Лабораторная работа 1 «Работа с массивами информации»

Выполненная Лабораторная работа 1 «Работа с массивами информации»

Тема 2. Моделирование юридической практики под влиянием информационных технологий

Задание

Создать базу данных по учету происшествий в некотором городе (также в базе данных должны храниться сведения о сотрудниках, оформивших правонарушения, и виновниках правонарушений). Выполнить необходимые запросы к базе данных согласно примеру ниже.

Алгоритм выполнения задания

1. Создание новой базы данных

Во-первых, нужно создать новую базу данных в Access, в которой будут сохранены ваши таблицы данных, формы, запросы и отчеты. Для создания базы данных вы можете использовать один из множества шаблонов, которые предоставляет Access, или создать базу с нуля.

Здесь мы рассмотрим пошаговое создание базы данных, в которой будет храниться информация по учету происшествий в городе N.

1. Запустите приложение Access на вашем компьютере.

· В появившемся окне выберите меню «Файл/Создать» и в правой панели выберите параметр «Пустая база данных рабочего стола».

· В следующем окне нужно задать имя базы «Учет происшествий» и указать папку для сохранения базы данных.

· После нажатия кнопки «Создать» будет создана пустая база данных, в которой будут сохранены созданные вами таблицы данных, формы, запросы и отчеты.

2. Для хранения данных необходимо создать таблицы базы данных.

Основа любой базы данных – это таблицы. Именно в этих таблицах ваши данные сохраняются в различных столбцах, и именно из них вы можете запускать запросы и создавать отчеты.

Таблицы – это фундаментальные объекты в базе данных. Без таблиц данные не могут быть сохранены. Для создания таблицы вам необходимо выполнить следующие действия:

а) создайте объект таблицы;

б) определите поля в таблице, включая их имя, тип данных и описание;

в) установите свойства для каждого поля;

г) создайте соответствующие индексы;

д) установите первичный ключ;

е) сохраните таблицу.

· На вкладке «Создание» выберите инструмент «Таблицы».

· На левой панели в группе «Таблицы» правой кнопкой мыши выберите режим «Конструктор». В режиме конструктора появится новая таблица.

Окно редактирования таблицы состоит из трех основных частей:

· верхняя панель – для определения полей по имени, типу данных и описанию (необязательно);

· свойства поля (внизу слева) – для определения конкретных свойств поля;

· помощь (внизу справа).

Когда вы перемещаетесь по окну представления дизайна, здесь предоставляется помощь для конкретного контекста.

Проектирование базы данных означает определение как количества полей, используемых для хранения информации, так и максимального количества данных, которое может содержать каждое поле. Как правило, информацию нужно хранить в отдельном поле в Access. Таким образом, вместо того, чтобы создавать одно поле для хранения чьего-либо полного имени, создайте два отдельных поля: одно поле содержит имя, а второе поле содержит фамилию. Сохраняя фамилии в отдельном поле, вы можете легко извлекать фамилии из своей базы данных, например, чтобы создавать формы писем.

3. Создайте таблицу для хранения сведений о сотрудниках. Создайте по представленному образцу имена полей, тип данных и размер поля. Поле «Код сотрудника» установите ключевым полем. Для поля «Дата рождения» выберите тип «Дата и время» и на вкладке «Общие» установите формат даты, как показано на рисунке ниже. Тип «Дата/Время» хранит время, дату или их комбинацию, в зависимости от того, какой формат вы используете.

4. Для сохранения таблицы выберите меню «Файл/Сохранить». Сохраните таблицу под именем «Сотрудники».

5. Аналогичным способом создайте таблицу «Виновники происшествий». Имена полей, тип данных и размер поля задайте, как показано в примере на рисунке.

6. Создайте вспомогательную таблицу «Вид нарушения» согласно представленной таблице.

7. Создайте таблицу «Происшествия» по образцу.

· Для поля «Вид нарушения» задайте Тип данных «Мастер подстановок».

Если вы хотите, чтобы поле в одной таблице отображало содержимое поля в другой таблице, выберите «Мастер подстановок» в качестве типа поля. После выбора этого типа открывается простой мастер поиска, с помощью которого вы выбираете таблицу и поле для поиска по этому новому полю в таблице. С помощью этого типа данных можно выбирать значение поля из набора постоянных значений или значений из другой таблицы.

Чтобы применить тип «Мастер подстановок», нужно в появившемся окне «Создание подстановки» выбрать пункт «Объект будет использовать значения из таблицы или запроса», как показано на рисунке ниже.

После нажатия кнопки «Далее» появится следующее диалоговое окно, в котором нужно выбрать таблицу или запрос с нужными значениями. В нашем примере нужно выбрать таблицу «Вид нарушения».

· Выберите поле подстановки. Для этого в левом окне «Доступные поля» выделите поле «Наименование» и нажмите кнопку

, нажмите кнопку «Далее».

· Последовательно нажимайте кнопку «Далее» в следующих окнах, а затем кнопку «Готово».

Таким образом, в ходе выполнения предыдущих пунктов в вашей базе данных должно появиться четыре таблицы.

2. Заполнение базы данных

1. Заполнение таблицы «Сотрудники» будем производить в режиме «Конструктор».

· Поле «Должность» заполните фиксированным набором значений по аналогии с описанными выше шагами, используя тип данных «Мастер подстановок». В появившемся окне «Создание подстановки» в данном случае нужно выбрать пункт «Будет введен фиксированный набор значений». После нажатия кнопки «Далее» откроется диалоговое окно «Создание подстановки».

· В появившемся окне нужно ввести значения, которые будет содержать столбец подстановки, как показано в образце ниже. Вы можете использовать произвольный список значений согласно данной предметной области.

Поле подстановки – это поле, которое «ищет» свои значения из определенного источника. Это может быть набор значений из поля в другой таблице или запросе (источник записей) или набор значений, которые вы вводите (список значений). При вводе данных в виде таблицы значения отображаются в раскрывающемся поле, известном как поле со списком. Создание поля подстановки из источника записей в другой таблице автоматически создает связь между двумя таблицами аналогично созданию отношений между таблицами в окне создания связей. Однако правила ссылочной целостности применяться не будут.

Преимущества использования поиска. Поиск упрощает ввод данных и снижает вероятность ошибок, вызванных опечаткой. Его также можно использовать для ограничения данных, которые могут быть введены в поле, путем ограничения ввода данных значениями в раскрывающемся списке. Использование таблицы или запроса в качестве поиска особенно полезно, поскольку при изменении значений в таблице, на которой основан поиск, значения в раскрывающемся списке в поле поиска также обновляются.

Таблица поиска – это таблица, которая создается с конкретной целью использования для создания значений для раскрывающегося списка в другой таблице. Таблица поиска будет иметь отношение «один ко многим» со связанной таблицей. Например, справочная таблица может содержать список должностей, который будет отображаться в виде раскрывающегося списка в таблице сотрудников. Таблица поиска может также содержать дополнительные поля с дополнительной информацией о записях.

2. Установим ограничения на данные, чтобы избежать повторов данных в поле «Код сотрудника». Для ввода ограничений для поля «Код сотрудника» в строке параметра «Индексированное поле» выберите в списке пункт «Да» (совпадения не допускаются).

3. Заполните полученную таблицу произвольными данными не менее чем о 5 сотрудниках.

Обратите внимание, что при заполнении поля «Должность» значения нужно выбирать из выпадающего списка, так как мы использовали для этого поля подстановочную таблицу.

4. Установите ширину полей таблицы в соответствии с шириной данных.

5. Выполните сортировку данных по убыванию в поле «Дата рождения», используя кнопку

на панели инструментов.

6. Заполните произвольными данными таблицу «Виновники происшествий». Таблица должна содержать не менее 10 записей.

7. Заполните таблицу «Вид нарушения». Эта таблица является вспомогательной.

8. Заполните таблицу «Происшествия» таким образом, чтобы каждым сотрудником было зарегистрировано несколько нарушений в течение месяца. Таблица должна содержать не менее 20 записей.

Обратите внимание, что при заполнении поля «Вид нарушения» выбор значения производится из выпадающего списка.

3. Определение связей между таблицами

Чтобы установить связь между двумя таблицами, необходимо соблюдать следующие правила:

· обе таблицы должны находиться в одной базе данных;

· оба поля, которые вы хотите связать, должны иметь один и тот же тип данных (в этом отношении поля «Счетчик» считаются числовыми);

· если совпадающие поля являются числовыми полями, они также должны иметь те же настройки свойства размера поля.

1. Для определения связи между таблицами необходимо закрыть все таблицы, которые необходимо связать. Нет возможности создавать или изменять отношения между открытыми таблицами.

2. На вкладке «Инструменты базы данных» нажмите кнопку «Связи». Откроется вкладка «Дизайн инструментов взаимоотношений». Либо на панели инструментов щелкните кнопкой

. В окне «Схема данных» щелчком правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню и выберите пункт «Добавить таблицу…».

Выберите таблицы, которые необходимо связать, и нажмите «Добавить», чтобы добавить их в окно «Схема данных».

Нажмите «Закрыть», чтобы закрыть диалоговое окно «Добавление таблицы».

3. Создайте связи между таблицами.

В окне «Изменение связей» отображены таблицы, которые нужно связать. Согласно данному примеру, для создания связей между таблицами выполните ряд действий:

· левой кнопкой мыши перетащите поле «Код сотрудника». в таблице «Сотрудники». на поле «Код сотрудника». в таблицу «Происшествия», а затем отпустите кнопку мыши. На экране откроется окно «Изменение связей»;

· в окне «Изменение связей» необходимо установить флажки в свойствах «Обеспечение целостности данных», «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей», как показано на рисунке;

· после нажатия на кнопку «Создать» будет создана связь между двумя таблицами;

· аналогичным образом свяжите таблицы «Виновники происшествий» и «Происшествия». Поле связи будет в данном случае «Код нарушителя».

4. В результате у вас должна получиться схема данных, представленная на следующем рисунке.

Для просмотра или редактирования существующих отношений нужно выполнить следующие действия:

· на вкладке «Инструменты базы данных» нажмите кнопку «Схема данных»;

· дважды щелкните линию взаимосвязи, чтобы открыть диалоговое окно «Изменение связей». Толстая линия указывает на ссылочную целостность; «1» указывает на одну сторону отношения «один ко многим»; «∞» указывает на множество сторон отношения «один ко многим».

При необходимости связи между таблицами можно удалить, выполнив следующие действия:

· перед удалением связей нужно закрыть все связанные таблицы;

· на вкладке «Инструменты базы данных» нажмите кнопку «Связи»;

· щелкните правой кнопкой мыши на линии, связывающей две таблицы, связь которых вы хотите разорвать;

· выберите «Удалить» из контекстного меню, вызванного правой кнопкой мыши;

· после нажатия на кнопку «Да» связь между таблицами будет удалена.

5. Сохраните макет и закройте окно схемы данных.

4. Поиск информации в таблице с применением фильтрации

Для поиска нужной информации нужно открыть таблицу, содержащую нужные данные.

Например, если нам нужно получить информацию о происшествиях за 10.01.2011 г., откроем таблицу «Происшествия» и выполним следующие действия:

· щелкните на поле, которое вы хотите использовать для фильтрации записей. В данном примере это поле «Дата оформления»;

· в поле «Дата оформления» выделите нужную дату, как показано на рисунке ниже;

· установить фильтр можно, используя кнопку

. В результате в таблице отобразится информация, удовлетворяющая заданному критерию. На рисунке ниже показан результат применения фильтра;

· самостоятельно произведите фильтрацию данных по полю

Должность.

5. Создание форм

Заполнить таблицы данными можно сразу в режиме таблицы, а также через форму.

Форма предоставляет более простой способ ввода данных. При работе с формами исключается вероятность исказить какие-либо другие данные в таблице, так как форма позволяет редактировать только одну запись в моменте.

1. С помощью мастера форм Access создадим форму «Сотрудники».

· В окне базы данных перейдите на вкладку «Формы», как показано на рисунке ниже, и нажмите кнопку «Создать».

· Выберите пункт «Мастер форм», а в нижней части окна выберите из выпадающего списка таблицу «Сотрудники», как показано на рисунке ниже, нажмите кнопку «ОК».

· Поля, которые будем размещать на форме, необходимо перенести из левой части в список правой части окна, используя значок стрелки вправо

. В данном примере присутствовать будут все поля. У вас должно получиться, как на рисунке ниже.

· В следующем окне оставьте уже выбранный по умолчанию вид «Форма в один столбец», нажмите «Далее».

· В следующем окне вы можете выбрать стиль оформления формы.

· Задайте имя формы «Сотрудники». Остальные параметры в окне оставьте без изменений.

· После нажатия на кнопку «Готово» откроется форма в один столбец. Столбец слева представляет собой названия полей, столбец справа содержит данные первой записи. Перемещаться по записям можно, используя кнопки

или

для перемещения в сторону записей с большими и меньшими номерами. Кнопка

осуществляет переход на первую запись, а кнопка

– переход на последнюю запись, нажав на кнопку

, можно создать новую запись.

2. В режиме формы произведите поиск записи о некотором сотруднике:

· переведите курсор в первую строку поля «Фамилия» и выполните команду «Правка/Найти»;

· в строке «Образец» появившегося окна введите фамилию Петров;

· в строке «Просмотр» должно быть установлено слово «ВСЕ» (в данном случае мы производим поиск по всем имеющимся записям);

· в строке параметра «Совпадение» выберите из списка параметр «С любой частью поля»;

· установите флажок «Только в текущем поле» в строке параметра и щелкните по кнопке «Найти». Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово «Петров»;

· при нажатии на кнопку «Найти» далее, курсор перейдет на седьмую запись и также выделит слово «Петров»;

· чтобы выйти из режима поиска, нажмите кнопку «3акрыть».

3. Для изменения зарплаты отдельного сотрудника, например, с 32 500 р. на 33 000 р. нужно выполнить следующие шаги (в данном примере это сотрудник Петров):

· переведите курсор в первую строку поля «Зарплата» и выполните команду «Правка/Заменить»;

· на вкладке «Замена» установите значения, как показано на рисунке ниже;

· нажмите кнопку «Найти далее»;

· после нажатия на кнопку «3аменить» данные будут изменены;

· закройте данное окно.

4. Произведите сортировку по убыванию данных для поля «Фамилия сотрудника».

5. Произведите фильтрацию данных по полю «Должность». Для этого выполните следующие действия:

· щелкните по записи «Инспектор ДПС» поля «Должность»;

· щелкните по кнопке

. В форме останутся только записи об инспекторах ДПС;

· для отмены фильтра щелкните по кнопке

на панели инструментов.

6. Просмотрите форму с точки зрения того, как она будет выглядеть в распечатанном виде. Для этого можно воспользоваться кнопкой предварительного просмотра

. Вы увидите форму так, как она будет выглядеть на печати, после этого можно закрыть окно просмотра.

6. Формирование запросов на выборку

Запросы позволяют фильтровать данные, сохраненные в ваших таблицах, с использованием различных настраиваемых критериев. Например, если вы хотите получить данные об учащихся 20 лет и старше, проживающих в определенном городе, вы можете создать запрос и сгенерировать таблицу, в которой есть только учащиеся, соответствующие вашим критериям.

1. Создайте простой запрос на выборку на основе таблицы «Сотрудники». В результате запроса должны отображаться фамилии, имена, отчества сотрудников и их должности. Для этого выполните следующие действия:

· в окне базы данных перейдите на вкладку «Запросы» и нажмите кнопку «Создать»;

· в данном примере будем использовать тип «Простой запрос»;

· в следующем окне в строке «Таблицы/Запросы» выберите из выпадающего списка таблицу «Сотрудники»;

· в окне «Доступные поля» переведите выделение на параметр «Фамилия»;

· используя кнопку

, переведите слова «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Должность» в правую часть окна. При этом важно иметь в виду, что в таком порядке данные и будут выводиться;

· нажмите кнопку «Далее»;

· в качестве имени запроса укажите «Должности сотрудников»;

· нажмите кнопку «Готово». На экране появится таблица с результатами запроса.

2. Данные запроса отсортируйте по должностям по убыванию. Для сортировки по убыванию можно использовать кнопку

на панели инструментов.

3. Сохраните запрос.

4. С помощью сложного запроса на выборку получите информацию о происшествиях, зарегистрированных сотрудником Никитиным С.С. за 12.01.2011 г. Для этого выполните следующие действия:

· в окне базы данных откройте вкладку «Запросы» и создайте новый запрос в режиме «Конструктор»;

· добавьте в окно запроса таблицы «Сотрудники», «Происшествия», «Виновники происшествий». Закройте окно «Добавление таблицы»;

· из выпадающих списков выберите из таблицы «Сотрудники» поле «Фамилия сотрудника», из таблицы «Происшествия» – поля «Дата оформления» и «Вид нарушения», из таблицы «Виновники происшествий» – поле «Код нарушителя»;

· в строке «Условие отбора» введите: в поле «Фамилия» – Никитин, в поле «Дата оформления» – 12.01.2011.

5. Сохраните запрос.

6. Для просмотра результата откройте запрос в режиме таблицы. У вас должно получиться, как показано в примере на рисунке:

7. На основе таблицы «Сотрудники» создайте отчет с группированием данных по дате оформления происшествий.

Для создания отчета:

· перейдите на вкладку «Отчеты» и нажмите кнопку «Создать / Мастер отчетов»;

· в следующем окне выберите поля, которые будут присутствовать в форме. В данном примере будут присутствовать: из таблицы «Сотрудники» поля «Фамилия» и «Имя сотрудника», из таблицы «Происшествия» – поля «Вид нарушения», «Дата оформления» и «Код нарушителя»;

· последовательно нажмите «Далее» в следующих двух появляющихся окнах;

· в появившемся окне выделите поле «Дата оформления» и щелкните по кнопке со стрелкой вправо

. Таким образом, вы задаете группировку данных по дате оформления происшествия;

· последовательно нажмите «Далее» в следующих двух появляющихся окнах;

· в следующем окне можно выбрать стиль оформления отчета;

· в следующем окне введите название отчета «Сотрудники» и щелкните по кнопке «Готово». На экране появится сформированный отчет.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ ЗАДАНИЕ

1. Создать форму для добавления сведений о новых правонарушителях и добавить 2–3 новые записи.

2. Сформировать запрос на выборку, в результате которого на экран будет выведен список сотрудников с окладом не менее определенного значения. Величину оклада установите самостоятельно.

3. Сформировать запрос на выборку, в результате которого на экран будет выведен список происшествий за сутки, за неделю.

4. На основе предыдущего запроса сформировать отчеты о количестве происшествий за сутки, за неделю.

Установите пароль на открытие вашей базы данных.