Задание к теме 3. Современные информационные технологии в профессиональной деятельности

Выполнено задание к теме 3. Современные информационные технологии в профессиональной деятельности

Создание базы данных в Excel - Клиентская база ООО "Триумф"

Задание 1. Создание базы данных в Excel

Сформировать клиентскую базу данных. За несколько лет работы у компании появилось несколько десятков постоянных клиентов. Необходимо отслеживать сроки договоров, направления сотрудничества. Знать контактных лиц, данные для связи и т.п.

Для создания базы данных клиентов в Excel:

1.    Вводим названия полей БД (заголовки столбцов).

2.    Вводим данные в поля БД. Следим за форматом ячеек. Если числа – то числа во всем столбце. Данные вводятся так же, как и в обычной таблице. Если данные в какой-то ячейке – итог действий со значениями других ячеек, то заносим формулу.

3.    Чтобы пользоваться БД, обращаемся к инструментам вкладки «Данные».

4.    Присвоим БД имя. Выделяем диапазон с данными – от первой ячейки до последней. Правая кнопка мыши – имя диапазона. Даем любое имя. В примере – БД1. Проверяем, чтобы диапазон был правильным.

Основная работа – внесение информации в БД – выполнена. Чтобы этой информацией было удобно пользоваться, необходимо выделить нужное, отфильтровать, отсортировать данные.

Задание 2. Осуществление поиска данных в базе, их упорядочение.

Для этой цели подойдет инструмент «Сортировка».

1.    Выделяем тот диапазон, который нужно отсортировать. Для целей нашей выдуманной компании – столбец «Дата заключения договора». Вызываем инструмент «Сортировка».

2.    При нажатии система предлагает автоматически расширить выделенный диапазон. Соглашаемся. Если мы отсортируем данные только одного столбца, остальные оставим на месте, то информация станет неправильной. Открывается меню, где мы должны выбрать параметры и значения сортировки.

Данные в таблице распределились по сроку заключения договора.

Теперь менеджер видит, с кем пора перезаключить договор. А с какими компаниями продолжаем сотрудничество.

БД в процессе деятельности фирмы разрастается до невероятных размеров. Найти нужную информацию становится все сложнее. Чтобы отыскать конкретный текст или цифры, можно воспользоваться одним из следующих способов:

1.    Одновременным нажатием кнопок Ctrl + F или Shift + F5. Появится окно поиска «Найти и заменить».

2.    Функцией «Найти и выделить» («биноклем») в главном меню.

Посредством фильтрации данных программа прячет всю не интересующую пользователя информацию. Данные остаются в таблице, но невидимы. В любой момент их можно восстановить.

В программе Excel чаще всего применяются 2 фильтра:

• Автофильтр;
• фильтр по выделенному диапазону.

Автофильтр предлагает пользователю выбрать параметр фильтрации из готового списка.

1.    На вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Фильтр».

2.    После нажатия в шапке таблицы появляются стрелки вниз. Они сигнализируют о включении «Автофильтра».

3.    Чтобы выбрать значение фильтра, щелкаем по стрелке нужного столбца. В раскрывающемся списке появляется все содержимое поля. Если хотим спрятать какие-то элементы, сбрасываем птички напротив их.

4.    Жмем «ОК». В примере мы скроем клиентов, с которыми заключали договоры в прошлом и текущем году.

5.    Чтобы задать условие для фильтрации поля типа «больше», «меньше», «равно» и т.п. числа, в списке фильтра нужно выбрать команду «Числовые фильтры».

6.    Если мы хотим видеть в таблице клиентов, с которыми заключили договор на 3 и более лет, вводим соответствующие значения в меню пользовательского автофильтра.

Оставьте в таблице только те компании, которые работают в Беларуси.

1.    Выделяем те данные, информация о которых должна остаться в базе видной. В нашем случае находим в столбце страна – «РБ». Щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши.

2.    Выполняем последовательно команду: «фильтр – фильтр по значению выделенной ячейки».

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

Если в БД содержится финансовая информация, можно найти сумму по разным параметрам:

- сумма (суммировать данные);

- счет (подсчитать число ячеек с числовыми данными);

- среднее значение (подсчитать среднее арифметическое);

- максимальные и минимальные значения в выделенном диапазоне;

- произведение (результат умножения данных);

- стандартное отклонение и дисперсия по выборке.

1.    Выделить диапазон БД. Переходим на вкладку «Данные» - «Промежуточные итоги».

2.    В открывшемся диалоге выбираем параметры вычислений.

Инструменты на вкладке «Данные» позволяют сегментировать БД. Сгруппировать информацию с точки зрения актуальности для целей фирмы. Выделение групп покупателей услуг и товаров поможет маркетинговому продвижению продукта.