Организация секретарского обслуживания ТЕСТ 2 НСПК

Оценка96,67 из 100,00

Вопрос 1

Repondezsilvousplait означает

Выберите один ответ:

a. просьбу прийти с сопровождающим лицом

b. просьбу прийти в вечернем наряде

c. просьбу ответить на приглашение 

d. просьбу написать письмо

Вопрос 2

Авторитарный стиль руководителя

Выберите один ответ:

a. основывается на обсуждении проблемы, учете мнений и инициатив сотрудников («максимум демократии»).

b. проявляется в непредсказуемом переходе руководителя от одного стиля к другому (то авторитарный, то попустительский, то демократический, то вновь авторитарный и т. п.).

c. характеризуется, с одной стороны, «максимумом демократии» (все могут высказывать свои позиции, но реального учета, согласования позиций не проводится), а с другой – «минимумом контроля» (даже принятые решения не выполняются, нет контроля за их реализацией, все пушено на «самотек»).

d. характерно жесткое единоличное принятие руководителем всех решений («минимум демократии»), жесткий постоянный контроль за выполнением решений с угрозой наказания («максимум контроля»), отсутствие интереса к работнику как к личности. 

Вопрос 3

В чем заключается основная задача секретаря руководителя в работе с телефоном?

Выберите один ответ:

a. перенаправить звонок на компетентного сотрудника

b. освободить руководителя от вызовов, к нему не адресованных 

c. узнать предварительную информацию, чтобы подготовить руководителя к разговору

Вопрос 4

В чем заключается основная задача секретаря руководителя при организации приема посетителей? (отметьте несколько правильных ответов)

Выберите один или несколько ответов:

a. избавить руководителя от лишних приемов 

b. направить посетителя тому сотруднику, который занимается данными вопросами 

c. направить посетителя к заместителям руководителя

d. записать контактные данные посетителя

Вопрос 5

Верно ли утверждение «Секретарь не только упорядочивает рабочий день шефа, корректирует его планы, напоминает о чем-либо, составляет график мероприятий, посещений, но и «защищает» руководителя от нежелательных посетителей или ненужной ему информации. Кроме того, секретарь доводит распоряжения или поручения шефа до подчиненных»

Выберите один ответ:

a. не верно

b. верно 

Вопрос 6

Время проведения делового завтрака:

Выберите один ответ:

a. с 9 до 11 часов

b. с 10 до 13 часов

c. с 12 до 15 часов 

d. с 10 до 12 часов

Вопрос 7

Входит ли в обязанности секретаря оформление отчета о командировке?

Выберите один ответ:

a. нет

b. только по поручению руководителя

c. да 

Вопрос 8

Должно ли быть в плане рабочего дня секретаря руководителя резервное время? (отметьте несколько правильных ответов)

Выберите один или несколько ответов:

a. нет, если возникнет необходимость для выполнения внезапных заданий руководителя – один или несколько пунктов ежедневного плана секретаря можно отложить и перенести на следующий день

b. да, это поможет отвечать на телефонные звонки и встречать случайных посетителей 

c. да, это поможет выполнить внезапные задания руководителя, отвечать на телефонные звонки, встречать случайных посетителей 

d. нет, это поможет выполнить задания руководителя в срок

Вопрос 9

Если посетитель пришел без предварительной договоренности

Выберите один ответ:

a. секретарь вправе решать сам, доложить о нем руководителю или записать на другую дату приема. 

b. секретарь обязан записать на другую дату приема.

c. секретарь обязан доложить о нем.

d. секретарь не вправе решать сам, доложить о нем руководителю или записать на другую дату приема.

Вопрос 10

Если руководитель в силу сложившихся обстоятельств отменяет прием сотрудников или переносит его на другое время

Выберите один ответ:

a. секретарь должен оповестить записавшихся и предложить им явиться на прием в другое время или изложить свою просьбу письменно. 

b. секретарь может записать на прием в другое время.

c. сотрудник должен изложить свою просьбу письменно.

d. секретарь на свое усмотрение оповещает записавшихся о новом приеме в другое время

Вопрос 11

Как секретарь руководителя осуществляет планирование своего рабочего времени? (отметьте несколько правильных ответов)

Выберите один или несколько ответов:

a. исходя из приоритета задач, поставленных перед секретарем

b. исходя из сроков на решение задач, поставленных перед секретарем

c. исходя из важности и времени задач, стоящих перед руководителем 

d. исходя из сроков на решение задач, стоящих перед руководителем 

Вопрос 12

Какие документы оформляет секретарь руководителя при подготовке руководителя к командировке? (отметьте несколько правильных ответов)

Выберите один или несколько ответов:

a. приказ о командировке и командировочное удостоверение 

b. только программу командировки

c. программу командировки 

d. только командировочное удостоверение

Вопрос 13

Какие из нижеперечисленных выполняет секретарь руководителя, помогая планировать рабочее его время? (отметьте несколько правильных ответов)

Выберите один или несколько ответов:

a. осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия 

b. принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию 

c. подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя 

d. организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию

Вопрос 14

Какие мероприятия из нижеперечисленных секретарь запишет в первую очередь, составляя свой план конкретного рабочего дня? (отметьте несколько правильных ответов)

Выберите один или несколько ответов:

a. приведение в порядок рабочего места руководителя 

b. обзвон гостиниц для организации проживания участников совещания

c. подготовка к работе своего рабочего места 

d. доклад руководителю о текущих делах, уточнение его рабочего плана 

Вопрос 15

Когда секретарь руководителя обрабатывает и отправляет исходящую корреспонденцию и намечает новые мероприятия?

Выберите один ответ:

a. в середине дня

b. в начале дня

c. в конце дня 

Вопрос 16

На каком из приемов едят стоя

Выберите один ответ:

a. на ужине

b. на завтраке

c. на фуршете 

d. на обеде

Вопрос 17

Наиболее почетный тип прием

Выберите один ответ:

a. обед 

b. коктейль

c. завтрак

d. фуршет

Вопрос 18

Основное отличие приема «Коктейль» от приема «Фуршет» заключается:

Выберите один ответ:

a. в целях проведения

b. во времени проведения

c. в ассортименте блюд и напитков 

d. в количестве приглашенных

Вопрос 19

Отметьте правильное утверждение:

Выберите один ответ:

a. главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положения в организации, характер работы – это приказ на прием на работу

b. главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положения в организации, характер работы – это должностная инструкция 

c. главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положения в организации, характер работы – это учредительный договор

d. главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положения в организации, характер работы – это устав организации

Вопрос 20

Патриарх – как тип руководителя характеризуется

Выберите один ответ:

a. занимает место благодаря не знаниям и опыту, а связям.

b. авторитарен, постоянно компрометирует своих подчиненных в глазах окружающих, причиной чего могут быть одиночество, неуверенность в себе или излишняя требовательность.

c. профессионал, твердо уверен в том, что только он один знает все, и поэтому от подчиненных ожидает беспрекословного повиновения. 

d. отгораживается от окружающих секретаршей и непроходимыми дверями, неохотно делится информацией, даже нужной для дела, избегает контактов.

Вопрос 21

По правилам офисного этикета чай и кофе наливают в чашки

Выберите один ответ:

a. половина чашки,

b. 2/3 чашки

c. до краев чашки,

d. не доливая на 1 см до края чашки, 

Вопрос 22

По психологическим качествам выделяют вид руководителя «Аполон»

Выберите один ответ:

a. стремится к разработке и осуществлению глобальных стратегий, ориентирован на результат, чрезвычайно погружен в работу, не расслабляется и требует того же от подчиненных, не любит общаться с малоинтересными людьми.

b. гибок, мгновенно реагирует на ситуацию, успешно действует в условиях риска и опасности.

c. предпочитает неформальные отношения, стремится решать не только организационные, но и личные проблемы подчиненных, великодушен и дружелюбен 

d. пытается учесть все детали, надежен, склонен к бюрократизму и формализму, стремится к стабильности, консервативен, придерживается традиций, не любит риска.

Вопрос 23

По психологическим качествам выделяют вид руководителя «Этиметей»

Выберите один ответ:

a. пытается учесть все детали, надежен, склонен к бюрократизму и формализму, стремится к стабильности, консервативен, придерживается традиций, не любит риска. 

b. стремится к разработке и осуществлению глобальных стратегий, ориентирован на результат, чрезвычайно погружен в работу, не расслабляется и требует того же от подчиненных, не любит общаться с малоинтересными людьми.

c. предпочитает неформальные отношения, стремится решать не только организационные, но и личные проблемы подчиненных, великодушен и дружелюбен.

d. гибок, мгновенно реагирует на ситуацию, успешно действует в условиях риска и опасности.

Вопрос 24

При приеме работников других организаций -

Выберите один ответ:

a. после приветствия надо выяснить и записать: фамилию, имя, отчество; организацию, которую он представляет, и его должность; по какому вопросу; было ли назначено время приема. 

b. после приветствия надо выяснить и записать: фамилию, имя, отчество.

c. выяснить было ли назначено время приема.

d. выяснить по какому вопросу необходим прием.

Вопрос 25

Прием типа «Коктейль» начинается:

Выберите один ответ:

a. с 17 до 18 часов 

b. с 12 часов

c. с 15 до 17 часов

d. с 13 до 15 часов

Вопрос 26

С утра в день приема секретарь:

Выберите один ответ:

a. предоставляет руководителю основные и резервные списки посетителей, при необходимости уточняет их; представляет руководителю дополнительные материалы, имеющие отношение к данному приему; получает у руководителя дополнительные указания по обеспечению приема, при необходимости приглашает специалистов для участия в приеме; по окончательному списку приглашает посетителей на прием, указав точное время для приема и напомнив о необходимости принести нужные материалы.

b. предоставляет руководителю основные и резервные списки посетителей, при необходимости уточняет их; получает у руководителя дополнительные указания по обеспечению приема, при необходимости приглашает специалистов для участия в приеме.

c. предоставляет руководителю основные и резервные списки посетителей, при необходимости уточняет их.

d. предоставляет руководителю основные и резервные списки посетителей, при необходимости уточняет их; по окончательному списку приглашает посетителей на прием, указав точное время для приема и напомнив о необходимости принести нужные материалы. 

Вопрос 27

Секретарь должен обладать следующими качествами (отметьте несколько правильных ответов):

Выберите один или несколько ответов:

a. Секретарь должен следить за событиями в личной жизни руководителя, например, позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и т. д. 

b. Секретарь должен четко представлять свои обязанности и уровень компетенции при самостоятельном решении вопросов в отсутствии руководителя. Руководителю, в свою очередь, необходимо постоянно информировать секретаря о всех делах, чтобы он мог максимально помочь ему. 

c. постоянно информировать руководителя о всех своих делах

d. Хороший секретарь считает непреложной обязанностью проявлять тактичное внимание к руководителю и ненавязчивую заботу о нем. 

Вопрос 28

Секретарь должен обладать следующими качествами:

Выберите один ответ:

a. может обсуждать его с сотрудниками.

b. не должен допускать ошибок в любом документе, тем самым освобождая своего руководителя от необходимости проверять каждый документ. 

c. может критиковать шефа на людях

d. постоянно информировать руководителя о всех своих делах

Вопрос 29

Условно посетителей можно разделить на такие категории:

Выберите один ответ:

a. сотрудники своей фирмы по текущим вопросам; посетители, попавшие в офис по недоразумению.

b. сотрудники своей фирмы по текущим вопросам; представители других организаций.

c. посетители по личным вопросам; посетители, попавшие в офис по недоразумению.

d. сотрудники своей фирмы по текущим вопросам; представители других организаций; посетители по личным вопросам; посетители, попавшие в офис по недоразумению. 

Вопрос 30

Форма одежды для ужина

Выберите один ответ:

a. повседневная

b. не имеет значения

c. деловая

d. вечерняя 

Оценка96,67 из 100,00

Вопрос 1

Repondezsilvousplait означает

Выберите один ответ:

a. просьбу прийти с сопровождающим лицом

b. просьбу прийти в вечернем наряде

c. просьбу ответить на приглашение 

d. просьбу написать письмо

Вопрос 2

Авторитарный стиль руководителя

Выберите один ответ:

a. основывается на обсуждении проблемы, учете мнений и инициатив сотрудников («максимум демократии»).

b. проявляется в непредсказуемом переходе руководителя от одного стиля к другому (то авторитарный, то попустительский, то демократический, то вновь авторитарный и т. п.).

c. характеризуется, с одной стороны, «максимумом демократии» (все могут высказывать свои позиции, но реального учета, согласования позиций не проводится), а с другой – «минимумом контроля» (даже принятые решения не выполняются, нет контроля за их реализацией, все пушено на «самотек»).

d. характерно жесткое единоличное принятие руководителем всех решений («минимум демократии»), жесткий постоянный контроль за выполнением решений с угрозой наказания («максимум контроля»), отсутствие интереса к работнику как к личности. 

Вопрос 3

В чем заключается основная задача секретаря руководителя в работе с телефоном?

Выберите один ответ:

a. перенаправить звонок на компетентного сотрудника

b. освободить руководителя от вызовов, к нему не адресованных 

c. узнать предварительную информацию, чтобы подготовить руководителя к разговору

Вопрос 4

В чем заключается основная задача секретаря руководителя при организации приема посетителей? (отметьте несколько правильных ответов)

Выберите один или несколько ответов:

a. избавить руководителя от лишних приемов 

b. направить посетителя тому сотруднику, который занимается данными вопросами 

c. направить посетителя к заместителям руководителя

d. записать контактные данные посетителя

Вопрос 5

Верно ли утверждение «Секретарь не только упорядочивает рабочий день шефа, корректирует его планы, напоминает о чем-либо, составляет график мероприятий, посещений, но и «защищает» руководителя от нежелательных посетителей или ненужной ему информации. Кроме того, секретарь доводит распоряжения или поручения шефа до подчиненных»

Выберите один ответ:

a. не верно

b. верно 

Вопрос 6

Время проведения делового завтрака:

Выберите один ответ:

a. с 9 до 11 часов

b. с 10 до 13 часов

c. с 12 до 15 часов 

d. с 10 до 12 часов

Вопрос 7

Входит ли в обязанности секретаря оформление отчета о командировке?

Выберите один ответ:

a. нет

b. только по поручению руководителя

c. да 

Вопрос 8

Должно ли быть в плане рабочего дня секретаря руководителя резервное время? (отметьте несколько правильных ответов)

Выберите один или несколько ответов:

a. нет, если возникнет необходимость для выполнения внезапных заданий руководителя – один или несколько пунктов ежедневного плана секретаря можно отложить и перенести на следующий день

b. да, это поможет отвечать на телефонные звонки и встречать случайных посетителей 

c. да, это поможет выполнить внезапные задания руководителя, отвечать на телефонные звонки, встречать случайных посетителей 

d. нет, это поможет выполнить задания руководителя в срок

Вопрос 9

Если посетитель пришел без предварительной договоренности

Выберите один ответ:

a. секретарь вправе решать сам, доложить о нем руководителю или записать на другую дату приема. 

b. секретарь обязан записать на другую дату приема.

c. секретарь обязан доложить о нем.

d. секретарь не вправе решать сам, доложить о нем руководителю или записать на другую дату приема.

Вопрос 10

Если руководитель в силу сложившихся обстоятельств отменяет прием сотрудников или переносит его на другое время

Выберите один ответ:

a. секретарь должен оповестить записавшихся и предложить им явиться на прием в другое время или изложить свою просьбу письменно. 

b. секретарь может записать на прием в другое время.

c. сотрудник должен изложить свою просьбу письменно.

d. секретарь на свое усмотрение оповещает записавшихся о новом приеме в другое время

Вопрос 11

Как секретарь руководителя осуществляет планирование своего рабочего времени? (отметьте несколько правильных ответов)

Выберите один или несколько ответов:

a. исходя из приоритета задач, поставленных перед секретарем

b. исходя из сроков на решение задач, поставленных перед секретарем

c. исходя из важности и времени задач, стоящих перед руководителем 

d. исходя из сроков на решение задач, стоящих перед руководителем 

Вопрос 12

Какие документы оформляет секретарь руководителя при подготовке руководителя к командировке? (отметьте несколько правильных ответов)

Выберите один или несколько ответов:

a. приказ о командировке и командировочное удостоверение 

b. только программу командировки

c. программу командировки 

d. только командировочное удостоверение

Вопрос 13

Какие из нижеперечисленных выполняет секретарь руководителя, помогая планировать рабочее его время? (отметьте несколько правильных ответов)

Выберите один или несколько ответов:

a. осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия 

b. принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию 

c. подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя 

d. организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию

Вопрос 14

Какие мероприятия из нижеперечисленных секретарь запишет в первую очередь, составляя свой план конкретного рабочего дня? (отметьте несколько правильных ответов)

Выберите один или несколько ответов:

a. приведение в порядок рабочего места руководителя 

b. обзвон гостиниц для организации проживания участников совещания

c. подготовка к работе своего рабочего места 

d. доклад руководителю о текущих делах, уточнение его рабочего плана 

Вопрос 15

Когда секретарь руководителя обрабатывает и отправляет исходящую корреспонденцию и намечает новые мероприятия?

Выберите один ответ:

a. в середине дня

b. в начале дня

c. в конце дня 

Вопрос 16

На каком из приемов едят стоя

Выберите один ответ:

a. на ужине

b. на завтраке

c. на фуршете 

d. на обеде

Вопрос 17

Наиболее почетный тип прием

Выберите один ответ:

a. обед 

b. коктейль

c. завтрак

d. фуршет

Вопрос 18

Основное отличие приема «Коктейль» от приема «Фуршет» заключается:

Выберите один ответ:

a. в целях проведения

b. во времени проведения

c. в ассортименте блюд и напитков 

d. в количестве приглашенных

Вопрос 19

Отметьте правильное утверждение:

Выберите один ответ:

a. главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положения в организации, характер работы – это приказ на прием на работу

b. главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положения в организации, характер работы – это должностная инструкция 

c. главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положения в организации, характер работы – это учредительный договор

d. главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положения в организации, характер работы – это устав организации

Вопрос 20

Патриарх – как тип руководителя характеризуется

Выберите один ответ:

a. занимает место благодаря не знаниям и опыту, а связям.

b. авторитарен, постоянно компрометирует своих подчиненных в глазах окружающих, причиной чего могут быть одиночество, неуверенность в себе или излишняя требовательность.

c. профессионал, твердо уверен в том, что только он один знает все, и поэтому от подчиненных ожидает беспрекословного повиновения. 

d. отгораживается от окружающих секретаршей и непроходимыми дверями, неохотно делится информацией, даже нужной для дела, избегает контактов.

Вопрос 21

По правилам офисного этикета чай и кофе наливают в чашки

Выберите один ответ:

a. половина чашки,

b. 2/3 чашки

c. до краев чашки,

d. не доливая на 1 см до края чашки, 

Вопрос 22

По психологическим качествам выделяют вид руководителя «Аполон»

Выберите один ответ:

a. стремится к разработке и осуществлению глобальных стратегий, ориентирован на результат, чрезвычайно погружен в работу, не расслабляется и требует того же от подчиненных, не любит общаться с малоинтересными людьми.

b. гибок, мгновенно реагирует на ситуацию, успешно действует в условиях риска и опасности.

c. предпочитает неформальные отношения, стремится решать не только организационные, но и личные проблемы подчиненных, великодушен и дружелюбен 

d. пытается учесть все детали, надежен, склонен к бюрократизму и формализму, стремится к стабильности, консервативен, придерживается традиций, не любит риска.

Вопрос 23

По психологическим качествам выделяют вид руководителя «Этиметей»

Выберите один ответ:

a. пытается учесть все детали, надежен, склонен к бюрократизму и формализму, стремится к стабильности, консервативен, придерживается традиций, не любит риска. 

b. стремится к разработке и осуществлению глобальных стратегий, ориентирован на результат, чрезвычайно погружен в работу, не расслабляется и требует того же от подчиненных, не любит общаться с малоинтересными людьми.

c. предпочитает неформальные отношения, стремится решать не только организационные, но и личные проблемы подчиненных, великодушен и дружелюбен.

d. гибок, мгновенно реагирует на ситуацию, успешно действует в условиях риска и опасности.

Вопрос 24

При приеме работников других организаций -

Выберите один ответ:

a. после приветствия надо выяснить и записать: фамилию, имя, отчество; организацию, которую он представляет, и его должность; по какому вопросу; было ли назначено время приема. 

b. после приветствия надо выяснить и записать: фамилию, имя, отчество.

c. выяснить было ли назначено время приема.

d. выяснить по какому вопросу необходим прием.

Вопрос 25

Прием типа «Коктейль» начинается:

Выберите один ответ:

a. с 17 до 18 часов 

b. с 12 часов

c. с 15 до 17 часов

d. с 13 до 15 часов

Вопрос 26

С утра в день приема секретарь:

Выберите один ответ:

a. предоставляет руководителю основные и резервные списки посетителей, при необходимости уточняет их; представляет руководителю дополнительные материалы, имеющие отношение к данному приему; получает у руководителя дополнительные указания по обеспечению приема, при необходимости приглашает специалистов для участия в приеме; по окончательному списку приглашает посетителей на прием, указав точное время для приема и напомнив о необходимости принести нужные материалы.

b. предоставляет руководителю основные и резервные списки посетителей, при необходимости уточняет их; получает у руководителя дополнительные указания по обеспечению приема, при необходимости приглашает специалистов для участия в приеме.

c. предоставляет руководителю основные и резервные списки посетителей, при необходимости уточняет их.

d. предоставляет руководителю основные и резервные списки посетителей, при необходимости уточняет их; по окончательному списку приглашает посетителей на прием, указав точное время для приема и напомнив о необходимости принести нужные материалы. 

Вопрос 27

Секретарь должен обладать следующими качествами (отметьте несколько правильных ответов):

Выберите один или несколько ответов:

a. Секретарь должен следить за событиями в личной жизни руководителя, например, позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и т. д. 

b. Секретарь должен четко представлять свои обязанности и уровень компетенции при самостоятельном решении вопросов в отсутствии руководителя. Руководителю, в свою очередь, необходимо постоянно информировать секретаря о всех делах, чтобы он мог максимально помочь ему. 

c. постоянно информировать руководителя о всех своих делах

d. Хороший секретарь считает непреложной обязанностью проявлять тактичное внимание к руководителю и ненавязчивую заботу о нем. 

Вопрос 28

Секретарь должен обладать следующими качествами:

Выберите один ответ:

a. может обсуждать его с сотрудниками.

b. не должен допускать ошибок в любом документе, тем самым освобождая своего руководителя от необходимости проверять каждый документ. 

c. может критиковать шефа на людях

d. постоянно информировать руководителя о всех своих делах

Вопрос 29

Условно посетителей можно разделить на такие категории:

Выберите один ответ:

a. сотрудники своей фирмы по текущим вопросам; посетители, попавшие в офис по недоразумению.

b. сотрудники своей фирмы по текущим вопросам; представители других организаций.

c. посетители по личным вопросам; посетители, попавшие в офис по недоразумению.

d. сотрудники своей фирмы по текущим вопросам; представители других организаций; посетители по личным вопросам; посетители, попавшие в офис по недоразумению. 

Вопрос 30

Форма одежды для ужина

Выберите один ответ:

a. повседневная

b. не имеет значения

c. деловая

d. вечерняя