Выполнение работ по должности служащего "Архивариус" Практическое занятие 6

Задание 1. Решение ситуационной задачи о списке оборудования, необходимого для обеспечения приема документов в архив.

Решите задачу. Архивохранилище принимает ежегодно документы на хранение.

Вопросы: 1. Заполните итоговую запись акта приема-передачи дел на архивное хранение, указав, количество принимаемых единиц хранения.

2. Составьте список предметов, материалов и оборудования, необходимых для обеспечения данного вида работ (приема-передачи дел на архивное хранение).

Задание 2. Заполнение таблицы «Переплетение архивных документов». Заполните таблицу «Переплетение архивных документов», подробно пояснив каждый способ переплета, и указав, в каких случаях он применяется.

Задание 3. Работа с номенклатурой дел и определением дел на уничтожение. Внимательно изучите фрагмент номенклатуры дел.

Задание 4. Составление макета инструкции по транспортировке архивных документов для сопровождающего.

Составьте макет инструкции. В инструкцию внесите пункты:

1. Укладка и упаковка архивных документов при перемещении и транспортировке.

2. Средства для перемещения архивных документов внутри архива.

3. Особенности транспортировки на дальние расстояния (автотранспортом).

Для составления инструкции вы можете воспользоваться следующими нормативными актами:

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, пункт 15.3 https://docs.cntd.ru/document/564515322

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19 (ред. от 16.02.2009), пункт 2.11.11 http://archdelo.rusarchives.ru/rule/part/id/68

Задание 5. Решение ситуационной задачи о приобретении программного обеспечения.

Решите задачу. Вам, как архивариусу небольшой организации необходимо обосновать приобретение программного обеспечения (системы электронного архива и другое программное обеспечение на ваш выбор). Составьте смету на приобретение и служебную записку, обосновывающую ваш выбор (примерный макет сметы и записки приведен в задании).

Задание 6. Составление таблицы «Электронные средства обеспечения деятельности архивариуса».

Составьте таблицу «Электронные средства обеспечения деятельности архивариуса».

Задание 7. Оформление описи дел постоянного хранения.

Вам необходимо передать документы на постоянное хранение в архив.

В этих целях оформите опись дел постоянного хранения

№ 1. Опись дел № 1 дел постоянного хранения за 2003 год Управления культуры администрации г.Москвы, подчиняется Министерству культуры РФ, фонд № 165, утверждается начальником управления культуры администрации С.Н.Павловым, составлена архивистом управления Т.Н.Прохоровой.

№ 2. После составления описи вы передаете дела в архив. Сотрудник архива сверяет дела, внесенные в опись, и фактическое наличие дел, сопоставляя заголовки в описи и на обложках дел.

Соотнесите таблицу , куда внесена информация с обложек дел, с описью, которую вы составили. Выявите, какое из дел, заявленное в описи выше, отсутствует в наличии. Отразите этот факт в акте.

АКТ

В результате приема-передачи документов в архив по описи № 1 дел постоянного хранения за 2003 год Управления культуры администрации г.Москвы выявлено несоответствие. В описи значится ___(количество)__ дел, по факту в наличии имеется ___(количество)__ дел. Дело под заголовком «______________» отсутствует.

Организации, передающей дела на архивное хранение, следует провести розыск отсутствующего дела и установить причины.