Управление контентом в организации.ои(dor)( 44 ответа на тест Синергия / МОИ / МТИ / МосАП, декабрь 2023)

UPDATE ( 76 ответов на тест Синергия / МОИ / МТИ / МосАП, декабрь 2023)

Управление контентом в организации.ои(dor)

Управление

1. Введение

2. Занятие 1.1. Управление корпоративным контентом: основные понятия

3. Занятие 1.2. Технологии работы с контентом

4. Занятие 2.1. Основные процессы управления контентом

5. Занятие 3.1. Стандартизация в сфере управления контентом

6. Мастер-класс. Организация документооборота в компании

… – это конкретное секретное состояние некоторых параметров алгоритма криптографического преобразования данных

… – это любой вид информации, который составляет содержание информационного ресурса

… – это материальный объект, являющийся носителем определенной информации и предназначенный для ее передачи во времени и пространстве

… – это сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления…

– это сложившееся или организованное в пределах информационной системы

движение данных в определенном направлении, при условии что у этих данных общий источник и общий приемник

… – это способность подтвердить личность пользователя

… – это средство для выработки подписи

… – это средство для определения автора подписи и достоверности электронного документа

… дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

… документ – это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме

… документа – это документ, который содержит разнообразную информацию о стилях и стандартных текстах, макросах и многое другое

 В ЕСМ-системах имеется возможность работать с маршрутами документов. Маршруты можно заложить в систему или можно их оперативно создавать. Используются свободная и жесткая маршрутизация документов. Сотруднику необходимо согласовать служебную записку на получение средств для покупки необходимых комплектующих. Какой вариант маршрутизации ему стоит выбрать в этом случае?

В компании сменился руководитель отдела продаж. Проанализировав ситуацию в отделе, он обнаружил, что документы о продажах хранятся неэффективно. Нельзя быстро найти нужный акт, счет, накладную или отчет за период. Вызвав ответственного сотрудника, новый руководитель отдела продаж отдал распоряжение систематизировать документы по содержанию, выделив две группы – первичные и вторичные (сводные) документы. Как должны быть систематизированы документы о продажах? Ответ аргументируйте.

В любой компании обязательно проводится контроль за исполнением документов. Существует два вида контроля: контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Имеется небольшая компания, в составе которой есть руководитель, секретарь и 15 исполнителей. Как в данном случае организовать контроль за исполнением документов? Поясните, что представляют собой контроль по существу и контроль за сроками исполнения?

В организации многие сотрудники часто создают один и тот же тип документа, при этом времени на создание документа затрачивается много. Приходится вводить много текста, который повторяется из документа в документ, следить за составом реквизитов, правильностью их оформления. Предложите, как ускорить этот процесс.

В последнее время в компании сильно вырос объем документов. Чтобы повысить эффективность контроля исполнения документов, в компании был создан отдел контроля, в функции которого входит проведение текущего, предупредительного и итогового контроля. Какие разъяснения необходимо дать сотрудникам отдела о том, как проводится предупредительный и текущий контроль?

В состав информационно-справочных документов …

В числе основных направлений совершенствования документации –…

Всякий документ может иметь установленные для него права доступа на …

Входящие документы образуют три направления движения в организации: руководству организации, руководству структурных подразделений, специалистам. Определите, в каком процентном соотношении распределяются документы по данным направлениям?

Выделяют такие формы регистрации документов, как … регистрация

Вы, уже сейчас работая в компании и обучаясь в университете, создаете большое количество разных документов. Документы могут быть классифицированы по различным признакам, в том числе по содержанию – на первичные и вторичные. Обоснуйте, к какому классу документов относятся рефераты.

Главное правило организации электронного документооборота – это …

Группы доступа необходимы …

Делегирование прав доступа используется …

Длина ключа, согласно ГОСТ 28147-89, равна … бит

Для работы в системе электронного документооборота каждый пользователь имеет логин и пароль. Вводя логин при входе в систему, пользователь подтверждает свою личность. Затем пользователя проверяют с помощью пароля. Если все верно, то пользователь может пользоваться своими правами для работы с документами. Всякий документ может иметь установленные для него права доступа на регистрацию, просмотр, изменение, удаление, а также полные права. Определите, какие права по работе с документами нужно выделить секретарю руководителя?

Для хранения документов в большинстве ЕСМ-систем используется хранилище данных, которое состоит из логических компонентов, в частности, из: хранилища атрибутов документов (карточек); хранилища документов; сервисов полнотекстовой индексации. Часто используется также название «архив документов». Что включает в себя архив документов?

Жизненный цикл … складывается из сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации

Жизненный цикл контента включает в себя … информации

К общим функциям документов относят …

К основным видам срокового контроля относят … контроль

К специальным функциям документов относятся такие функции, как …

Каждый документ имеет маршрут движения в соответствии с бизнес-процессом, который он инициирует или в котором он участвует. Например, в системе DIRECTUM можно выбрать согласование документа по регламенту или отправить документ на свободное согласование. Сотрудник подготовил служебную записку на получение средств для закупки необходимых материалов. Предложите, какой вариант маршрута выбрать сотруднику в этом случае и поясните, почему.

Компания, работающая в сфере продаж, имеет много партнеров. Деловая деятельность компании сопровождается большим количеством исходящих документов, в числе которых – много видов писем. Для ускорения работы по созданию исходящих писем было решено создать бланк письма. В компании уже имеется общий бланк, который можно использовать для этой цели, взяв его за основу. Какие дополнительные реквизиты нужно добавить на бланк, для чего они нужны и где они должны быть расположены?

Корпоративные стандарты в области управления документами и контентом предполагают создание системы работы с документами, учитывающей специфику и особенности документирования деятельности конкретной компании. Директор при утверждении состава документов в области документооборота решил исключить из числа документов инструкцию по делопроизводству, ссылаясь на то, что в Положении о службе документационного обеспечения управления (ДОУ) все прописано. Правильно ли поступает директор? Ответ аргументируйте.

Криптография предполагает наличие таких компонент, как …

Основной структурной единицей форматированного документа при распознавании считается … документа 

Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. На предприятии разрабатывается много различных инструкций. Относятся ли инструкции к официальным документам?

По отношению к управленческому объекту выделяют … документопотоки

Подписание документа электронной подписью (ЭП) производится с помощью закрытого ключа. Эта процедура включает следующие операции: считывание документа, создание хеш-функции, шифрование хеш-функции, создание ЭП, соединение подписи с документом. Поясните, на каком из этих этапов должен использоваться закрытый ключ ЭП

При подсчете объема документооборота учитываются все …

При проверке электронной подписи проверяющий должен иметь …

При регистрации документа в компании заполняется регистрационная карточка, в которую заносятся основные реквизиты документа. В карточке входящего документа присутствуют поля: Дата получения, Входящий номер, Дата документа, № документа. Поясните, чем отличаются эти поля и когда они заполняются.

При совместном редактировании могут использоваться такие подходы к редактированию, как … редактирование

При создании маршрута в системе DIRECTUM доступны такие способы согласования, как …

Процедура проверки электронной подписи состоит из вычисления хеш-значения документа и проверки некоторых соотношений, связывающих хеш-значение документа, подпись под этим документом и открытый ключ подписавшего абонента. Поясните, в какой момент при проверке понадобится открытый ключ электронной подписи.

Различают такие номенклатуры дел, как … номенклатуры

Расположите в правильном порядке виды работ, производимых со входящими документами:

Расположите в правильном порядке этапы процесса распознавания и ввода данных в информационную систему:

Расположите действия при идентификации пользователей в правильном порядке:

Расположите мероприятия по созданию и использованию ключей для защиты

цифровой подписи от несанкционированного использования в правильном порядке:

 Расположите операции в типовом маршруте для согласования внутренних документов в системе DIRECTUM в правильном порядке:

Расположите элементы реквизита «Адресант» в бланке письма в правильном порядке (сверху вниз, справа налево):

Расположите элементы реквизита «Справочные данные» в правильном порядке (сверху вниз, справа налево):

Расположите этапы первичной обработки документов в правильном порядке:

Расставьте в правильной последовательности очередность подписания документа электронной подписью:

Расставьте в правильной последовательности этапы обработки документа в процессе параллельного редактирования:

Расставьте виды электронной подписи в порядке возрастания значимости:

Регистрация – это …

Регистрация документов преследует определенные цели, такие как …

Система документации определяется как …

Система электронного документооборота, внедренная в компании, позволяет автоматизировать многие операции по обработки документов. Например, при поступлении электронного документа в компанию он должен быть зарегистрирован, для этого с документа считываются необходимые реквизиты и заносятся в регистрационную карточку автоматически. При этом система должна найти эти реквизиты на документе и распознать их. Поясните, какая технология применяется для обеспечения этих действий.

Создание (генерация) ключей цифровой подписи может проводиться владельцем самостоятельно или осуществляться специальным уполномоченным органом (удостоверяющим центром). Генерируются два ключа электронной подписи – секретный и открытый. Руководителю нужно выбрать способ генерации ключей. На что ему стоит обратить внимание при принятии решения по выбору способа генерации ключей?

Стандарт ГОСТ Р 53898-2013 устанавливает такие элементы электронного сообщения, как …

Существует несколько технологий редактирования документов, в частности … редактирование

Управление записями предполагает …

Установите порядок операций по созданию маршрута документа:

Установите правильную последовательность этапов срокового контроля за исполнением документов:

Установите соответствие между классификационными типами документов и их описанием:

Установите соответствие между названиями информативных свойств документа и их описанием:

Установите соответствие между названиями эксплуатационных свойств документа и их описанием:

Установите соответствие между общими функциями документов и их описанием:

Установите соответствие между специальными функциями документов и их описанием:

Цель контроля состоит в …

Электронная подпись основана на криптографических преобразованиях. В процессе криптографического преобразования при шифровании и расшифровке используются определенные исходные данные. Вам как администратору надо объяснить этот процесс пользователям. Объясните пользователям, какие данные используются в этих процессах.