Документоведение и архивоведение

Дата изготовления: ноябрь 2021 года. 

Учебное заведение: неизвестно.

 Работа была успешно сдана - заказчик претензий не имел.

Готовые работы я могу оперативно проверить на оригинальность по Antiplagiat .ru и сообщить Вам результат.

Задание 1

Изучите Положение об отделе организационной работы и управления документацией КРАГСиУ. Предложите правки, которые позволят его улучшить. Аргументируйте свою позицию

Задание 2

Приказ руководителя организации содержит несколько поручений с

 разными сроками их исполнения. Служба ДОУ поставила приказ на контроль, определив срок исполнения всего документа по сроку одного из поручений (наиболее позднему). При снятии документа с контроля выяснилось, что часть поручений не были выполнены в установленный срок. Руководитель организации возложил ответственность за это в т.ч. и на службу ДОУ. Прав ли в этом случае руководитель организации? Должна была служба ДОУ осуществить какие-либо действия, чтобы таких нарушений не было?

Задание 3

В ООО «Лотос» при традиционной (ручной) технологии делопроизводства используется карточная форма регистрации документов. Инспектор по регистрации заносит сведения о входящих и исходящих документах в разные карточки, объясняя это современными правилами регистрации и удобством ведения справочной работы. После регистрации входящего документа регистрационная карточка помещается в справочную картотеку входящей документации. Для регистрации исходящих документов, как инициативных, так и ответных, используется новая карточка, которая после регистрации исходящего документа помещается в отдельную справочную картотеку исходящей документации.

Какое правило регистрации инициативных и ответных документов нарушает инспектор по регистрации?

Задание 4

Система регистрации документов в ООО «Кедр» имеет смешанную форму. Часть документов регистрируется в службе делопроизводства, часть – в структурных подразделениях. При регистрации документов в службе делопроизводства всем без исключения документам присваивается индекс, который состоит из порядкового номера документа в определенной группе документации (например, входящих служебных писем) и литеры «Р», означающей «руководство», например: 35Р. Индекс, который присваивается документам при их регистрации в структурных подразделениях, состоит из порядкового номера документа и индекса структурного подразделения, например: 2-123, 2-124 или 3-25, 3-28 и т.д. В чем такой порядок индексирования не соответствует установленным требованиям? Какие информационно-поисковые задачи сложно решать при использовании таких регистрационных индексов?

Задание 5

Председатель экспертной комиссии организации И.И. Петров обратился к руководству организации с просьбой увеличить количественный состав. Петров И.И. мотивировал своё обращение значительным объёмом работы, т.к. членам комиссии приходится полистно просматривать каждое дело, включённое в номенклатуру, уделяя особое внимание делам с постоянным сроком хранения и переходящим на следующий год.

Соответствуют ли действия экспертной комиссии организации установленному порядку проведения экспертизы? Должна ли экспертная комиссия полистно просматривать все дела? Если должна, то какие?

Задание 6

Дело было сформировано в информационно-рекламном отделе закрытого акционерного общества «Консалдинг». Индекс информационно-рекламного отдела по классификатору подразделений ЗАО «Консалдинг» - 06. В деле были сгруппированы протоколы заседаний коллегиального органа общества – правления. Заголовок дела помещался в номенклатуре дел под номером 10, там же был определен срок его хранения – постоянный.

Оформите обложку дела в соответствии с представленными данными и определите, какие дополнительные сведения необходимы для ее полного оформления.

Какими документами определяются перечень сведений, выносимых на обложку дела, порядок их расположения и правила заполнения?

Задание 7

Для передачи на хранение в архив организации секретарь руководителя Миронова Н.В. подготовила дела, содержащие документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (от 5 до 10 лет) сроков хранения. Дела с истекшими сроками хранения были уничтожены, о чем был составлен соответствующий акт. Также были уничтожены картотеки с регистрационно-контрольными карточками на все эти документы (как уничтоженные, так и подготовленные к передаче в архив).

Все дела были подшиты в твердую обложку, листы документов пронумерованы. В каждом деле была составлена заверительная надпись, указывающая на общее количество листов включенных в него документов. Были полностью оформлены обложки дел. Миронова внесла дела в две описи: в опись дел постоянного хранения – соответственно дела с документами постоянного хранения; в опись дел временного хранения – вначале дела с документами со сроком хранения свыше 10 лет, затем дела с документами со сроком хранения от 5 до 10 лет.

Определите, соответствует ли такой порядок подготовки установленным требованиям? Какими документами должна была руководствоваться Миронова, выполняя эту работу?

Задание 8

Оформите дела к сдаче в архив, используя данные номенклатуры дел (см. приложение):

- пронумеруйте документы дела;

- составьте внутреннюю опись;

- составьте заверительную надпись;

- оформите обложку дел

Задание 9

На основе сведений, содержащихся в наблюдательных листах, составьте классификационную схему затрат рабочего времени секретаря руководителя. Представьте подробные расчеты по различным видам работ, сгруппировав их по признаку содержания (административные, творческие, логические, технические, подготовительно-заключительные операции, обслуживание рабочего места). 

Составьте баланс затрат рабочего времени сотрудника, заполнив следующую форму.

Задание 10

Проанализируйте номенклатуру дел организации (см. приложение), выписывая выявленные недостатки её содержания и оформления, иллюстрируя каждый из них примером.

Список использованных источников

1. Приказ об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (Зарегистрировано в Минюсте России 27.12.2019 № 57023) [Электронный ресурс] //Федеральное архивное агенство - Электрон. текст. дан.- URL: http://archives.ru/documents/prik71_2019.shtml (дата обращения: 15.11.2021)

2. Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 «Об утверждении

правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830) [Электронный ресурс] //Федеральное архивное агенство.- Электрон. текст. дан URL: http://archives.ru/sites/default/files/prikaz-mkrf-526-pravila.pdf (дата обращения: 15.11.2021)

3. Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 г. № 44 «Об

утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» [Электронный ресурс]//Официальный интернет-портал правовой информации.- 20.08.2020.- Электрон. текст. дан.  – URL: http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001201808200001 (дата обращения: 15.11.2021).

4. Грозова О.С. Делопроизводство: учеб. пособие для вузов/ О.С. Грозова.- Москва: Издательство «Юрайт», 2020.- 124 с. 

5. Попова, Е.Н. Формирование дел в делопроизводстве. Подготовка дел к передаче в архив организации/ Е.Н. Попова // Делопроизводство.- 2018.- №.3.- С. 92

6. Сичкарева, М.М., Составляем опись дел/ М.М. Сичкарева//Секретарь-референт.- 2017.- №2.- С. 34