Организация бездокументного секретарского обслуживания.

высший балл 25 из 25

Практическое занятие 2.

Практическое занятие № 2 (2 часа).

Тема: Организация бездокументного секретарского обслуживания.

Цель занятия – отработка умений, знаний и практических навыков по организации бездокументного секретарского обслуживания.

Задание 1 (максимальное количество баллов – 3 балла).

Вы секретарь руководителя крупной организации. Начинается ваш рабочий день. Вам необходимо заполнить отдельные части паспорта рабочего места секретаря. Заполните таблицу, впишите данные по своему усмотрению, опираясь на основные требования к рабочему месту секретаря. (Количество строк в таблице необходимо сделать по количеству пунктов, которые вы впишите).

№ п/п

Наименование вида оргтехники/канцтоваров

Количество/показатели

Мебель и оборудование

…

Количество

…

Количество

Технические средства (оргтехника)

…

Количество

…

Количество

Условия труда

Общая площадь

кв.м.

Рабочее освещение

Показатели

Температура в помещении

Показатели

Влажность в помещении

Показатели

Задание 2 (максимальное количество баллов – 3 балла).

Вместе с вами в приемной руководителя работает офис-менеджер. Раздается телефонный звонок, офис-менеджер берет трубку. Вы слышите разговор следующего содержания:

Офис-менеджер: Алло! Я слушаю.

Абонент: Куда я попала? С кем, простите, я говорю?

Офис-менеджер: А кого вам нужно?

Абонент: Это телефон 333-33-33?

Офис-менеджер: Да.

Абонент: Мне нужен главный бухгалтер.

Офис-менеджер: Ее нет.

Абонент: А где она?

Офис-менеджер: Не знаю. А что вам нужно? Кто ее спрашивает?

Абонент: Вас беспокоит главный экономист Банка. Мне нужно выяснить с главным бухгалтером важный вопрос, касающийся кредитов вашей фирмы.

Офис-менеджер: Но ее нет, и я не знаю, как вам помочь. (Первой кладет трубку).

Найдите ошибки, которые допустила офис-менеджер в разговоре с телефонным абонентом. Составьте новый диалог.

Задание 3 (максимальное количество баллов – 4 балла).

Ваш руководитель постоянно теряет важные документы, которые вы приносите ему на подпись. Из-за этого происходят сбои в работе, руководитель обвиняет вас в этих проблемах и пропажах. Какой выход из ситуации вы видите? Предложите решение проблемы.

Задание 4 (максимальное количество баллов – 3 балла).

Вы секретарь. Ваш руководитель в 12.00 должен начать прием посетителей. На часах уже 12:05, но вашего руководителя нет на месте. В это время он по телефону сообщает вам, что будет на месте только через 15 мин. Посетитель, которому назначена встреча у руководителя компании, ждет уже 5 мин. Опишите ваши действия в данной ситуации.

Задание 5 (максимальное количество баллов – 5 баллов).

Неожиданно на прием к вашему руководителю пришел очень важный, но не запланированный посетитель. Вы знаете, что Ваш начальник в данный момент занят беседой с другим человеком. Составьте диалог секретаря с посетителем и секретаря с руководителем.

Задание 6 (максимальное количество баллов – 4 балла).

Вы секретарь, вы подготовили приказ на предоставление отпуска сотруднику. Вам необходимо ознакомить сотрудника с приказом в течение рабочего дня. Для этого вы звоните сотруднику по внутреннему номеру телефона и приглашаете на ознакомление с приказом. Составьте телефонный диалог с сотрудником по данному вопросу.

Задание 7 (максимальное количество баллов – 3 балла).

В конце рабочего дня ваш руководитель улетает в командировку в соседний город. По дороге в аэропорт он Вам звонит и говорит, что попал в пробку по дороге в аэропорт и, скорее всего, не успеет на самолет. Какую помощь вы можете оказать руководителю в данной ситуации для решения проблемы? Опишите ваши действия в данной ситуации.