов в виде календарей, листовок, буклетов, сувениров, плакатов. Во избежание типичной ситуации, когда печать рекламы происходит в последний день, а на выставке стоит незаполненная информационная стойка. Позор!

Назначив на час дня встречу с поставщиками, не обдумал, на чем поехать. Назначая встречу, забыл, что отдал в сервис свой автомобиль и до сих пор его не забрал. На чем же добираться? Заказать такси или поехать на автобусе?

Совсем вылетела из головы предстоящая презентация продукции, которая состоится сегодня в шесть вечера. Моя команда до сих пор не в курсе. Срочно нужно собрать всех и проинформировать о задачах презентации. Три недели в столе лежит написанный текст статьи для рекламного журнала. Давно пора её отредактировать. И, кстати, о столе: не мешало бы навести там порядок и разобрать все бумаги. Надоело искать нужный документ по полчаса в этом хаосе. И пора бы уже начинать ходить в спортзал, пожалуй, стоит сегодня посетить первое занятие! Но, наверно, не получится. Если еще взять во внимание, что в базу данных не внес большой объем информации по клиентам... А ведь это может негативно отразиться на возможной прибыли организации.

Поступил звонок от секретаря директора. Через полчаса назначено важное совещание. Надо распланировать задачи сегодняшнего дня, а то, возможно, часть задач попросту вылетят из памяти. 

Тема 5. Правила и методы эффективного планирования и расстановки приоритетов

Задание 5

Распределите дела из приведенного ниже списка по их приоритетности, важности и срочности, используя распределение задач по принципу построения матрицы Эйзенхауэра.

1.         Навести порядок на рабочем столе.

2.         Приготовиться к предстоящему завтра зачету.

3.         Посидеть в социальных сетях.

4.         Составить доклад по менеджменту, который необходимо сдать до конца следующего месяца.

5.         Сходить с друзьями в кафе.

6.         Позаниматься с репетитором по физике, т. к. через 3 месяца будут вступительные экзамены.

7.         Убраться в квартире.

8.         Позвонить сегодня ключевому покупателю.

9.         Закончить работу над отчетом (сдавать через три дня).

10.     Завтра поздравить бабушку с юбилеем.

11.     Начать заниматься на курсах иностранного языка для подготовки к поступлению в вуз в следующем году.

Рекомендации по выполнению задания 5

1.     Проанализируйте представленный в задании список задач.

2.     Распределите задачи по категориям согласно матрице Эйзенхауэра: A – категория срочных и важных задач; B – категория важных, но несрочных задач; С – категория срочных, но неважных задач; D – категория несрочных и неважных задач.

3.   Запишите распределённые задачи по категориям согласно матрице Эйзенхауэра в соответствующую ячейку таблицы 1 (бланк выполнения задания 5).

Тема 6. Развитие навыков эффективной коммуникации

Задание 6.1

Проанализируйте представленные ниже неверные коммуникативные утверждения и советы. Переформулируйте неправильные утверждения и советы, сформулировав из них верные правила общения и поведения в коммуникативном процессе.

1. Спорьте по каждому поводу, раздражайтесь, если вам что-то не нравится, этим вы показываете свою самостоятельность.

2. Не слушайте собеседника или слушайте фрагментарно, лишняя информация вам ни к чему.

3. Всегда отстаивайте свою точку зрения и учитывайте только собственное мнение, это важно для самоутверждения.

4. Пунктуальность утомительна, поэтому поступайте так, как вам удобнее.

5. В рабочем помещении говорите громко, чтобы всем было слышно. Неважно, будет это личный звонок по телефону или обсуждение делового вопроса с коллегой.

6. Прерывайте собеседника: всех не переслушаешь.

7. Никогда не признавайте свои ошибки. Зачем заниматься самокритикой?

8. Спокойно зевайте во время разговора с собеседником: пусть почувствует ваше отношение к его мнению.

9. Задавайте интимные вопросы своим коллегам: ведь интересно все обо всех знать.

10. Если очень нужно, то можно шептаться с кем-либо в присутствии других.

11. Раскачивайтесь на стуле, если нужно расслабиться.

12. Пользуйтесь духами с сильным запахом: это всем приятно.

13. При общении с людьми не стоит стараться управлять своими мыслями, говорите то, что думаете. Пусть даже это не всегда четко сформулированная мысль, главное, что вы быстро включаетесь в беседу или ответ.

14. С гневом выражайте своему собеседнику несогласие или недовольство в том или ином вопросе.

15. Старайтесь как можно больше шутить над собеседниками, не упуская эту возможность.

16. Ведите монолог, люди любят слушать.

17. При общении с собеседником не старайтесь задавать уточняющие и открытые вопросы, так собеседник быстрее отстанет от вас со своими историями.

18. Общаясь с людьми, исключите жестикуляцию и не выражайте эмоции через мимику. Такое поведение говорит о вашей некультурности и невоспитанности.

19. Всегда говорите людям то, что вы о них думаете, даже если это грубость, будьте смелым и прямолинейным.

20. Невежливо делать собеседнику комплименты, это не поможет вызвать у него положительные эмоции и отклик от коммуникации.

Рекомендации по выполнению задания 6.1

1.     Проанализируйте представленные в задании неверные коммуникативные утверждения.

2.     Переформулируйте неправильные утверждения, сформулировав из них правила общения и поведения в коммуникативном процессе.

3.     Сформулируйте правила общения и поведения в коммуникативном процессе и запишите получившиеся правила во второй столбец таблицы 1 (бланк выполнения задания 6.1).

Задание 6.2

Просмотрите представленные ниже утверждения, отражающие использование вами конкретных коммуникативных техник, навыков и приёмов. Присвойте выражениям значение «0» и «1». Данное упражнение позволит вам понять, насколько хорошо вы владеете коммуникативными техниками и навыками, а также позволит определить и заполнить пробелы в ваших коммуникативных навыках. Если одно из утверждений в вас не откликается и вы его не поддерживаете при коммуникациях, направьте усилия в сторону развития этого навыка (техники или приёма).

Перечень утверждений

1.   Я умею управлять звучанием голоса, и мне нравится мой голос.

2.   Я знаю типы собеседников и умею общаться с каждым типом собеседников.

3.   Я говорю без слов-паразитов.

4.   Я легко и грамотно формулирую мысли.

5.   Я знаю, что и как говорить в любой ситуации.

6.   Я могу работать с манипуляторами.

7.   Я знаю, как презентовать себя эффективно.

8.   Я знаю, как отстаивать свою точку зрения.

9.   Я знаю, как подать себя через коммуникацию.

10. Я легко знакомлюсь с незнакомыми людьми.

Рекомендации по выполнению задания 6.2

1.   Проанализируйте утверждения, представленные в первом столбце таблицы 2 (бланк выполнения задания 6.2).

2.   Присвойте выражениям баллы «0» и «1» и поместите их во второй столбец таблицы 2 (бланк выполнения задания 6.2).

Присвойте выражению балл «1», если это утверждение совпадает с вашим поведением и вы часто применяете его при общении и коммуникации с людьми.

Присвойте балл «0», если вы не знакомы с этим утверждением или в вашем поведении оно отражается крайне редко, вы не применяете его при общении и коммуникации с людьми.

3.   Подсчитайте сумму баллов, сложив все «1» из второго столбца таблицы 2 (бланк выполнения задания 6.2).

4.     Исходя из полученной суммы баллов, определите ваш уровень владения коммуникативными техниками и навыками по градации:

-     0–3 балла – вам следует формировать знания и коммуникативную технику. Вам следует более детально изучить тему эффективных коммуникаций и потренировать приёмы и техники коммуникативного взаимодействия;

-     от 4–6 баллов – у вас есть понимание коммуникативных техник. Вам следует стараться как можно чаще и больше применять эти техники в повседневной жизни с целью формирования навыка;

-     от 6–8 баллов – вы знакомы с техниками и успешно практикуете коммуникативные навыки в жизни и общении с людьми. Вам следует отточить существующие навыки и довести их до совершенства;

-     от 8–10 баллов – поздравляем, вы хороший собеседник, спикер или оратор. Но не стоит забывать, что навык коммуникации всегда стоит поддерживать на нужном уровне.