Практические работы в Microsoft Access по созданию базы данных Student

Выполнены практические работы в MS Access по созданию базы данных Student

Практическая работа 1 Тема: Создание таблиц в режиме конструктора. Создание форм. Вычисляемые поля в формах

Задание 1. Запустите Access. Создайте новую базу данных, присвойте ей имя Student и сохраните в своей папке.

Задание 2. В режиме конструктора (команда Создание/Таблицы/Конструктор) создайте макет таблицы, содержащей следующие поля. Код студента Фамилия Группа Экзамен 1 Экзамен 2 Экзамен 3 Имена полей задайте такие же, как в таблице. Задайте свойства полей: Код студента: тип счетчик, подпись поля №, индексированное, совпадения не допускаются. Фамилия: тип текстовый, размер поля 50, обязательное, без пустых строк, индексированное. Группа: тип текстовый, размер поля 7, подпись № Группы, маска ввода ЭиУ-999, обязательное, без пустых строк, индексированное, совпадения допускаются. Оценки (Экзамен 1, Экзамен 2, Экзамен 3) тип числовой (байтовый), подписями полей сделайте названия предметов, например, История, Физика или другие, условие на значение Between 2 and 5 (воспользуйтесь «Построителем выражений» ), сообщение об ошибке «Ошибка ввода оценки». Поле Код студента сделайте ключевым. Сохраните макет таблицы с именем Сессия и закройте ее.

Задание 3. Создайте форму с использованием мастера для ввода и редактирования данных в таблицу Сессия (отобразите все поля из таблицы). Назовите ее Сессия. Для вызова мастера используйте команду Создание/Формы/Другие формы/Мастер форм, в качестве источника данных укажите таблицу Сессия. Выберите тип формы Ленточная форма. Откройте форму и введите 8-10 записей, используйте 3 номера групп. Присвойте форме имя.

Задание 4. Выполните в этой форме операции, характерные для баз данных – сортировку и отбор записей. Откройте форму. 1. Сортировка записей. Сортировка выполняется по значению одного поля, активного в данный момент. Команда (Главная/Сортировка и фильтр). Выполните сортировку записей: - по фамилиям; - по номерам групп. 2. Отбор записей. Для отбора записей используются фильтры (команда Главная/Сортировка и фильтр/Дополнительно/Изменить фильтр). Для задания условий отбора можно использовать кнопку . Чтобы выполнить отбор или отменить условия отбора, используйте кнопку . Каждый результат отбора сохраните как форму с новым именем. Для этого используйте команду Кнопка Office/Сохранить как/Сохранить объект как. Выполните последовательно отбор: - всех студентов, которые учатся в одной группе; - по фамилии студента, учащегося в указанной группе (например, студента Петрова, который учится в 364 группе); - всех студентов, фамилии которых начинаются на какие-либо буквы («А» или «Б»), с использованием маски «*». 3. Отбор записей с использованием расширенного фильтра. Команда Главная/Сортировка и фильтр/Дополнительно/Расширенный фильтр позволяет выполнить отбор записей с использованием бланка фильтра. Каждый результат отбора сохраните как отчет. Для этого используйте команду Кнопка Office/Сохранить как/Сохранить объект как. Для записи условий отбора используется построитель выражений, вызываемый правой кнопкой мыши в области условия.

Задание 5. Вычисляемые поля форм. Вычисляемое поле не связано напрямую с конкретным полем таблицы, поэтому в таблице не хранится. В таком поле записывается выражение (формула), согласно которому вычисляется отображаемое полем значение. В этом выражении принимают участие имена полей таблицы. Создаются с использованием элемента Поле, взятого из панели элементов. Откройте форму в режиме конструктора и растяните в области данных формы рамку поля. Область имени поля удалите. В области Свободный введите формулу для вычисления средней оценки по всем предметам для каждого студента. На вкладке Данные в строке Данные вызовите Построитель выражения, который вызывается кнопкой . В окне Построителя выражений введите формулу для вычисления среднего значения. В свойствах макета задайте формат поля «Фиксированный» и точность вывода на экран два знака после запятой. В области заголовка формы растяните рамку Надпись и введите подпись поля «Средняя оценка». В область примечаний формы добавьте три итоговых вычисляемых поля, в которых определите средние оценки по каждому из предметов с использованием функции Avg() (группа Статистические) построителя выражений. Округлите до двух знаков после запятой. Добавьте подпись «Средний балл по предметам». Добавьте в форму вычисляемое поле, в котором будет найден процент стипендии, назначаемой студенту по итогам сессии. Задайте в нем отображение данных через выбор по условию функцией IIf() по следующему алгоритму: для среднего балла, равного 5, стипендия начисляется в размере 200%, для среднего балла, большего или равного 4 – в размере 100%, в остальных случаях она равна 0. Базовый размер стипендии примите равным 300 руб. В области заголовка формы добавьте подпись «Размер стипендии».

Практическая работа 2. Тема: Создание запросов в режиме конструктора. Запросы на выборку. Вычисляемые поля в запросах. Групповые операции

Задание 1. Запустите Access и откройте базу данных Student, созданную в Практической работе 1. Все запросы создавайте в режиме конструктора запросов.

Задание 2. Войдите в режим конструктора запросов (команда Создание/Другие/Конструктор запросов). Добавьте таблицу Сессия как источник данных. Включите в запрос все поля таблицы Сессия. Включите сортировку по фамилии и запустите запрос на выполнение (кнопка в панели инструментов). При сохранении задайте имя Макет запроса. В запросе будут отображены все данные исходной таблицы.

Задание 3. Создайте несколько запросов на выборку. Построение каждого нового запроса выполняется в конструкторе (как в пункте 2). Макет можно также многократно копировать, сохраняя каждый запрос с именем, отражающим содержание запроса. Задайте по очереди Условия отбора, указанные ниже, просмотрите результаты построенных запросов, и сохраните каждый из них под соответствующими именами. Итак, выберите последовательно: - студентов, фамилии которых начинаются на первые буквы алфавита, сохраните с именем Первые; - студентов, которые учатся в одной академической группе (например, Like 365), сохраните с именем Группа; - всех студентов, кроме тех, кто учится в одной из групп (например, Not 365), сохраните с именем Кроме группы.

Задание 4. Создайте запросы на выборку с использованием логических операций. Используйте копирование макета запроса, чтобы создать несколько запросов на выборку с наложением условий на поля оценок за экзамены. После отбора сохраните каждый запрос со своим именем. Итак, выберите последовательно: - студентов, учащихся только на отлично, сохраните с именем Отличники; - студентов, учащихся только на хорошо и отлично, сохраните с именем Четыре и пять; - студентов, имеющих хотя бы одну тройку, сохраните с именем Троечники.

Задание 5. Создайте запросы на выборку с параметром. В новых запросах выполните выборку по значению параметров: - по фамилии студента, сохраните с именем По фамилии; - по номеру группы, сохраните с именем По номеру. Обратите внимание, что при поиске с параметром используется точное соответствие значению параметра.

Задание 6. Создайте запрос с вычисляемыми полями. Макет запроса содержит все поля запроса, и дополнительно вычисляемые поля. - Создайте вычисляемое поле с названием Средний балл, в котором вычисляется средний балл каждого студента с округлением до одного знака. Поле создается с помощью Построителя выражений, который вызывается из контекстного меню в свободном столбце бланка запроса. Откройте окно свойств вычисляемого поля и укажите формат поля, число десятичных знаков и подпись поля. - Аналогично создайте вычисляемое поле с названием Итоговый балл, в котором вычисляется сумма баллов каждого студента. Сохраните запросы.

Задание 7. Групповые операции в запросах используются для подведения итогов по группам данных. Группировка включается кнопкой (Групповые операции), в панели инструментов конструктора запросов, при этом в бланке запроса появляется новая строка «Группировка». В ней нужно задать поля, по которым выполняется группировка, и функции, которые называются групповыми и используются для подведения итогов по группе данных. 7.1. Найдите средние оценки по предметам для каждой группы. В запрос должны быть включены поля Группа и Экзамен 1, Экзамен 2, Экзамен 3. Поле фамилии в этом запросе не нужно. Используйте группировку в поле Группа и групповую функцию Avg() во всех полях оценок. Сохраните запрос с именем Средние по группам. Откройте окно свойств вычисляемого поля и укажите формат поля, число десятичных знаков и подпись поля (см. выше). 7.2. Найдите средние оценки по предметам для всего контингента студентов. В этот запрос включите только поля оценок с группировкой функцией Avg() во всех полях оценок. Сохраните запрос именем Средние по предметам.

Практическая работа 3. Тема: Создание отчетов Access. Мастер отчетов. Работа с отчетом в режиме конструктора

Задание 1. Запустите Access и откройте базу данных Student, созданную ранее. Отчеты предназначены для отображения данных из таблиц и запросов базы данных в «бумажном» варианте. Отчеты похожи на формы, но отличаются тем, что позволяют легко выполнить группировку данных и подведение итогов.

Задание 2. Создание отчетов с использованием мастеров. На вкладке Отчеты выберите кнопку Создать, далее Мастер отчетов. Выберите источником данных таблицу Студенты. Выберите для включения в запрос все поля таблицы. Не добавляя уровни группировки, отсортируйте поля по возрастанию номера группы, затем по возрастанию фамилии Выберите макет Табличный, любой стиль, задайте имя Список студентов. Откройте отчет в режиме просмотра. Обратите внимание на содержание панели инструментов режима просмотра (она называется «Предварительный просмотр»). Войдите в режим конструктора отчетов, ознакомьтесь с содержанием бланка отчета и структурой отчета. Найдите области заголовков, примечаний, колонтитулов. Обратите внимание, что появилась панель элементов управления. Это означает, что инструменты конструктора отчетов такие же, как инструменты конструктора форм. Создание отчета аналогично созданию форм. В области заголовка располагается общий заголовок отчета, в верхнем колонтитуле – заголовки полей, которые будут повторены на каждой странице отчета. В области нижнего колонтитула – текущая дата и номера страниц отчета, они тоже будут повторены на каждой странице. Посмотрите, какого типа эти элементы. Для заголовков используется элемент Надпись, для отображения данных элемент Поле. Элемент Линия отделяет области отчета.

Задание 3. Группировка данных. В отчете Студенты записи о студентах должны быть сгруппированы по номерам групп. Для объединения записей в группы используется команда Сортировка и группировка Откройте отчет Список студентов в режиме конструктора. Используя команду Сортировка и группировка, добавьте в отчет область Заголовок группы для номеров групп, и задайте порядок сортировки по возрастанию. В отчете появилась область Заголовок группы. В эту область перенесите надпись Группа из верхнего колонтитула, и поле Группа из области данных. Отделите элементом Линия данные о различных группах. Отформатируйте отчет. Присвойте отчету заголовок «Результаты сессии», увеличьте размер шрифта до 12 пт. Сохраните отчет под именем Сессия. Просмотрите результат в режиме просмотра.

Задание 4. Нумерация записей в отчетах. Для нумерации записей внутри группы или по всему отчету, необходимо добавить в область данных отчета свободное Поле (свободное поле не связано с данными источника), и задать значения его свойства Данные равным формуле =1. Для свойства Сумма с накоплением нужно установить значение «Для группы», чтобы нумерация выполнялась в пределах группы. Если нужна сквозная нумерация по всему отчету, свойство Сумма с накоплением должно иметь значение «Для всего». Добавьте в отчет Студенты нумерацию в пределах группы. Просмотрите результат в режиме просмотра.

Задание 5. Использование Мастера отчетов для группировки данных в отчетах. Используйте Мастер отчетов для построения отчета на основе таблицы Сессия. Выберите для включения в запрос поля Группа, Фамилия и оценки за три экзамена. Добавьте уровень группировки (По группе), отсортируйте по возрастанию фамилии. Выберите макет Ступенчатый, любой Стиль, задайте имя Итоги сессии. Просмотрите результат в режиме просмотра.

Задание 6. Подведение итогов в отчетах. Для подведения итогов по группам используется команда Сортировка и группировка из меню Вид. В отчете Сессия записи о студентах уже сгруппированы по номерам групп. Добавьте в отчет область Примечание группы для номера группы. В область примечаний добавьте вычисляемые поля, чтобы вычислить средние значения оценок по предметам для каждой группы (функция Avg()). Добавьте Надпись «Средние по предметам». Отделите тонкой линией снизу данные о различных группах. Задайте формат данных Фиксированный, выведите результат с одним знаком после запятой. Сохраните отчет. Просмотрите результат в режиме просмотра.

Задание 7. Группировка данных и подведение итогов при создании отчетов с использованием мастера отчетов. Мастер может автоматически подвести итоги при группировке данных. Создайте новый отчет на данных таблицы Сессия. На шаге Сортировка нажмите кнопку Итоги… и подведите итоги как средние оценки по экзаменам. Покажите Только Итоги. Сохраните отчет с именем Итоги. Войдите в режим конструктор. Удалите поле, вычисляющее количество записей, текст надписи Avg замените на текст Среднее по предметам. Удалите поле Фамилия из области данных и надпись Фамилия из колонтитула. Сохраните отчет.