Тест к азделу 3 ДОУА Организация конфиденциального делопроизводства

Вопрос 1 Автоматизированный справочно-информационный банк данных должен иметь следующие основные электронные учетные массивы:

 a. инвентарную валовую опись традиционных, электронных и иных конфиденциальных документов фирмы с указанием их местонахождения или валовые описи учетных карточек документов по видам учета

b. справочную картотеку на исполненные документы, в которой освободившиеся (вторые) экземпляры карточек располагаются по корреспондентам или другому удобному для использования признаку, например, по рубрикам номенклатуры дел

c. массивы электронных учетных карточек документов по видам учета

d. описи документов (на любых носителях), находящихся у руководителей и исполнителей (по фамилиям)

 Вопрос 2 Бумажные носители конфиденциальных документов

a. учитываются в журналах

b. учитываются на карточках

c. учитываются в журналах и на карточках

d. не учитываются

 Вопрос 3 В предпринимательских структурах целесообразно вести следующие виды учета конфиденциальных документов и дел:

a. пакетный учет поступления документов, не имеющих грифа конфиденциальности, но отнесенных к документам ограниченного доступа в перечне данной фирмы

b. инвентарный учет документов

c. номенклатурный учет дел

d. служебный учет документов

 Вопрос 4 В процессе формирования и хранения конфиденциальные дела и документы могут подвергаться следующим угрозам:

a. случайное несанкционированное уничтожение дел и документов

b. доступ к делам посторонних лиц как следствие ошибочных действий персонала или невыполнения персоналом порядка обеспечения сохранности дел

c. все перечисленное

d. умышленное уничтожение дел и документов

 Вопрос 5 В службе конфиденциального делопроизводства ведется учет

a. поступления документов, не имеющих грифа конфиденциальности, но отнесенных к документам ограниченного доступа в перечне данной фирмы;

b. пакетов (конвертов), содержащих конфиденциальные документы

c. все вышеперечисленное

d. поступления незаконвертованных документов, документов, поступающих по телеграфной, электронной почте и факсимильной связи с грифом конфиденциальности (пакетный учет)

 Вопрос 6 Ошибочная запись в формах учета носителей 

a. исправляется с применением корректирующей жидкости

b. дублируется рядом правильно

c. зачеркивается одной чертой

d. подчищается

Вопрос 7 Вместо изъятых документов в дело помещается

a. копии документов

b. иное

c. справка-заместитель

d. ничего не помещается

 Вопрос 8 Дела с грифом «КТ», выдаваемые исполнителю, подлежат возврату в подразделение конфиденциального делопроизводства

a. через день

b. на следующий день

c. в тот же день

d. не выдаются

 Вопрос 9 Журналы (карточки) учета изданных документов с информацией, составляющей коммерческую и служебную тайны, ведутся

a. иное

b. в зависимости от специфики деятельности организации

c. раздельно по документам

d. вместе

 Вопрос 10 Какая отметка должна стоять в журнале учета входящих документов, если конфиденциальный документ пришел с сопроводительным письмом, которое не содержит конфиденциальной информации?

a. иное

b. сопроводительное письмо не нужно регистрировать

c. без приложения «Не конфиденциально»

d. письмо регистрируют отдельно, а приложение отдельно

 Вопрос 11 Количество листов при формировании конфиденциального дела не должно превышать

a. 350 листов

b. 200 листов

c. может быть любое количество листов

d. 250 листов

 Вопрос 12 Дополнительные реквизиты конфиденциальных документов по сравнению с открытыми документами

a. гриф согласования

b. гриф ограничения доступа к документу

c. гриф утверждения

d. виза согласования

 Вопрос 13 На инвентарный учет берутся конфиденциальные документы

a. технические носители информации

b. все вышеперечисленное

c. не включенные в номенклатуру дел и не подлежащие подшивке в дела

d. изъятые по какой-либо причине из дела, переведенные на выделенное хранение и образовавшие самостоятельное дело

Вопрос 14 На инвентарный учет берутся следующие конфиденциальные документы:

 a. включенные в номенклатуру дел и подлежащие подшивке в дела

 b. изъятые по какой-либо причине из дела, переведенные на выделенное хранение и образовавшие самостоятельное дело, папку, альбом

 c. бумажные носители информации особо ценных документов для составления черновиков, оригиналов и подлинников документов

 d. технические носители информации (чистые и с записанной информацией)

Вопрос 15 Гриф конфиденциальности на карточках учета 

 a. проставляется

 b. не проставляется

 c. проставляется в зависимости от характера информации

 d. проставляется в зависимости от документа

Вопрос 16 Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает:

 a. разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к данной документации

 b. использование организационных, технических, иных средств защиты информации, содержащей коммерческую тайну

 c. все перечисленное

 d. ограничение доступа к носителям информации, содержащей коммерческую тайну

Вопрос 17 Основой индексирования конфиденциальных документов является

 a. дата создания документа

 b. нумерация в пределах месяца

 c. валовая нумерация всего потока документов в течение календарного года.

 d. нумерация в пределах квартала

Вопрос 18 Особенностями выдачи законченных дел сотрудникам фирмы и приема их от сотрудников являются:

 a. внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела

 b. внесение в номенклатуру отметки о заведении дела

 c. помещение дела и карточки в места хранения

 d. подшивка документа в дело (прошнуровывание документов), проверка правильности нумерации листов

Вопрос 19 Помещения подразделения конфиденциального делопроизводства, предназначенные для хранения конфиденциальных документов, должны находиться

 a. на первом этаже

 b. не на первом и последнем этажах

 c. иное

 d. на последнем этаже

Вопрос 20 Почему на пакетах (конвертах) с конфиденциальными документами не проставляют гриф конфиденциальности?

 a. т.к. это не имеет никакого значения, важно лишь содержание конверта

 b. чтобы не привлекать внимания

 c. гриф проставляют всегда

 d. иное

Вопрос 21 При ведении учета конфиденциальных документов возможно возникновение следующих опасных ситуаций:

a. включение конфиденциальной информации из документов в учетные формы

b. наличие фиксируемого контроля документов при переходе его от одной технологической стадии движения и процедуры обработки к другой

c. выпадение документа из учетной системы за счет ошибочных или злоумышленных действий работника службы конфиденциального делопроизводства

d. нарушение порядка выполнения учетных операций и ведения справочно-информационного банка данных по документам

 Вопрос 22 При приеме черновика от исполнителя сотрудник службы конфиденциального делопроизводства обязан:

a. все перчисленное

b. при составлении черновика на отдельных листах бумаги или в типовой форме документа просчитать количество его листов

c. при составлении черновика в спецблокноте просчитать количество листов черновика и изъять их из блокнота

d. при составлении черновика в стенографической или рабочей тетради проверить наличие листов тетради и соответствие их количества заверительной надписи

 Вопрос 23 При снятии в установленном порядке с документа грифа конфиденциальности и изъятии его из дела

a. дело заводится заново

b. нумерация листов меняется

c. нумерация листов дела сохраняется

d. отсутствующие листы оговариваются во внутренней описи дела с указанием причины изъятия документа и его нового местонахождения

 Вопрос 24 Процедура оформления дела (тома) при его закрытии включает

a. нумерацию листов документа в деле

b. проверку правильности подшивки документа

c. проставление отметки о закрытии дела (тома) в номенклатуре дел

d. внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел

 Вопрос 25 Разрешением на отправку конфиденциальных документов является

a. подписанное первым руководителем сопроводительное письмо к документу

b. разрешительная запись, сделанная лично руководителем в учетной форме, если документ отправляется без сопроводительного письма

c. зависит от конкретной ситуации

d. иное

 Вопрос 26 Сведения, включаемые в учетную форму при регистрации конфиденциальных документов, разделяются на следующие блоки:

a. учетный о движении документа

b. фиксирующий переменные, текущие, рабочие сведения о движении и местонахождении документа

c. конфиденциальный

d. фиксирующий постоянные (исходные) сведения о документе

Вопрос 27 Спецпортфели могут храниться у исполнителей в течение

 a. несколько дней, при наличии разрешения руководителя

 b. 4 часов

 c. рабочей недели

 d. рабочего дня

Вопрос 28 Стоит ли принимать надорванный пакет (конверт) с конфиденциальными документами, если он адресован в вашу организацию?

 a. не стоит принимать и составлять их тоже не следует

 b. не стоит, нужно составить акт и вернуть обратно

 c. стоит, но с составлением акта

 d. в зависимости от вида документа

Вопрос 29 Традиционный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам (независимо от вида учета) включает

 a. учетную картотеку на неисполненные документы, в которой первые экземпляры карточек располагаются по исполнителя

 b. контрольную картотеку, в которой дополнительные экземпляры карточек располагаются по срокам исполнения документов

 c. кодификационную картотеку по распорядительным документам

 d. описи рабочего и архивного массивов электронных конфиденциальных документов по каждому компьютеру

Вопрос 30 Что происходит с конфиденциальными документами, которые не исполнены в текущем делопроизводственном году?

 a. они хранятся в бухгалтерии

 b. такой необходимости никогда не возникает, т.к. организации обязаны все исполнить в текущем году

 c. их уничтожают

 d. их переводят для исполнения в новом делопроизводственном году