Современные информационные технологии в профессиональной деятельности

Выполнена работа по дисциплине "Современные информационные технологии в профессиональной деятельности"

Задания к теме 2. Создание шаблона, заполнение шаблона "Докладная записка" и слияние документов MS Word

Задание к теме 3. Современные информационные технологии в профессиональной деятельности

Задание к теме 6. Современные информационные технологии в профессиональной деятельности

Задания к теме 2

Задание 1 Создание шаблона «Докладная записка»

1. Выполните команду Файл / Создать...Новый документ

2. Выполните сохранение файла, указав в диалоговом окне Создать как… тип файла Шаблон Word под именем «Докладная записка».

4. Вставьте в документ таблицу, состоящую из трех столбцов и девяти строк.

5. Установите правую границу первого столбца на отметке 6 см и правую границу второго столбца на отметке 10 см.

6. Установите курсор в последнюю ячейку первой строки, в ленту добавьте вкладку «Разработчик».

7. На панели инструментов щелкните по кнопке «Текстовое поле». В документе появится серый прямоугольник.

8. Щелкните по кнопке «Свойства» в контекстном меню и заполните поля в диалоговом окне: в поле «Текст по умолчанию» напишите: Адресат; в поле со списком «Формат текста» выделите «Первая прописная»; щелкните по кнопке «Текст справки».

9. Установите курсор в текстовое поле окна и напишите текст: Укажите должность, фамилию и инициалы получателя в дательном падеже; нажмите кнопку «ОК».

10. Нажмите на клавишу «Табуляция» (курсор переместится во вторую ячейку первого столбца). На панели инструментов в группе «Стили» выберите «Заголовок 1». Включите функцию CapsLock, установите размер шрифта 12 и введите текст: докладная записка.

11. Перейдите к третьей ячейке первого столбца, на вкладке «Разработчик» выберите пункт «Поле». В открывшемся окне выберите Тип «Текущая дата».

12. С текущей позиции курсора вставьте два пробела, знак № и еще один пробел.

13. На панели инструментов щелкните по кнопке «Текстовое поле» (появится поле для ввода числа).

14. Перейдите к пятой ячейке первого столбца. На панели инструментов щелкните по кнопке «Текстовое поле» и по кнопке «Свойства».

15. Заполните поля в появившемся окне диалога: в поле «Текст по умолчанию» напишите: Заголовок записки; в поле со списком «Формат текста» выделите «Первая прописная»; щелкните по кнопке «Текст справки» и напишите в нем: Коротко напишите, о чем идет речь в записке – и нажмите кнопку «ОК».

16. Перейдите к седьмой ячейке первого столбца и объедините все ячейки седьмой строки в одну.

17. Выполните форматирование абзаца, в поле «Первая строка», выберите «Отступ» (параметры по умолчанию), нажмите кнопку «ОК».

18. Напишите в седьмой строке прописными буквами: «НАПИШИТЕ ТЕКСТ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ».

19. Установите курсор в девятую ячейку первого столбца. На панели инструментов щелкните по кнопке «Текстовое поле» и по кнопке «Свойства».

20. Заполните поля в появившемся окне диалога: в поле «Текст по умолчанию» напишите: Должность автора; в поле со списком «Формат текста» выделите «Первая прописная»; щелкните по кнопке «Текст справки» и напишите в нем: Должность автора – и нажмите кнопку «ОК».

21. Перейдите в девятую ячейку третьего столбца, вставьте текстовое поле и в тексте по умолчанию укажите: Расшифровка подписи.

22. Установите Параметры страницы со следующими значениями полей: верхнее и нижнее – 2 см; левое – 3,5 см; правое – 1 см.

23. Установите «Зеркальные поля».

24. Выделите таблицу. Установите для границ таблицы параметр «Нет».

25. Сохраните созданный шаблон щелчком по кнопке «Сохранить» и закройте шаблон.

Задание 2 Заполнение шаблона «Докладная записка»

1. Выполните команду Файл / Создать... (пользоваться кнопкой «Создать» на панели инструментов в данном случае нельзя!).

2. Выделите значок шаблона Докладная записка.dot, установите переключатель на пункт «документ» и нажмите кнопу «ОК».

3. Устанавливая курсор в каждое поле, заполните их «своими» данными (на имя декана вашего факультета, свои фамилию и инициалы, ее номер, заголовок придумайте сами).

4. Выделите мышью слова «Напишите текст докладной записки» и пишите прямо по выделению.

В режиме «предварительный просмотр» посмотрите, как будет выглядеть ваш документ.

6. Сохраните докладную записку (в формате документ Word).

Задание 3. Слияние документов в MS Word

1. Создайте на диске папку СлияниеФамилия_студента.

2. Создайте основной документ в текстовом процессоре MS Word. Примерная форма основного документа представлена ниже.

Оформите набранную форму по своему желанию (картинки, стили и т.п.)

3. Сохраните документ в папке СлияниеФамилия_студента под именем Сертификат

4. Создайте источник данных. Источник данных можно создавать в среде MS Word, MS Excel или MS Access, MS Outlook и т. д.. В нашем случае, это будет файл MS Word со списками сотрудников компании.

5. Откройте текстовый редактор MS Word, создайте таблицу следующего вида:

Фамилия

Имя

Дата рождения

Подарок

Афанасьева

Людмила

02.11.1970

Фотоаппарат

Белова

Ольга

20.12.1968

Швейная машинка

Гребёнкина

Нина

11.01.1980

Телевизор

Иванов

Александр

15.08.1982

Музыкальный центр

Перов

Владимир

05.06.1976

Компьютер

Сидоров

Никита

18.09.1974

Домашний кинотеатр

Тимофеев

Иван

22.02.1969

Телефон

6. Сохраните таблицу в папке СлияниеФамилия_студента под именем Владельцы.

7. Перейдите в документ Сертификат (основной документ).

• Подключите источник данных к основному документу. Для этого в файле Сертификат перейдите во вкладку Рассылки. Нажмите кнопку Выбрать получателей и выберите команду Использовать существующий список.
• В окне Выбор источника данных найдите файл источника данных (Владельцы). Далее дважды щелкните по значку файла источника данных (Владельцы) или выделите его и нажмите кнопку Открыть.
• В появившемся окне Выделить таблицу выберите таблицу, из которой будут извлекаться данные для слияния.
• Вставьте поля слияния в основной документ. Для этого: установите курсор в место основного документа, куда требуется вставить поле слияния, щелкните по стрелке кнопки Вставить поле слияния и выберите из списка вставляемое поле.
• Таким же образом вставьте в основной документ все необходимые поля слияния.
• Кроме полей слияния можно вставить в документ другие поля Word. Так, с помощью кнопки Правила можно вставить поле MERGEREC, в котором будет отображаться номер текущей записи данных. В нашем примере в поле MERGEREC, размещённом после фразы «Подарочный сертификат №» будет автоматически генерироваться номер сертификата.
• Основной документ готов к слиянию. Для удобства просмотра документа можно затенить поля слияния (кнопка Выделить поля слияния). Вместо наименований полей можно отобразить их значения (кнопка Просмотр результатов). Пользуясь кнопками Следующая запись, Предыдущая запись и полем Перейти к записи можно провести предварительный просмотр результата объединения документов.
• Выполните затенение полей и предварительный просмотр составного документа.
• Отмените выделение полей слияния.
• Выполните слияние в новый документ. Для этого: нажмите кнопку Найти и объединить и выберите команду Изменить отдельные документы
• В окне Составные новые документы выберите записи источника данных, которые следует использовать для слияния. Выбираем Все.
• Результатом слияния будет новый документ, который содержит текст основного документа со значениями полей из источника данных. Текст основного документа повторяется столько раз, сколько записей было выбрано для слияния. Каждый фрагмент документа заканчивается разрывом раздела.
• Полученный документ можно напечатать и/или сохранить для дальнейшего использования.
• Сохраните составной документ в папке СлияниеФамилия_студента под именем Пакет.

Задания к теме 3

Задание 1. Создание базы данных в Excel

Сформировать клиентскую базу данных. За несколько лет работы у компании появилось несколько десятков постоянных клиентов. Необходимо отслеживать сроки договоров, направления сотрудничества. Знать контактных лиц, данные для связи и т.п.

Для создания базы данных клиентов в Excel:

1.    Вводим названия полей БД (заголовки столбцов).

2.    Вводим данные в поля БД. Следим за форматом ячеек. Если числа – то числа во всем столбце. Данные вводятся так же, как и в обычной таблице. Если данные в какой-то ячейке – итог действий со значениями других ячеек, то заносим формулу.

3.    Чтобы пользоваться БД, обращаемся к инструментам вкладки «Данные».

4.    Присвоим БД имя. Выделяем диапазон с данными – от первой ячейки до последней. Правая кнопка мыши – имя диапазона. Даем любое имя. В примере – БД1. Проверяем, чтобы диапазон был правильным.

Основная работа – внесение информации в БД – выполнена. Чтобы этой информацией было удобно пользоваться, необходимо выделить нужное, отфильтровать, отсортировать данные.

Задание 2. Осуществление поиска данных в базе, их упорядочение.

Для этой цели подойдет инструмент «Сортировка».

1.    Выделяем тот диапазон, который нужно отсортировать. Для целей нашей выдуманной компании – столбец «Дата заключения договора». Вызываем инструмент «Сортировка».

2.    При нажатии система предлагает автоматически расширить выделенный диапазон. Соглашаемся. Если мы отсортируем данные только одного столбца, остальные оставим на месте, то информация станет неправильной. Открывается меню, где мы должны выбрать параметры и значения сортировки.

Данные в таблице распределились по сроку заключения договора.

Теперь менеджер видит, с кем пора перезаключить договор. А с какими компаниями продолжаем сотрудничество.

БД в процессе деятельности фирмы разрастается до невероятных размеров. Найти нужную информацию становится все сложнее. Чтобы отыскать конкретный текст или цифры, можно воспользоваться одним из следующих способов:

1.    Одновременным нажатием кнопок Ctrl + F или Shift + F5. Появится окно поиска «Найти и заменить».

2.    Функцией «Найти и выделить» («биноклем») в главном меню.

Посредством фильтрации данных программа прячет всю не интересующую пользователя информацию. Данные остаются в таблице, но невидимы. В любой момент их можно восстановить.

В программе Excel чаще всего применяются 2 фильтра:

• Автофильтр;
• фильтр по выделенному диапазону.

Автофильтр предлагает пользователю выбрать параметр фильтрации из готового списка.

1.    На вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Фильтр».

2.    После нажатия в шапке таблицы появляются стрелки вниз. Они сигнализируют о включении «Автофильтра».

3.    Чтобы выбрать значение фильтра, щелкаем по стрелке нужного столбца. В раскрывающемся списке появляется все содержимое поля. Если хотим спрятать какие-то элементы, сбрасываем птички напротив их.

4.    Жмем «ОК». В примере мы скроем клиентов, с которыми заключали договоры в прошлом и текущем году.

5.    Чтобы задать условие для фильтрации поля типа «больше», «меньше», «равно» и т.п. числа, в списке фильтра нужно выбрать команду «Числовые фильтры».

6.    Если мы хотим видеть в таблице клиентов, с которыми заключили договор на 3 и более лет, вводим соответствующие значения в меню пользовательского автофильтра.

Оставьте в таблице только те компании, которые работают в Беларуси.

1.    Выделяем те данные, информация о которых должна остаться в базе видной. В нашем случае находим в столбце страна – «РБ». Щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши.

2.    Выполняем последовательно команду: «фильтр – фильтр по значению выделенной ячейки».

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

Если в БД содержится финансовая информация, можно найти сумму по разным параметрам:

- сумма (суммировать данные);

- счет (подсчитать число ячеек с числовыми данными);

- среднее значение (подсчитать среднее арифметическое);

- максимальные и минимальные значения в выделенном диапазоне;

- произведение (результат умножения данных);

- стандартное отклонение и дисперсия по выборке.

1.    Выделить диапазон БД. Переходим на вкладку «Данные» - «Промежуточные итоги».

2.    В открывшемся диалоге выбираем параметры вычислений.

Инструменты на вкладке «Данные» позволяют сегментировать БД. Сгруппировать информацию с точки зрения актуальности для целей фирмы. Выделение групп покупателей услуг и товаров поможет маркетинговому продвижению продукта.

Задания к теме 6

В операционной системе Windows или Linux создать сайт с использованием языка разметки текста HTML в простейшем текстовом редакторе Блокнот. Сайт "Компьютер" должен содержать начальную страницу и страницы "Программы", "Словарь" и "Анкета". Сохранить их в файлах с именами index.htm, software.htm, glossary.htm и anketa.htm в папке сайта.

Начальная страница сайта. Создадим начальную страницу Web-сайта "Компьютер".

1. В операционной системе Windows или Linux запустить простейший текстовой редактор Блокнот.

2. Ввести тэги, определяющие структуру Web-страницы.

    Ввести заголовок Web-страницы: "Компьютер".

    Ввести заголовок текста, отображаемый в браузере: "Всё о компьютере"

  <HTML>

   <HEAD>

   <TITLE>Компьютер</TITLE>

   </HEAD>

   <BODY>

   Всё о компьютере

   </BODY>

   </HTML>

   Просмотреть получившуюся Web-страницу в браузере.

  На начальной страницу сайта обычно размещается текст, кратко описывающий его содержание. Поместим на начальную страницу текст, разбитый на абзацы с различным выравниванием.

3. <P ALIGN="left">На этом сайте вы сможете получить различную информацию о компьютере, его программном обеспечении и ценах на компьютерные комплектующие. </P>

   <P ALIGN="right">Терминологический словарь познакомит вас с компьютерными терминами, а также вы сможете заполнить анкету.</P>

  Пусть начальная страница сайта "Компьютер" будет содержать центрированный крупный заголовок синего цвета, отделенный горизонтальной линией от двух по-разному выровненных абзацев.

4. <FONT COLOR="blue">

    <H1 ALIGN="center">

    Всё о компьютере

    </H1>

    </FONT>

    <HR>

    <P ALIGN="left">На этом сайте...</P>

    <P ALIGN="right">Терминологический словарь...</P>

  На начальной странице сайта "Компьютер" логично разместить изображение компьютера.

5. Для того чтобы рисунок располагался по правому краю текста, тэг вставки изображения должен принять следующий вид:

    <IMG SRC="computer.gif" ALIGN="right">

Создадим папку сайта "Компьютер" и добавим в сайт пустые страницы "Программы", "Словарь" и "Анкета". Сохраним их в файлах с именами software.htm, glossary.htm и anketa.htm в папке сайта. Такие пустые страницы должны иметь заголовки, но могут пока не иметь содержания.

  6. <HTML>

     <HEAD>

      <TITLE>Заголовок страницы</TITLE>

     </HEAD>

     <BODY>

     </BODY>

    </HTML>

  Создадим панель навигации по сайту "Компьютер". На начальной странице сайта разместим указатели гиперссылок на страницы сайта. В качестве указателей гиперссылок удобнее всего выбрать названием страниц, на которые осуществляется переход.

  Разместим указатели гиперссылок внизу страницы в новом абзаце в одну строку, разделив их пробелами ( ). Такое размещение гиперссылок часто называют панелью навигации.

  Созданная начальная страница Web-сайта "Компьютер" содержит заголовок, изображение компьютера, два абзаца текста, панель навигации и ссылку на адрес электронной почты.

  7. <P ALIGN="center">

    [<A HREF="software.htm">Программы</A>]  [<A HREF="glossary.htm">Словарь</A>]  [<A HREF="anketa.htm">Анкета</A>]

    </P>

    <ADRESS>

    <A HREF="mailto:username@server.ru">E-mail: username@server.ru</A>

    </ADRESS>

Web-страницы "Программы". Web-страницу "Программы" мы представим в виде нумерованных и маркированных списков.

  8. <html>

    <head>

    <title>Программы</title>

    </head>

    <body>

    <H1 ALIGN="center">

    <FONT COLOR="blue">

    Программное обеспечение

    </FONT>

    </H1>

    <HR>

    <OL>

    <LI> Системные программы

    <LI> Прикладные программы

    <UL TYPE="square">

    <LI> текстовые редакторы;

    <LI> графические редакторы;

    <LI> электронные таблицы;

    <LI> системы управления базами данных.

    </UL>

    <LI> Системы программирования

    </OL>

    </body>

    </html>

Web-страница "Словарь". Web-страницу "Словарь" мы представим в виде словаря компьютерных терминов.

  9. <DL>

    <DT>Процессор

    <DD>Центральное устройство компьютера, производящее обработку информации в двоичном коде.

    <DT>Оперативная память

    <DD>Устройство, в котором хранятся программы и данные.

    </DL>

Интерактивная Web-страница "Анкета". Интерактивная Web-страница "Анкета" содержит форму, которая заключается в контейнере <FORM></FORM>. В первую очередь выясним имя посетителя нашего сайта и его электронный адрес, чтобы иметь возможность ответить ему на замечания и поблагодарить за посещение сайта.

10. <FORM>

     Пожалуйста, введите ваше имя:

     <BR>

     <INPUT TYPE="text" NAME="ФИО" SIZE=30>

     <BR>

     E-mail:

     <BR>

     <INPUT TYPE="text" NAME="e-mail" SIZE=30>

     <BR>

     </FORM>

Вставим в HTML-код группу переключателей, в которой устанавливается, к какой группе пользователей относится посетитель.

11. Укажите, к какой группе пользователей вы себя относите:

    <BR>

    <INPUT TYPE="radio" NAME="group" VALUE="учащийся"> учащийся

    <BR>

    <INPUT TYPE="radio" NAME="group" VALUE="студент"> студент

    <BR>

    <INPUT TYPE="radio" NAME="group" VALUE="учитель"> учитель

    <BR>

Вставим в HTML-код группу флажков, которые выявляют наиболее популярные сервисы Интернета.

12. Какие из сервисов Интернета вы используете наиболее часто:

    <BR>

    <INPUT TYPE="checkbox" NAME="box1" VALUE="WWW"> WWW

    <BR>

    <INPUT TYPE="checkbox" NAME="box2" VALUE="e-mail"> e-mail

    <BR>

    <INPUT TYPE="checkbox" NAME="box3" VALUE="FTP"> FTP

    <BR>

Вставим в HTML-код раскрывающийся список, содержащий наиболее популярные браузеры.

13. Какой браузер вы используете наиболее часто:

    <BR>

    <SELECT NAME="Браузер">

    <OPTION SELECTED>Internet Explorer

    <OPTION SELECTED>Google Chrome

    <OPTION SELECTED>Opera

    <OPTION SELECTED>Mozilla

    </SELECT>

    <BR>

Вставим в HTML-код текстовую область, в которой посетитель сайта может высказать свои замечания и предложения.

14. Какую ещё информацию вы хотели бы видеть на сайте?

    <BR>

    <TEXTAREA NAME="Ваши предложения" ROWS=4 COLS=30>

    </TEXTAREA>

    <BR>

Чтобы данные из интерактивной формы были отправлены по указанному адресу электронной почты или на сервер, необходимо указать этот адрес и создать кнопку Отправить.

15. <FORM ACTION="mailto:ugrinovich@metodist.ru" METHOD="POST" ENCTYPE="text/plain">

<INPUT TYPE="submit" VALUE="Отправить">

На данном этапе должна получиться такая страница:

16. После открытия в браузере Web-страницы "Анкета" и внесения данных в поля формы необходимо щёлкнуть на кнопке Отправить. Данные будут отправлены по указанному адресу электронной почты.

Через несколько секунд по электронной почте придёт сообщение, в котором будут указаны имена полей формы и введённые пользователем значения.