Работа в автоматизированных системах управления документами (ДОУА)

Работа в автоматизированных системах управления документами (ДОУА)

23/25

Практическое занятие 1 (2 часа)

Цель занятия: формирование навыков создания и регистрации внутренних документов в системах электронного документооборота (СЭД), закрепление знаний об основных системах электронного документооборота, процессах документооборота в СЭД.

Оборудование: ноутбук с выходом в сеть Интернет.

Задание 1 (4 балла)

Проанализируйте представленную схемы процесса прохождения и регистрации внутреннего документа (приказа). Подготовьте на основании схемы краткое описание процесса по работе с внутренними документами (глава пользовательской инструкции). Используйте Инструкцию пользователя по процессу приказов.

На схеме представлены только решения, переводящие с одного этапа на другой этап, и не представлены решения, по которым документ остается на текущем этапе. Исключение составляет этап «Согласование», на котором представлены все решения.

Задание 2 (3 балла)

Используясь схему из задания 1, составьте и заполните таблицу, в которой определены основные роли в процессе создания внутреннего документа(приказа), этапы процесса и решения, которые доступны пользователю с ролью на этапе прохождения документа в СЭД.

Для выполнения задания используйте Инструкцию пользователя по процессу приказов.

Роль

Этап

Решения

Инициатор

Подготовка

Отправить на согласование

Задание 3 (3 балла)

Составьте список известных вам систем электронного документооборота (СЭД). Перечислите типовые процессы делопроизводства и канцелярии (не менее 3 процессов), которые СЭД помогает оптимизировать организациям.

Задание 4 (3 балла)

Изучите ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (утвержден Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). Документ находится в свободном доступе в сети Интернет. Можно воспользоваться другим источником (по выбору).

Заполните таблицу реквизитов, которые есть в карточке документа в СЭД и реквизитов, которые используются при оформлении документа. Укажите, какие из них совпадают.

Реквизиты карточки документа в СЭД

Реквизиты документа

Задание 5 (3 балла)

Изучите Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утвержден Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

Составьте словарь терминов, характеризующих электронный документооборот, нормативного регулирования электронного документа и электронной подписи (не менее 10 терминов).

Задание 6 (4 балла)

Изучите Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

Составьте список требований к хранению электронных документов.

Задание 7 (4 балла)

Изучите Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

1. Перечислите документы архива, на основании которых формируется учет поступления и выбытия дел, документов, формируемых в СХЭД (не менее 3 документов).

2. Заполните следующие документы архива в электронном виде:

• Форма номенклатуры дел структурного подразделения (Приложение 2);
• Форма описи дел структурного подразделения (Приложение 7);
• Форма внутренней описи документов дела (Приложение 5);
• Форма листа проверки использования документов (Приложение 21);
• Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (Приложение 3).

3. Сделайте скриншот выполненной работы и предоставьте на проверку.

Примечание

1. Если у вас нет возможности отсканировать документы, вы можете сфотографировать их.
2. Если у вас нет возможности распечатать документы, вы можете заполнить их в электронном виде.