Менеджмент (ДОУА)
Практическое занятие 4
Цель занятия: научиться организовывать рабочее место секретаря руководителя; уметь отличать виды и состав организационно-распорядительных документов, заполнять журнал учёта и регистрации корреспонденции; определять типы конфликта, различать стили руководства, заполнять формы, необходимые для работы секретаря.
!!!оценено на высший балл!!!
Практическое занятие 4
Цель занятия: научиться организовывать рабочее место секретаря руководителя; уметь отличать виды и состав организационно-распорядительных документов, заполнять журнал учёта и регистрации корреспонденции; определять типы конфликта, различать стили руководства, заполнять формы, необходимые для работы секретаря.
ЗАДАНИЕ 1
Максимальное количество баллов — 3.
Прочитайте предложенные вопросы по оснащению рабочего места секретаря. Заполните третий столбец таблицы, где запишите правильные ответы в развернутом виде.
Таблица – Анкетирование секретаря по оснащению рабочего места
№ п/п
Вопросы
Ответы
1.
Где размещается рабочее место секретаря территориально в офисе?
2.
В соответствии с действующими нормами, укажите чему равна площадь служебных помещений. Укажите площадь помещения, приходящуюся на 1 человека, работающего за компьютером.
3.
На каком расстоянии между собой должны располагаться рабочие места с монитором?
4.
Опишите характеристику компьютерного стула сотрудника.
5.
Опишите правила установки монитора на рабочем столе сотрудника.
6.
Опишите комфортные температурные условия воздуха в помещении.
7.
Опишите комфортные условия влажности воздуха в помещении.
8.
Перечислите зоны рабочего места секретаря.
9.
Составьте перечень принадлежностей, которые должны размещаться на рабочем столе.
10.
Перечислите информацию, которая может быть размещена на стенах офиса.
11.
Опишите требования к освещению рабочего стола сотрудника.
ЗАДАНИЕ 2
Максимальное количество баллов — 3.
Комплекс документов, участвующих в управленческой деятельности предприятия, называется организационно-распорядительной документацией.
Перечислите виды организационно-распорядительных документов, приведите примеры для каждого вида документов (не менее 3-х). свой ответ необходимо представить в виде таблицы.
Таблица – Организационно-распорядительные документы, их состав и виды.
№ п/п
Виды и состав организационно-распорядительных документов
Пример организационно-распорядительных документов
1.
2.
3.
…
ЗАДАНИЕ 3
Максимальное количество баллов — 2.
Организация телефонных переговоров руководителя и ведение телефонных переговоров секретарем входит в обязательную функцию секретарского обслуживания. Телефонные переговоры можно условно разделить на два вида: входящие и исходящие.
Решите ситуационную задачу:
Абонент просит пригласить к телефону сотрудника Сергеева, но Сергеев отсутствует.
Секретарь отвечает: «Его нет!» – и вешает трубку. Через четверть часа тот же абонент еще раз осведомляется о сотруднике Сергееве. Прошло еще немного времени – и снова он, с тем же вопросом. Раздраженная секретарь еще резче отвечает: «Его нет» – и снова вешает трубку: настойчивый абонент своими повторяющимися звонками мешает ему работать.
Вопросы:
1. Аргументируйте и оцените верно ли действует секретарь в данной ситуации?
2. Опишите ваши действия в подобной ситуации.
ЗАДАНИЕ 4
Максимальное количество баллов —3.
Журнал входящей документации — это специальная книга, в которой ведётся учёт и регистрация писем и распоряжений, поступающих в компанию, что необходимо для отслеживания всего потока корреспонденции.
Заполните журнал учёта входящей корреспонденции (Приложение 1), используя собственные примеры (не менее 10 учётных записей).
ЗАДАНИЕ 5
Максимальное количество баллов — 4.
В вашей организации, в которой вы начали свою карьеру произошла такая конфликтная ситуация, которая потребовала привлечение внимания всех сотрудников.
Конфликтная ситуация:
На протяжении многих лет компанию «ХХХ» возглавлял менеджер, который считал коллег своей семьёй, а не просто подчинёнными. В организации царила особая атмосфера дружелюбности на всём периоде его правления. После его ухода на пенсию, компанию возглавил молодой преемник. Он практиковал «жесткий» стиль руководства. Все сотрудники компании очень негативно восприняли его способы управления, а производительность труда сократилась более, чем в 3 раза, что отразилось на прибыли компании.
Вопросы:
1. Определите вид конфликта в организации.
2. Опишите возможные причины негативной реакции сотрудников (не менее 5-ти причин).
3. Опишите способы разрешения конфликта: со стороны руководителя и со стороны сотрудников.
ЗАДАНИЕ 6
Максимальное количество баллов —4.
Каждая организация отражает тот стиль руководства (манеру поведения руководителя по отношению к подчиненным, чтобы оказать на них влияние и побудить к достижению целей организации), который сформировался не за один год.
Внимательно прочитайте ситуационную задачу:
Руководитель Петров Иван Иванович в значительной мере доверяет своим подчинёнными, интересуется их мнением, настроением, советуется с ними, стремится использовать все лучшее, что они предлагают. Среди стимулирующих мер преобладает поощрение, а наказание используется лишь в исключительных случаях. Сотрудники в целом удовлетворены такой системой руководства и обычно стараются оказать своему начальнику посильную помощь и поддержать его в необходимых случаях.
Вопросы:
1. Определите стиль руководства в данной организации.
2. Укажите преимущества и недостатки такого управления.
3. Опишите стиль управления, который вы считаете самым эффективным в современном управлении. Свой ответ обоснуйте.
ЗАДАНИЕ 7
Максимальное количество баллов — 6.
Вы являетесь помощником руководителя компании ОАО «Спутник» и вам необходимо выполнить несколько важных обязанностей:
1. Оформите краткий протокол заседания Совета директоров (закрытое заседание). В повестке дня обсуждалось открытие представительства компании в другом регионе. По данному вопросу Совет заслушал директора по развитию региональной сети Ма-ова Н. П., экономиста Зу-ву А. П., маркетолога Ма-ина Е. Г. В результате обсуждения данного вопроса Совет принял положительное решение об открытии представительства. Дополните документ необходимыми реквизитами. Для выполнения документа используйте макет протокола, представленный в Приложении 2.
2. Напишите докладную записку на имя директора гостиницы «Рассвет» о командировании в Москву менеджера по персоналу До-ва Н. И. сроком на 5 дней для выступления с докладом на конференции «Совершенствование системы управления персоналом гостиниц». Для оформления документа воспользуйтесь макетом докладной записки, представленной в Приложении 3.
3. Составьте служебную записку на имя начальника гаража о выделении автобуса для проведения экскурсии школьников по памятным местам города. Для оформления документа воспользуйтесь макетом служебной записки, представленной в Приложении 4.
Методические указания для выполнения задания:
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях. Ведётся во время заседания секретарём, на основании черновых записей которого готовится итоговый документ.
Протокол подписывается председателем и секретарём. Протоколы правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствовавшими на заседании.
К протоколу в виде приложений подшиваются представленные на рассмотрение материалы. Решения, принятые на заседании, доводятся до сведения сотрудников в виде копии протокола или выписки постановляющей части, либо в виде распорядительных и информационно-справочных документов, составленных на основе протокола. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года и относятся к числу важных документов длительного срока хранения (не менее 10 лет).
Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя о каких-либо фактах или событиях (излагается во вводной части текста), и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
Докладные записки, направляемые в вышестоящие инстанции, должны быть подписаны руководителем организации.
Обязательным реквизитом докладной и служебной записки является заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание.
Приложение 1
Журнал
учета входящей корреспонденции
Журнал начат ______________
Журнал окончен _____________
№ п/п (вх. номер)
От кого поступил документ
Краткое содержание документа
Зарегистрирован
Передан
Другие отметки
номер
дата
кому
дата
роспись
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Приложение 2
Макет протокола
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Справочные данные об организации
ПРОТОКОЛ
Дата___________ № ___________
Место составления
Форма заседания
Председатель И. О. Фамилия
Секретарь И. О. Фамилия
Присутствовали 00 чел. (указываются инициалы, фамилии или
прилагается список присутствующих в
алфавитном порядке, столбцом).
Повестка дня:
1. Первый вопрос (формулировка). Докладчик (наименование должности, фамилия, имя, отчество в родительном падеже).
2. Второй вопрос (формулировка). Докладчик (оформление аналогичное).
1. СЛУШАЛИ:
И. О. Фамилия (в именительном падеже) – краткое или развёрнутое изложение содержания выступления (от первого лица).
ВЫСТУПАЛИ:
И. О. Фамилия – излагается содержание выступления (после фамилии в скобках может быть приведена должность выступающего).
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Излагается формулировка постановления по первому вопросу –указывается действие в неопределённой форме (поручить, организовать и т.п.), исполнитель (должностное лицо, структурное подразделение), срок исполнения.
1.2. Аналогично оформляется пункт второй постановления по первому вопросу.
2. СЛУШАЛИ:
Оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично первому.
Председатель (подпись) И. О. Фамилия
Секретарь (подпись) И. О. Фамилия
Приложение 3
Макет внешней докладной записки
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Справочные данные об организации
Наименование должности
адресата с включением
наименования организации в дательном падеже
И. О. Фамилия
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
00.00.0000 № 00
Место составления
[Заголовок к тексту, выраженный]
отглагольным существительным
в предложном падеже, начинается
с предлога «О»
Текст состоит из двух частей: излагается проблема, затем приводятся выводы и предложения. (Не рекомендуется записку начинать словами: Довожу до Вашего сведения…). Если сведения, излагаемые в записке, относятся к определенному отрезку времени, конкретной дате, то это время включается в заголовок.
Приложение, если оно есть, оформляют по ГОСТ 6.30-97:
Приложение: 1. Наименование приложения, на… листах, в … экз.
2. Последующие приложения оформляются аналогично.
Наименование должности лица,
подписавшего записку (подпись) И. О. Фамилия
В дело 00-00, подпись, дата
Приложение 4
Макет служебной записки
Адресат: наименование
должности,
И. О. Фамилия
(в дательном падеже)
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Текст по структуре и содержанию аналогичен построению и изложению делового письма.
Должность составителя (подпись) И. О. Фамилия
00.00.0000
Практическое занятие 4
Цель занятия: научиться организовывать рабочее место секретаря руководителя; уметь отличать виды и состав организационно-распорядительных документов, заполнять журнал учёта и регистрации корреспонденции; определять типы конфликта, различать стили руководства, заполнять формы, необходимые для работы секретаря.
ЗАДАНИЕ 1
Максимальное количество баллов — 3.
Прочитайте предложенные вопросы по оснащению рабочего места секретаря. Заполните третий столбец таблицы, где запишите правильные ответы в развернутом виде.
Таблица – Анкетирование секретаря по оснащению рабочего места
№ п/п
Вопросы
Ответы
1.
Где размещается рабочее место секретаря территориально в офисе?
2.
В соответствии с действующими нормами, укажите чему равна площадь служебных помещений. Укажите площадь помещения, приходящуюся на 1 человека, работающего за компьютером.
3.
На каком расстоянии между собой должны располагаться рабочие места с монитором?
4.
Опишите характеристику компьютерного стула сотрудника.
5.
Опишите правила установки монитора на рабочем столе сотрудника.
6.
Опишите комфортные температурные условия воздуха в помещении.
7.
Опишите комфортные условия влажности воздуха в помещении.
8.
Перечислите зоны рабочего места секретаря.
9.
Составьте перечень принадлежностей, которые должны размещаться на рабочем столе.
10.
Перечислите информацию, которая может быть размещена на стенах офиса.
11.
Опишите требования к освещению рабочего стола сотрудника.
ЗАДАНИЕ 2
Максимальное количество баллов — 3.
Комплекс документов, участвующих в управленческой деятельности предприятия, называется организационно-распорядительной документацией.
Перечислите виды организационно-распорядительных документов, приведите примеры для каждого вида документов (не менее 3-х). свой ответ необходимо представить в виде таблицы.
Таблица – Организационно-распорядительные документы, их состав и виды.
№ п/п
Виды и состав организационно-распорядительных документов
Пример организационно-распорядительных документов
1.
2.
3.
…
ЗАДАНИЕ 3
Максимальное количество баллов — 2.
Организация телефонных переговоров руководителя и ведение телефонных переговоров секретарем входит в обязательную функцию секретарского обслуживания. Телефонные переговоры можно условно разделить на два вида: входящие и исходящие.
Решите ситуационную задачу:
Абонент просит пригласить к телефону сотрудника Сергеева, но Сергеев отсутствует.
Секретарь отвечает: «Его нет!» – и вешает трубку. Через четверть часа тот же абонент еще раз осведомляется о сотруднике Сергееве. Прошло еще немного времени – и снова он, с тем же вопросом. Раздраженная секретарь еще резче отвечает: «Его нет» – и снова вешает трубку: настойчивый абонент своими повторяющимися звонками мешает ему работать.
Вопросы:
1. Аргументируйте и оцените верно ли действует секретарь в данной ситуации?
2. Опишите ваши действия в подобной ситуации.
ЗАДАНИЕ 4
Максимальное количество баллов —3.
Журнал входящей документации — это специальная книга, в которой ведётся учёт и регистрация писем и распоряжений, поступающих в компанию, что необходимо для отслеживания всего потока корреспонденции.
Заполните журнал учёта входящей корреспонденции (Приложение 1), используя собственные примеры (не менее 10 учётных записей).
ЗАДАНИЕ 5
Максимальное количество баллов — 4.
В вашей организации, в которой вы начали свою карьеру произошла такая конфликтная ситуация, которая потребовала привлечение внимания всех сотрудников.
Конфликтная ситуация:
На протяжении многих лет компанию «ХХХ» возглавлял менеджер, который считал коллег своей семьёй, а не просто подчинёнными. В организации царила особая атмосфера дружелюбности на всём периоде его правления. После его ухода на пенсию, компанию возглавил молодой преемник. Он практиковал «жесткий» стиль руководства. Все сотрудники компании очень негативно восприняли его способы управления, а производительность труда сократилась более, чем в 3 раза, что отразилось на прибыли компании.
Вопросы:
1. Определите вид конфликта в организации.
2. Опишите возможные причины негативной реакции сотрудников (не менее 5-ти причин).
3. Опишите способы разрешения конфликта: со стороны руководителя и со стороны сотрудников.
ЗАДАНИЕ 6
Максимальное количество баллов —4.
Каждая организация отражает тот стиль руководства (манеру поведения руководителя по отношению к подчиненным, чтобы оказать на них влияние и побудить к достижению целей организации), который сформировался не за один год.
Внимательно прочитайте ситуационную задачу:
Руководитель Петров Иван Иванович в значительной мере доверяет своим подчинёнными, интересуется их мнением, настроением, советуется с ними, стремится использовать все лучшее, что они предлагают. Среди стимулирующих мер преобладает поощрение, а наказание используется лишь в исключительных случаях. Сотрудники в целом удовлетворены такой системой руководства и обычно стараются оказать своему начальнику посильную помощь и поддержать его в необходимых случаях.
Вопросы:
1. Определите стиль руководства в данной организации.
2. Укажите преимущества и недостатки такого управления.
3. Опишите стиль управления, который вы считаете самым эффективным в современном управлении. Свой ответ обоснуйте.
ЗАДАНИЕ 7
Максимальное количество баллов — 6.
Вы являетесь помощником руководителя компании ОАО «Спутник» и вам необходимо выполнить несколько важных обязанностей:
1. Оформите краткий протокол заседания Совета директоров (закрытое заседание). В повестке дня обсуждалось открытие представительства компании в другом регионе. По данному вопросу Совет заслушал директора по развитию региональной сети Ма-ова Н. П., экономиста Зу-ву А. П., маркетолога Ма-ина Е. Г. В результате обсуждения данного вопроса Совет принял положительное решение об открытии представительства. Дополните документ необходимыми реквизитами. Для выполнения документа используйте макет протокола, представленный в Приложении 2.
2. Напишите докладную записку на имя директора гостиницы «Рассвет» о командировании в Москву менеджера по персоналу До-ва Н. И. сроком на 5 дней для выступления с докладом на конференции «Совершенствование системы управления персоналом гостиниц». Для оформления документа воспользуйтесь макетом докладной записки, представленной в Приложении 3.
3. Составьте служебную записку на имя начальника гаража о выделении автобуса для проведения экскурсии школьников по памятным местам города. Для оформления документа воспользуйтесь макетом служебной записки, представленной в Приложении 4.
Методические указания для выполнения задания:
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях. Ведётся во время заседания секретарём, на основании черновых записей которого готовится итоговый документ.
Протокол подписывается председателем и секретарём. Протоколы правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствовавшими на заседании.
К протоколу в виде приложений подшиваются представленные на рассмотрение материалы. Решения, принятые на заседании, доводятся до сведения сотрудников в виде копии протокола или выписки постановляющей части, либо в виде распорядительных и информационно-справочных документов, составленных на основе протокола. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года и относятся к числу важных документов длительного срока хранения (не менее 10 лет).
Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя о каких-либо фактах или событиях (излагается во вводной части текста), и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
Докладные записки, направляемые в вышестоящие инстанции, должны быть подписаны руководителем организации.
Обязательным реквизитом докладной и служебной записки является заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание.
Приложение 1
Журнал
учета входящей корреспонденции
Журнал начат ______________
Журнал окончен _____________
№ п/п (вх. номер)
От кого поступил документ
Краткое содержание документа
Зарегистрирован
Передан
Другие отметки
номер
дата
кому
дата
роспись
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Приложение 2
Макет протокола
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Справочные данные об организации
ПРОТОКОЛ
Дата___________ № ___________
Место составления
Форма заседания
Председатель И. О. Фамилия
Секретарь И. О. Фамилия
Присутствовали 00 чел. (указываются инициалы, фамилии или
прилагается список присутствующих в
алфавитном порядке, столбцом).
Повестка дня:
1. Первый вопрос (формулировка). Докладчик (наименование должности, фамилия, имя, отчество в родительном падеже).
2. Второй вопрос (формулировка). Докладчик (оформление аналогичное).
1. СЛУШАЛИ:
И. О. Фамилия (в именительном падеже) – краткое или развёрнутое изложение содержания выступления (от первого лица).
ВЫСТУПАЛИ:
И. О. Фамилия – излагается содержание выступления (после фамилии в скобках может быть приведена должность выступающего).
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Излагается формулировка постановления по первому вопросу –указывается действие в неопределённой форме (поручить, организовать и т.п.), исполнитель (должностное лицо, структурное подразделение), срок исполнения.
1.2. Аналогично оформляется пункт второй постановления по первому вопросу.
2. СЛУШАЛИ:
Оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично первому.
Председатель (подпись) И. О. Фамилия
Секретарь (подпись) И. О. Фамилия
Приложение 3
Макет внешней докладной записки
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Справочные данные об организации
Наименование должности
адресата с включением
наименования организации в дательном падеже
И. О. Фамилия
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
00.00.0000 № 00
Место составления
[Заголовок к тексту, выраженный]
отглагольным существительным
в предложном падеже, начинается
с предлога «О»
Текст состоит из двух частей: излагается проблема, затем приводятся выводы и предложения. (Не рекомендуется записку начинать словами: Довожу до Вашего сведения…). Если сведения, излагаемые в записке, относятся к определенному отрезку времени, конкретной дате, то это время включается в заголовок.
Приложение, если оно есть, оформляют по ГОСТ 6.30-97:
Приложение: 1. Наименование приложения, на… листах, в … экз.
2. Последующие приложения оформляются аналогично.
Наименование должности лица,
подписавшего записку (подпись) И. О. Фамилия
В дело 00-00, подпись, дата
Приложение 4
Макет служебной записки
Адресат: наименование
должности,
И. О. Фамилия
(в дательном падеже)
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Текст по структуре и содержанию аналогичен построению и изложению делового письма.
Должность составителя (подпись) И. О. Фамилия
00.00.0000
