Тайм-менеджмент. Синергия / МТИ / МосАП. Ответы на КОМПЕТЕНТНОСТНЫЙ ТЕСТ (июнь 2024 г.)

Все ответы на данный тест ВЕРНЫЕ.

Убедительная просьба: перед оплатой внимательно сверяйте вопросы.

У работающего менеджером студента в одной из ключевых областей жизни есть цель – получить повышение в должности: стать начальником отдела продаж. Он составил список целей: - Больше времени проводить, общаясь с друзьями. - Пройти предзащиту курсовой работы по тематике управления персоналом на отлично. - Освоить профессиональный веб-дизайн и получить сертификат курсов к 31 марта 2021 г. - Сдать экзамен на получение водительского удостоверения категории В. - Освоить дизайн бизнес-процессов на дистанционных курсах компании. «Удаленный управленец» до 31.12.2020 г. и получить удостоверение о повышении квалификации. Однако студент сомневается, не являются ли некоторые из этих целей лишними для карьерного роста. Требуется провести ревизию целей и определить, какие из них не будут способствовать карьерному росту студента-менеджера:

Предзащита курсовой никакого отношения к его будущей карьере не имеет. Также можно обойтись и без дистанционных курсов по изучению бизнес-процессов и веб-дизайна – это тоже области жизни, никак не связанные с работой.

Могут пригодится такие цели, как: общение с друзьями (вдруг кто-то из них предложит перспективную должность); веб-дизайн тоже может когда-нибудь пригодиться (вдруг придется разрабатывать сайт); водительские права – тоже нужная вещь (наличие личного автотранспорта у руководителя является статусным). А вот получение курсовой и изучение дизайна бизнес-процессов – лишние цели в списке.

Тематика курсовой связана с управлением персоналом, следовательно, собранный и обработанный материал по ней будет полезен для организации работы отдела. Также начальнику отдела важно уметь разбираться в бизнес-процессах своего отдела, их взаимосвязи с бизнес-процессами компании, уметь их выстраивать, оптимизировать и реорганизовывать – а значит, и курсы, и документ о повышении квалификации в этом направлении могут дать преимущества при конкурсе на должность начальника отдела продаж. Все остальные цели из списка относятся к другим областям жизни и к цели карьерного роста отношения не имеют.

У менеджера отдела по работе с персоналом для подготовки к аттестации есть 7 недель. Ему нужно изучить 3 источника информации в 130, 290 и 440 стр. для успешного прохождения аттестации. В час он прочитывает 15 стр. текста и планирует уделять чтению не больше 1 ч. в день. Что можно порекомендовать ему для решения этой задачи?

Ему можно дать следующие рекомендации: добавить время на чтение источников (например, до 3 часа в день); уделять время на закрепление и повторение прочитанного и изученного; увеличить свою скорость чтения до 17,5 страниц в час. Важно не просто прочитать материал, но понять его и уметь применить изученное.

Ему можно порекомендовать уделять чтению 8 часов в день, не меняя своей скорости чтения. Тогда он сможет подготовиться к аттестации за неделю. Главное успеть все прочитать.

Ему можно порекомендовать просто бегло просмотреть источники, это займет меньше времени. Ведь цель – это пройти аттестацию, поэтому изучения и понимания материала не требуется.

Ниже в таблице приведена хронокарта сотрудника. Отметьте задачи и дела, время на которые было потрачено эффективно. Отметьте задачи и дела, время на которые было потрачено эффективно

Время на которые было потрачено эффективно на такие задачи и дела, как: Дорога от офиса до объекта 1; Осмотр объекта 1; Осмотр объекта 2; дорога обратно в офис.

Время на которые было потрачено эффективно на такие задачи и дела, как: Дорога от офиса до объекта 1; Поездка на следующий объект; Осмотр объекта 2.

Время на которые было потрачено эффективно на такие задачи и дела, как: Ожидание заказчика; Поездка на следующий объект; Осмотр объекта 2.

Специалист составлял план на день по алгоритму жестко-гибкого планирования (см. выдержку из плана в таблице ниже). Найдите, какие ошибки допустил специалист?

В разделе «Жесткие задачи» совещание и переговоры запланированы очень плотно: если затянется совещание, сотрудники опоздают на переговоры, подрядчик будет терять время в ожидании. При планировании жестких задач следует оставлять небольшие промежутки свободного времени на форс-мажоры. В разделе «Гибкие задачи» не выделены приоритетные задачи и не определен ресурс времени на бюджетируемые задачи. Задача «Провести инструктаж» должна быть выделена как приоритетная и, так как она бюджетируемая, на эту задачу должен быть определен ресурс времени (например, 1,5 ч.).

В разделе «Жесткие задачи» есть существенные пропуски – слишком много свободного времени, которое недопустимо оставлять незанятым. Часть гибких задач можно перенести в жесткую часть, уплотнив свой день, и таким образом избежать потерь времени. Например, совещание по проекту вполне можно провести между 11.00 и 14.00. Оставшуюся часть гибких задач делегировать и так освободить себе время на выполнение жестко привязанных ко времени задач.

Все задачи из гибкой части следует перенести в жесткую часть. Это позволит обеспечить контролируемость выполнения задач. В гибкой части нужно указать только задачи, которые не имеют большого значения, не приоритетные, которые можно и не делать. Так как все приведенные в гибком списке задачи важны – они обязательно должны быть в жесткой части.

Студент начал вести планирование по алгоритму жестко-гибкого планирования (см. таблицу ниже). Выберите из списка шаги алгоритма, которые он еще не выполнил (укажите 2 варианта ответа).

В числе шагов алгоритма, которые он еще не выполнил, – составление списка жестких задач и внесение жестких задач на сетку времени.

В числе шагов алгоритма, которые он еще не выполнил, – составление списка гибких задач и внесение их в план.

В числе шагов алгоритма, которые он еще не выполнил, – выделение из списка гибких задач приоритетных.

В числе шагов алгоритма, которые он еще не выполнил, – бюджетирование времени на выполнение приоритетных задач.

В числе шагов алгоритма, которые он еще не выполнил, – вычеркивание выполненного.

При работе над делом-«слоном» Изучение делового английского языка менеджер компании разделил его на задачи – «бифштексы»: 1) Читать на английском. 2) Ежедневно 30 минут смотреть фильмы на английском языке. 3) Учить каждый день по 5 новых иностранных слов и повторять по 10 выученных. 4) Ежедневно смотреть упражнения по грамматике. Но часть из них осталась невыполненной, так как были сформулированы в формате «иллюзорных бифштексов». Определите, какие из этих «бифштексов» являются реальными, а какие – иллюзорными. Ответ обоснуйте.

Иллюзорные «бифштексы» – 2 (нет практического закрепления), 4 (неверно подобран глагол, упражнения не приведут к результату, если их просто смотреть; нет размера бифштекса и закрепления практикой). Реальные «бифштексы» – 1, 3. Вполне реально читать что-нибудь на английском языке хотя бы иногда, точно так же, как реально учить иностранные слова. Польза этих задач очевидна.

Иллюзорные «бифштексы» – 1 (отсутствует конкретная формулировка, не указан размер бифштекса, непонятно, когда, с какой частотой выполнять задачу; нет практического закрепления), 3 (каждый день невозможно выучивать столько новых слов, формулировка перегружена деталями, не существенными для достижения результата, например, размер «бифштекса» – совершенно лишняя деталь). Реальные «бифштексы» – 2, 4, вполне по силам ежедневно выполнять эти задачи, например, по дороге на работу или в вуз можно слушать аудио или смотреть видео на смартфоне.

Иллюзорные «бифштексы» – 1 (отсутствует конкретная формулировка, не указан размер бифштекса, непонятно, когда, с какой частотой выполнять задачу; нет практического закрепления); 2 (нет практического закрепления); 4 (неверно подобран глагол, упражнения не приведут к результату, если их просто смотреть, нет размера бифштекса и закрепления практикой). Реальный «бифштекс» – 3.

Иллюзорные «бифштексы» – 1 (отсутствует конкретная формулировка, не указан размер бифштекса, непонятно, когда, с какой частотой выполнять задачу; нет практического закрепления), 3 (указаны лишние действия («повторять 10 изученных ранее слов»); формулировка перегружена деталями, не существенными для достижения результата), 4 (неверно подобран глагол, упражнения не приведут к результату, если их просто смотреть, нет размера бифштекса и закрепления практикой). Реальный «бифштекс» – 2.

Задумавшись о повышении эффективности планирования с учетом периодов подъема и спада активности в течение дня, менеджер отдела продаж торговой компании решил воспользоваться проверенными инструментами тайм-менеджмента. Он выбрал несколько инструментов и техник, которые, с его точки зрения, могут помочь в решении этой задачи. Но для точного определения пиков активности и периодов спада подойдут только один инструмент и одна техника. Определите их.     

хронометраж

алгоритм жестко-гибкого планирования

SMART-техника

горизонты планирования

техника контекстного планирования

интеллект-карта

матрица многокритериальной оценки

хронокарта

матрица Эйзенхауэра

Составляя план на день по алгоритму жестко-гибкого планирования, менеджер по работе с вип-клиентами столкнулся с проблемой распредения времени. Сколько времени отводить на жесткие задачи, а сколько на гибкие? Как быть с бюджетируемыми крупными задачами? И нужно ли оставлять свободное время между задачами, или лучше заполнить все время постоянными действиями? В источниках менеджер нашел несколько вариантов бюджетирования времени. Как менеджеру правильно распределить время?

100 % времени должно быть жестко расписано под конкретные задачи. Никаких свободных минут быть не должно – это наносит ущерб продуктивности и результативности работы.

60 % времени нужно отвести для выполнения жестких и забюджетированных задач, 40 % – резерв для гибких задач и неожиданных изменений планов («зеленые зоны» для форс-мажоров).

30 % времени нужно отвести для выполнения жестких и забюджетированных приоритетных задач, 70 % – резерв для гибких задач и неожиданных изменений планов.

Все задачи должны быть гибкими. Ничего нельзя привязывать жестко к конкретному времени – все равно все изменится.

40 % времени нужно отвести для выполнения жестких и забюджетированных приоритетных задач, 60% – резерв для гибких задач и неожиданных изменений планов.

50 % времени нужно отвести для выполнения забюджетированных задач, 50 % – для гибких и жестких задач.

Сотрудник отдела по работе с персоналом анализирует результаты проведенного хронометража (см. ниже выдержку хронокарты). Определите, какая из задач и дел в приведенной выдержке является хронофагом?

Хронофагом является задача 2. Почти час заняло обсуждение вопроса, не находящегося в компетенции сотрудника по работе с персоналом.

Хронофагом является задача 1. Проверка базы данных – не прямая должностная обязанность сотрудника, это мог сделать кто-нибудь другой. Потеря времени составила 30 минут.

Хронофагом является задача 3. Можно было делегировать ее подчиненным.

Менеджер отдела по работе с персоналом, обучающийся в магистратуре, составляет список предстоящих задач и определяет их приоритетность. К какой категории по матрице Эйзенхауэра в зависимости от важности и срочности можно отнести следующие задачи (см. таблицу ниже), с учетом того, что учебный семестр только начался, от собрания руководителей будет зависеть его дальнейшее продвижение по карьерной лестнице, а предстоящий проект может принести очень выгодное долгосрочное сотрудничество?

Категория А (важные срочные): № 2, собрание завтра, откладывать уже некуда. Категория B (важные, но не срочные): № 4 – важная учебная задача, но семестр только начался и, хотя время есть, следует начать уделять ей время; № 6 – время еще есть, но это важная задача для долгосрочных целей реализации проекта. Категория C (срочные, но не важные): № 1, 5 – срочность этих задач может быть высокой, но их важность для долгосрочных целей – низкая. Категория D (не важные и не срочные): № 3 – хронофаг.

Категория А (важные срочные): № 3 – важно узнать все новости социальных сетей. № 6 – срочно надо сделать расчет, чем быстрее начнем проект, тем лучше. Категория B (важные, но не срочные): № 5 – очень важно, так как там могут находиться важные документы. Категория C (срочные, но не важные): № 2 – это нужно не мне, поэтому важной задача не будет, но сделать ее нужно срочно. № 4 – чем быстрее сделать, тем лучше, хотя это не значимая задача. Категория D (не важные и не срочные): № 1 – потеря времени: зачем наводить порядок, если завтра опять будет хаос?

Категория А (важные срочные): № 5 – вдруг в папке есть важные документы и файлы? Категория B (важные, но не срочные): № 2 – время еще есть, вся ночь впереди. Задача важна для моей карьеры. Категория C (срочные, но не важные): № 6 и № 3 – сделать надо быстро, откладывать нельзя, но важность задач низкая (без новостей из социальных сетей можно прожить, а за проект отвечаю не я). Категория D (не важные и не срочные): № 1 и № 4 – не связаны с работой, и времени еще много, поэтому можно отложить «на потом».

Составляя план на день по алгоритму жестко-гибкого планирования, менеджер отдела по работе с персоналом столкнулся с трудностями при определении гибких задач. Он проанализировал следующие задачи: 1) Разработать регламент проведения собеседования с кандидатами на вакансии. 2) Провести собеседование с новым бизнес-тренером в 13.00. 3) Сдать отчет в бухгалтерию до 13.30. 4) Позвонить претенденту, договориться о видео-встрече в скайпе. 5) Представить новую концепцию развития отдела на совещании в 16.00. Какие из приведенных задач являются гибкими? Ответ обоснуйте.

Гибкими задачами являются те, в которых не указано время, а значит, в списке и только две – 1 и 4. Задачи, где есть указание на время, являются жесткими.

Гибкими задачами являются 1, 3, 4, т.к. их можно выполнить в любое подходящее время в течение дня. Задача 3 тоже является гибкой, потому что ее можно выполнить в любое удобное время, хотя у нее есть дедлайн (13.00), после которого она станет просроченной. Именно поэтому такая задача будет приоритетной – время для ее выполнения ограничено.

Гибкими являются задачи, не обязательные к исполнению, выполнение которых можно отложить без ущерба для дела. Исходя из этого, разработку регламента можно отложить на потом, поэтому задача 1 будет единственной гибкой в списке.

В списке нет гибких задач. Все задачи – жесткие, так как связаны с выполнением своих функциональных обязанностей сотрудником отдела по работе с персоналом. 

На совещании было принято решение повысить объем продаж. Руководитель отдела сформулировал решение в виде цели с использованием критериев СМАРТ: «Повысить объем продаж за счет привлечения новых клиентов в самые короткие сроки». Определите, соответствует ли эта формулировка цели СМАРТ-критериям?

Формулировка не соответствует критериям СМАРТ: отсутствует указание на привязку ко времени, измеримость.

Формулировка соответствует критериям СМАРТ: формулировка конкретная, дает понимание того, за счет чего достичь поставленной цели, есть указание на сроки.

Формулировка не соответствует СМАРТ-критериям: отсутствует измеримость. Все остальное соответствует технике СМАРТ.

Вам поручено запустить новый проект. Но ваши коллеги жалуются, что им не хватает времени на выполнение всех задач по первому проекту, они и так задерживаются после рабочего дня на 2, а то и 3 часа. Вы подозреваете, что коллеги используют свое рабочее время неэффективно. Какой техникой тайм-менеджмента необходимо воспользоваться в первую очередь, чтобы подтвердить или опровергнуть ваше предположение?

Необходимо воспользоваться техникой целеполагания, техникой СМАРТ для формулирования целей. Если правильно поставить цели, вопросов со сроками не будет.

Необходимо воспользоваться техникой мемуарника. Главное, чтобы подчиненные увидели и поняли ценность выполняемого нового проекта, тогда они смогут найти на него время, перераспределив приоритеты.

Необходимо воспользоваться техникой хронометража. Полученные в ходе наблюдений данные помогут получить объективную информацию и увидеть, насколько эффективно сотрудники используют свое время.

Вы назначены ответственным за организацию подготовки вашей компании к участию в отраслевой выставке «Лучшая компания – 2020». В подготовке будет участвовать 5 сотрудников из различных отделов. Вам необходимо распределить задачи между участниками, назначить ответственных, контролировать исполнение делегированных задач. Нужно также выбрать инструмент, позволяющий создать эффективный обзор ответственных, сроков, задач и осуществлять контроль их деятельности по подготовке к выставке. Что послужит таким инструментом? Ответ обоснуйте.

Следует выбрать двумерный график. Двумерный график проекта или двумерный график делегированных задач помогут визуализировать сложно-структурированную задачу проекта, установить взаимосвязь сроков и этапов выполнения, увидеть распределение задач по исполнителям, оперативно вносить коррективы в график реализации проекта.

Следует выбрать интеллект-карту. Это идеальный инструмент для визуализации всех направлений, идей, который поможет увидеть дополнительные пути реализации проекта подготовки к выставке, найти новые креативные решения.

Следует выбрать контрольные вопросы. Список контрольных вопросов для каждого участника проекта подготовки, которые он должен выполнить, поможет снизить напряженность, предоставит возможность оперативно реагировать на изменения ситуации, не сковывая себя жесткими рамками, достигать поставленные цели максимально оперативно.

Наиболее распространенными ошибками при организации короткого отдыха в течение рабочего (учебного) дня являются стихийность, отсутствие сценариев (что делать, а чего делать не стоит) и понимания того, как, когда в сколько времени требуется отдыхать. Какие правила грамотной организации короткого отдыха могут помочь избежать этих ошибок?

Ритмичность: на каждый час работы – 5–10 мин. отдыха (пример: учебная пара – 1,5 ч., перемена – 10 мин.). Переключение: на время короткого отдыха отвлекаемся от рабочих задач, меняем вид деятельности, не думаем о рабочей задаче. Смена контекста: меняем вид деятельности и свое физическое положение в пространстве (если сидели за компьютером – встать, выйти из комнаты, сделать несколько физических упражнений).

Ритмичность: на каждый промежуток времени, занятый работой, необходимо выделять в три раза больше времени для отдыха, иначе силы невозможно будет восстановить (например: отработав 30 мин. времени, 1,5 ч. перерыв). Переключение: на время короткого отдыха отвлекаемся от рабочих задач, меняем вид деятельности, не думаем о рабочей задаче. Смена контекста: меняем вид деятельности и свое физическое положение в пространстве (если сидели за компьютером – встать, выйти из комнаты, сделать несколько физических упражнений).

Ритмичность: на каждый час работы – 5–10 мин. отдыха (пример: учебная пара – 1,5 ч., перемена – 10 мин.); смена контекста: меняем вид деятельности и свое физическое положение в пространстве (если сидели за компьютером – встать, выйти из комнаты, сделать несколько физических упражнений). А вот отвлекаться от работы (переключать внимание) не рекомендуется, так как потом трудно втянуться в рабочий темп и неизбежно будут возникать потери времени.

Ниже в таблице приведена хронокарта сотрудника оценочной компании. Найдите там все поглотители времени и подсчитайте, сколько времени они отняли.

Поглотители времени отняли 5 ч. 30 мин. времени сотрудника.

Поглотители времени отняли 2 ч. 30 мин. времени сотрудника.

Поглотители времени отняли 4 ч. 50 мин. времени сотрудника.

Поглотители времени отняли 3 ч. 10 мин. времени сотрудника.

Начальник отдела сформулировал задачи для своих подчиненных: 1) Договор 156/12.01. реквизиты. 2) Позвонить Архипову, «ПИКС», уточнить номер счета к договору 25-19. 3) Оповестить сотрудников о совещании – сегодня в14.30, офис 12. 4) Тренинг развития коммуникативных навыков – понедельник, в 9.00. Определите, какие из приведенных задач не являются результато-ориентированными?

Все четыре задачи являются результато-ориентированными. Из них понятно, кто и какие действия должен выполнить и какими должны быть результаты этих действий.

Ни одна из приведенных задач не является результато-ориентированной. Непонятно, кто должен выполнить задачи, какие действия выполнить, каким должен быть результат.

Результато-ориентированными не являются задачи 1 и 4. Непонятно, что нужно сделать с договором и реквизитами и что должно быть в результате. Проверить реквизиты договора, договор за какой год, внести правки в реквизиты? В задаче 4 непонятно, что нужно сделать и каким должен быть результат. Прийти на тренинг? Оповестить сотрудников о необходимости участия в тренинге? Отменить тренинг или подготовить помещение и оборудование к тренингу?

Результато-ориентированными не являются задачи 2 и 3. Задачи содержат много конкретики, а исполнитель должен развивать нестандартное мышление и самостоятельно выбирать и способы достижения, и формулировать результат, который от него ждут.

Вы – специалист компании, которая готовится к участию в конкурсе «Достижение года». Вы вместе с коллегами проводите мозговой штурм по поиску креативных идей, которые помогут выиграть конкурс. Каким инструментом обзора следует воспользоваться команде в процессе проведения мозгового штурма, чтобы наиболее полно собрать все предлагаемые идеи? 

Следует воспользоваться матрицей многокритериальной оценки, так как это лучший способ сразу разработать необходимые критерии для осуществления оптимального выбора из имеющихся вариантов предложений.

Следует воспользоваться двумерным графиком, что даст возможность сразу привязать реализацию каждой идеи к срокам, назначить исполнителей и ответственных, а также существенно сэкономить время на этапе контроля реализации каждой из идей.

Следует воспользоваться интеллект-картой, так как она лучше всего позволяет не только фиксировать ход и результаты мозгового штурма, но и способствует творческому поиску нестандартных идей и решений.