Управление личной эффективностью. РОСДИСТАНТ

Тема 1. Формирование личной эффективности: направления повышения и навыки её развития

Задание 1

Составьте сочинение небольшого объёма – эссе на тему личной эффективности и путей её повышения.

Задание 2.1

Просмотрите высказывания, приведенные ниже. В них описаны цели и мечты людей. Определите, где речь идёт о цели, а где о мечте.

1. Я хочу найти хорошую работу.

2. Я хочу сделать карьеру.

3. Мне бы хотелось работать в должности проектного менеджера крупной IT-компании и зарабатывать $2000 в месяц.

4. Я хочу стать лучшим в своём деле.

5. Моя цель традиционна – я хочу построить кирпичный двухэтажный дом за городом до 20хх года, посадить одно дерево, желательно дуб, и вырастить сына.

6. Со временем мне хотелось бы поехать в Европу на стажировку.

7. Я хочу, чтобы мои дети мною гордились.

8. Моя цель – здоровый образ жизни.

9. Я планирую отдохнуть во Флоренции до 20хх года.

10. Я мечтаю научиться играть на гитаре.

11. Через три года я планирую завершить строительство дома.

12. В 20хх году я получу диплом MBA, если найду деньги на обучение.

13. Я планирую провести ближайший отпуск на Рижском взморье.

14. Хорошо было бы отдохнуть на Рижском взморье.

Наша организация помогает детским домам. В следующем году мы планируем профинансировать ремонт N-го детского дома и обеспечить его современным компьютерным оборудованием

Задание 2.2

Представьте то, чего бы вы хотели добиться в ближайшее время, и напишите две грамотно поставленные цели, используя критерии SMART. Оцените получившиеся цели по критериям PURE и CLEAR. В случае если цель не соответствует критериям оценки, скорректируйте или переформулируйте её. Если же никакая корректировка не подходит, имеет смысл еще раз подумать, точно ли эта цель соответствует вашим ценностям и нужно ли к ней стремиться.

Задание 3

1. Ознакомьтесь с фотографией рабочего времени менеджера, составленной с использованием техники хронометража и представленной в таблице 1.

2. Распределите виды работ на категории, заполнив таблицу 2 (бланк выполнения задания 3).

3. Определите «поглотителей» времени, возможные причины их появления. Предложите пути устранения временных потерь, вызванных «поглотителями», заполнив таблицу 3 (бланк выполнения задания 3).

4. Посчитайте количество времени, потраченного эффективно и неэффективно.

5. Предложите свои рекомендации по улучшению и организации рабочего дня менеджера. Посчитайте количество времени, выигранного от внедрения предложенных улучшений.

Задание 4.1

1. Прочитайте текст задания 4.1 – рассуждения работника о предстоящем дне и план дня, который он составил.

2. Проанализируйте размышления менеджера и его план, представленный в таблице 1. Какие ошибки он допустил в составлении плана?

3. Проанализируйте, насколько точно был выполнен алгоритм планирования дня.

4. Как бы вы составили этот план дня? Представьте в виде таблицы 2, заполнив бланк выполнения задания 4.1.

Текст задания 4.1

Сегодня предстоит трудный день! Уже в восемь часов утра в голове не утихают многочисленные задачи, запланированные на сегодня. Возможно, не хватит времени выполнить всё задуманное.

Нужно позвонить недовольному клиенту, которому доставили заказ с опозданием от запланированного срока. Узнать, какие есть вопросы и недовольства, попробовать урегулировать ситуацию и вновь завоевать его лояльность к нашей организации. Также необходимо разработать материалы об организации и подготовиться к выставке, открытие которой запланировано через неделю. А к сегодняшнему дню так и не готова презентация и текстовка для рекламной продукции. Да и нужно договориться с типографией об издании презентационных продуктов в виде календарей, листовок, буклетов, сувениров, плакатов. Во избежание типичной ситуации, когда печать рекламы происходит в последний день, а на выставке стоит незаполненная информационная стойка. Позор!

Назначив на час дня встречу с поставщиками, не обдумал, на чем поехать. Назначая встречу, забыл, что отдал в сервис свой автомобиль и до сих пор его не забрал. На чем же добираться? Заказать такси или поехать на автобусе?

Совсем вылетела из головы предстоящая презентация продукции, которая состоится сегодня в шесть вечера. Моя команда до сих пор не в курсе. Срочно нужно собрать всех и проинформировать о задачах презентации. Три недели в столе лежит написанный текст статьи для рекламного журнала. Давно пора её отредактировать. И, кстати, о столе: не мешало бы навести там порядок и разобрать все бумаги. Надоело искать нужный документ по полчаса в этом хаосе. И пора бы уже начинать ходить в спортзал, пожалуй, стоит сегодня посетить первое занятие! Но, наверно, не получится. Если еще взять во внимание, что в базу данных не внес большой объем информации по клиентам... А ведь это может негативно отразиться на возможной прибыли организации.

Поступил звонок от секретаря директора. Через полчаса назначено важное совещание. Надо распланировать задачи сегодняшнего дня, а то, возможно, часть задач попросту вылетят из памяти.

Задание 4.2

Составьте план двух ваших дней, используя метод жестко-гибкого планирования и метод контекстного планирования.

Рекомендации по выполнению задания 4.2

1. Составьте план на два ваших дня, распределив задачи и время выполнения этих задач.

2. Определите среди всего списка задач те задачи, которые являются жесткими, записав их во втором и третьем столбцах таблицы 3 бланка выполнения задания 4.2. Не забывайте про правило планирования «60 % на 40 %». Планируйте не более 60 % рабочего времени на жесткие и приоритетные задачи. Остальные 40 % – свободный резерв для гибких задач и форс-мажора.

3. Выделите свои личные, типовые контексты, например: место, человек, внешние обстоятельства, внутренние обстоятельства. Составьте список гибких задач под каждый контекст. Заполните четвертый и пятый столбцы таблицы 3 (бланк выполнения задания 4.2). При необходимости можете запланировать под контекст жесткую задачу.

Задание 4.3

1. Придумайте три примера мелких и неприятных задач, которые не требуют много времени и сил для их решения (задачи «лягушки»).

2. Придумайте три примера крупных и сложных задач, требующих больших усилий (задачи «слоны»).

3. Разделите крупные и сложные задачи «слоны» на более мелкие (реальные) подзадачи.

4. Для распределения задач можете придумать собственные примеры или использовать предложенные ниже:

- сделать ремонт на даче;

- сделать резервную копию рабочих документов;

- разработать проект по обустройству велодорожек в городе;

- отправить поставщику копию договора заказным письмом;

- оплатить счета;

- сообщить клиенту о срыве сроков поставки;

разработать стратегию выхода компании

Задание 5

Распределите дела из приведенного ниже списка по их приоритетности, важности и срочности, используя распределение задач по принципу построения матрицы Эйзенхауэра.

1. Навести порядок на рабочем столе.

2. Приготовиться к предстоящему завтра зачету.

3. Посидеть в социальных сетях.

4. Составить доклад по менеджменту, который необходимо сдать до конца следующего месяца.

5. Сходить с друзьями в кафе.

6. Позаниматься с репетитором по физике, т. к. через 3 месяца будут вступительные экзамены.

7. Убраться в квартире.

8. Позвонить сегодня ключевому покупателю.

9. Закончить работу над отчетом (сдавать через три дня).

10. Завтра поздравить бабушку с юбилеем.

11. Начать заниматься на курсах иностранного языка для подготовки к поступлению в вуз в следующем году.

Задание 6.1

Проанализируйте представленные ниже неверные коммуникативные утверждения и советы. Переформулируйте неправильные утверждения и советы, сформулировав из них верные правила общения и поведения в коммуникативном процессе.

1. Спорьте по каждому поводу, раздражайтесь, если вам что-то не нравится, этим вы показываете свою самостоятельность.

2. Не слушайте собеседника или слушайте фрагментарно, лишняя информация вам ни к чему.

3. Всегда отстаивайте свою точку зрения и учитывайте только собственное мнение, это важно для самоутверждения.

4. Пунктуальность утомительна, поэтому поступайте так, как вам удобнее.

5. В рабочем помещении говорите громко, чтобы всем было слышно. Неважно, будет это личный звонок по телефону или обсуждение делового вопроса с коллегой.

6. Прерывайте собеседника: всех не переслушаешь.

7. Никогда не признавайте свои ошибки. Зачем заниматься самокритикой?

8. Спокойно зевайте во время разговора с собеседником: пусть почувствует ваше отношение к его мнению.

9. Задавайте интимные вопросы своим коллегам: ведь интересно все обо всех знать.

10. Если очень нужно, то можно шептаться с кем-либо в присутствии других.

11. Раскачивайтесь на стуле, если нужно расслабиться.

12. Пользуйтесь духами с сильным запахом: это всем приятно.

13. При общении с людьми не стоит стараться управлять своими мыслями, говорите то, что думаете. Пусть даже это не всегда четко сформулированная мысль, главное, что вы быстро включаетесь в беседу или ответ.

14. С гневом выражайте своему собеседнику несогласие или недовольство в том или ином вопросе.

15. Старайтесь как можно больше шутить над собеседниками, не упуская эту возможность.

16. Ведите монолог, люди любят слушать.

17. При общении с собеседником не старайтесь задавать уточняющие и открытые вопросы, так собеседник быстрее отстанет от вас со своими историями.

18. Общаясь с людьми, исключите жестикуляцию и не выражайте эмоции через мимику. Такое поведение говорит о вашей некультурности и невоспитанности.

19. Всегда говорите людям то, что вы о них думаете, даже если это грубость, будьте смелым и прямолинейным.

20. Невежливо делать собеседнику комплименты, это не поможет вызвать у него положительные эмоции и отклик от коммуникации

Задание 6.2

Просмотрите представленные ниже утверждения, отражающие использование вами конкретных коммуникативных техник, навыков и приёмов. Присвойте выражениям значение «0» и «1». Данное упражнение позволит вам понять, насколько хорошо вы владеете коммуникативными техниками и навыками, а также позволит определить и заполнить пробелы в ваших коммуникативных навыках. Если одно из утверждений в вас не откликается и вы его не поддерживаете при коммуникациях, направьте усилия в сторону развития этого навыка (техники или приёма).

Перечень утверждений

1. Я умею управлять звучанием голоса, и мне нравится мой голос.

2. Я знаю типы собеседников и умею общаться с каждым типом собеседников.

3. Я говорю без слов-паразитов.

4. Я легко и грамотно формулирую мысли.

5. Я знаю, что и как говорить в любой ситуации.

6. Я могу работать с манипуляторами.

7. Я знаю, как презентовать себя эффективно.

8. Я знаю, как отстаивать свою точку зрения.

9. Я знаю, как подать себя через коммуникацию.

Я легко знакомлюсь с незнакомыми людьми