Управление контентом в организации

читаем вопросы

В ЕСМ-системах имеется возможность работать с маршрутами документов. Маршруты можно заложить в систему или можно их оперативно создавать. Используются свободная и жесткая маршрутизация документов. Сотруднику необходимо согласовать служебную записку на получение средств для покупки необходимых комплектующих. Какой вариант маршрутизации ему стоит выбрать в этом случае?

В компании сменился руководитель отдела продаж. Проанализировав ситуацию в отделе, он обнаружил, что документы о продажах хранятся неэффективно. Нельзя быстро найти нужный акт, счет, накладную или отчет за период. Вызвав ответственного сотрудника, новый руководитель отдела продаж отдал распоряжение систематизировать документы по содержанию, выделив две группы – первичные и вторичные (сводные) документы. Как должны быть систематизированы документы о продажах? Ответ аргументируйте

В любой компании обязательно проводится контроль за исполнением документов. Существует два вида контроля: контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Имеется небольшая компания, в составе которой есть руководитель, секретарь и 15 исполнителей. Как в данном случае организовать контроль за исполнением документов? Поясните, что представляют собой контроль по существу и контроль за сроками исполнения?

В организации многие сотрудники часто создают один и тот же тип документа, при этом времени на создание документа затрачивается много. Приходится вводить много текста, который повторяется из документа в документ, следить за составом реквизитов, правильностью их оформления. Предложите, как ускорить этот процесс.

В последнее время в компании сильно вырос объем документов. Чтобы повысить эффективность контроля исполнения документов, в компании был создан отдел контроля, в функции которого входит проведение текущего, предупредительного и итогового контроля. Какие разъяснения необходимо дать сотрудникам отдела о том, как проводится предупредительный и текущий контроль?

В состав информационно-справочных документов

В состав информационно-справочных документов 

В числе основных направлений совершенствования документации –…

Всякий документ может иметь установленные для него права доступа на

Входящие документы образуют три направления движения в организации: руководству организации, руководству структурных подразделений, специалистам. Определите, в каком процентном соотношении распределяются документы по данным направлениям?

Вы, уже сейчас работая в компании и обучаясь в университете, создаете большое количество разных документов. Документы могут быть классифицированы по различным признакам, в том числе по содержанию – на первичные и вторичные. Обоснуйте, к какому классу документов относятся рефераты

Вы, уже сейчас работая в компании и обучаясь в университете, создаете большое количество разных документов. Документы могут быть классифицированы по различным признакам, в том числе по содержанию – на первичные и вторичные. Обоснуйте, к какому классу документов относятся рефераты

Главное правило организации электронного документооборота – это 

Группы доступа необходимы …

Делегирование прав доступа используется …

Длина ключа, согласно ГОСТ 28147-89, равна … бит

Для работы в системе электронного документооборота каждый пользователь имеет логин и пароль. Вводя логин при входе в систему, пользователь подтверждает свою личность. Затем пользователя проверяют с помощью пароля. Если все верно, то пользователь может пользоваться своими правами для работы с документами. Всякий документ может иметь установленные для него права доступа на регистрацию, просмотр, изменение, удаление, а также полные права. Определите, какие права по работе с документами нужно выделить секретарю руководителя?

Для хранения документов в большинстве ЕСМ-систем используется хранилище данных, которое состоит из логических компонентов, в частности, из: хранилища атрибутов документов (карточек); хранилища документов; сервисов полнотекстовой индексации. Часто используется также название «архив документов». Что включает в себя архив документов?

Жизненный цикл … складывается из сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации

Жизненный цикл контента включает в себя … информации

К общим функциям документов относят …

К основным видам срокового контроля относят … контроль

К специальным функциям документов относятся такие функции, как …

Каждый документ имеет маршрут движения в соответствии с бизнеспроцессом, который он инициирует или в котором он участвует. Например, в системе DIRECTUM можно выбрать согласование документа по регламенту или отправить документ на свободное согласование. Сотрудник подготовил служебную записку на получение средств для закупки необходимых материалов. Предложите, какой вариант маршрута выбрать сотруднику в этом случае и поясните, почему.

Компания, работающая в сфере продаж, имеет много партнеров. Деловая деятельность компании сопровождается большим количеством исходящих документов, в числе которых – много видов писем. Для ускорения работы по созданию исходящих писем было решено создать бланк письма. В компании уже имеется общий бланк, который можно использовать для этой цели, взяв его за основу. Какие дополнительные реквизиты нужно добавить на бланк, для чего они нужны и где они должны быть расположены?

Корпоративные стандарты в области управления документами и контентом предполагают создание системы работы с документами, учитывающей специфику и особенности документирования деятельности конкретной компании. Директор при утверждении состава документов в области документооборота решил исключить из числа документов инструкцию по делопроизводству, ссылаясь на то, что в Положении о службе документационного обеспечения управления (ДОУ) все прописано. Правильно ли поступает директор? Ответ аргументируйте

Криптография предполагает наличие таких компонент, как …

Основной структурной единицей форматированного документа при распознавании считается … документа 

Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. На предприятии разрабатывается много различных инструкций. Относятся ли инструкции к официальным документам

По отношению к управленческому объекту выделяют … документопотоки  входящие  исходящие  восходящие  внутренние Подписание документа электронной подписью (ЭП) производится с помощью закрытого ключа. Эта процедура включает следующие операции: считывание документа, создание хеш-функции, шифрование хеш-функции, создание ЭП, соединение подписи с документом. Поясните, на каком из этих этапов должен использоваться закрытый ключ ЭП.  После того как создана хеш-функция, она должна быть зашифрована. Для этого на этапе шифрования используется закрытый ключ электронной подписи, в результате чего получается ЭП  Закрытый ключ электронной подписи предназначен для создания ЭП, поэтому он должен использоваться для формирования подписи именно на этапе создания ЭП  В закрытом ключе хранится электронная подпись, поэтому для проведения процедуры подписания достаточно присоединить эту подпись к документу на этапе соединение подписи с документом При подсчете объема документооборота учитываются все …  входящие документы  исходящие документы  внутренние документы  организационные документы  копии документов При проверке электронной подписи проверяющий должен иметь …  открытый ключ абонента  закрытый ключ абонента  алгоритм создания ключа  электронный документ При регистрации документа в компании заполняется регистрационная карточка, в которую заносятся основные реквизиты документа. В карточке входящего документа присутствуют поля: Дата получения, Входящий номер, Дата документа, № документа. Поясните, чем отличаются эти поля и когда они заполняются.  Дата получения и Входящий номер проставляются в момент регистрации полученного документа в компании. Дата документа и № документа проставлены в документе в момент его отправления компанией-адресантом  Дата получения и Дата документа – это одинаковые поля, куда проставляется дата получения документа компанией. Входящий номер ставится при получении документа в компании, № документа ставится при передаче его исполнителю  Дата получения и Входящий номер проставляются в момент регистрации полученного документа в компании. Дата документа и № документа ставится при передаче его исполнителю При совместном редактировании могут использоваться такие подходы к редактированию, как … редактирование  нестрогое  параллельное  удаленное  строгое При создании маршрута в системе DIRECTUM доступны такие способы согласования, как …  согласование по регламенту  свободное согласование  согласование по приказу  согласование с руководителем Процедура проверки электронной подписи состоит из вычисления хешзначения документа и проверки некоторых соотношений, связывающих хеш-значение документа, подпись под этим документом и открытый ключ подписавшего абонента. Поясните, в какой момент при проверке понадобится открытый ключ электронной подписи.  При проверке подлинности полученного документа происходит расшифровка хеш-функции, восстановление и сравнение с созданной хеш-функцией полученного документа. Открытый ключ электронной подписи нужен для расшифровки хеш-функции и создания хешфункции полученного документа  При проверке подлинности полученного документа происходит расшифровка хеш-функции, восстановление и сравнение с созданной хеш-функцией полученного документа. Открытый ключ электронной подписи нужен для создания хеш-функции полученного документа  При проверке подлинности полученного документа происходит расшифровка хеш-функции, восстановление и сравнение с созданной хеш-функцией полученного документа. Открытый ключ электронной подписи нужен для расшифровки хеш-функции Различают такие номенклатуры дел, как … номенклатуры  типовые  примерные  стандартные  конкретные Расположите в правильном порядке виды работ, производимых со входящими документами: 1. первичная обработка 2. предварительное рассмотрение 3. регистрация 4. прием 5. распределение Расположите в правильном порядке этапы процесса распознавания и ввода данных в информационную систему: 1. ввод данных 2. проверка распознанной информации 3. нахождение полей 4. предварительная обработка изображений Расположите действия при идентификации пользователей в правильном порядке: 1. предоставление прав доступа 2. проверка пользователя 3. ввод пароля 4. ввод логина Расположите мероприятия по созданию и использованию ключей для защиты цифровой подписи от несанкционированного использования в правильном порядке: 1. выведение из действия 2. распределение 3. использование 4. хранение 5. генерация Расположите операции в типовом маршруте для согласования внутренних документов в системе DIRECTUM в правильном порядке: 1. подписание 2. согласование с дополнительными согласующими 3. печать 4. регистрация 5. согласование с непосредственным руководителем 6. уведомление о подписании Расположите элементы реквизита «Адресант» в бланке письма в правильном порядке (сверху вниз, справа налево): 1. ссылка на регистрационный номер и дату 2. наименование организации 3. дата и регистрационный номер 4. справочные данные 5. эмблема организации Расположите элементы реквизита «Справочные данные» в правильном порядке (сверху вниз, справа налево): 1. адрес электронной почты 2. номер телефона 3. коды Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО)и причин постановки на учет (КПП) 4. номера факсов 5. почтовый адрес 6. сайт 7. основной государственный регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) Расположите этапы первичной обработки документов в правильном порядке: 1. проверка целостности упаковки, сохранности печатей 2. проверка наличия сопроводительной документации 3. проверка комплектности и целостности вложений 4. проверка правильности доставки Расставьте в правильной последовательности очередность подписания документа электронной подписью: 1. непосредственный руководитель 2. высший руководитель 3. руководитель соседнего отдела 4. автор Расставьте в правильной последовательности этапы обработки документа в процессе параллельного редактирования: 1. подготовка документа 2. подготовка итогового документа 3. создание версий 4. обработка документа Расставьте виды электронной подписи в порядке возрастания значимости: 1. усиленная неквалифицированная электронная подпись 2. усиленная квалифицированная электронная подпись 3. простая электронная подпись Регистрация – это …  запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения  учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам  снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в базу данных  прием и первичная обработка документов Регистрация документов преследует определенные цели, такие как …  учет документов  обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений  согласование с соисполнителями и авторами резолюций  контроль за их исполнением  справочная работа по документам Система документации определяется как …  совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению  совокупность документов, отражающих организационную и распорядительную деятельность  письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления Система электронного документооборота, внедренная в компании, позволяет автоматизировать многие операции по обработки документов. Например, при поступлении электронного документа в компанию он должен быть зарегистрирован, для этого с документа считываются необходимые реквизиты и заносятся в регистрационную карточку автоматически. При этом система должна найти эти реквизиты на документе и распознать их. Поясните, какая технология применяется для обеспечения этих действий.  Большинство документов, приходящих в организацию, имеют стандартные формы, для которых характерно то, что для каждого реквизита определено место на документе, т.е. поле. Для корректного распознавания информации каждое поле должно быть описано. Для каждого поля определяется размер, его координаты на листе и название  Большинство документов, приходящих в организацию, имеют стандартные формы, для которых характерно то, что для каждого реквизита определено место на документе, т.е. поле. Для корректного распознавания информации каждое поле должно быть описано визуально, в частности, геометрически, и содержательно  Большинство документов, приходящих в организацию, имеют стандартные формы, для которых характерно то, что для каждого реквизита определено место на документе, т.е. поле. Для корректного распознавания информации каждое поле должно быть описано в трех аспектах: тип поля, способ ввода информации в поле и объем Создание (генерация) ключей цифровой подписи может проводиться владельцем самостоятельно или осуществляться специальным уполномоченным органом (удостоверяющим центром). Генерируются два ключа электронной подписи – секретный и открытый. Руководителю нужно выбрать способ генерации ключей. На что ему стоит обратить внимание при принятии решения по выбору способа генерации ключей?  Самостоятельная генерация ключей позволяет избежать доступа к закрытому ключу посторонних. При генерации ключей уполномоченным органом обеспечивается более высокое качество ключей за счет использования сертифицированных программноаппаратных средств, этот способ желателен  Секретный ключ используется для выработки электронной подписи, его лучше генерировать самостоятельно. Открытый ключ используется для проверки подлинности документа и цифровой подписи, его стоит сгенерировать в удостоверяющем центре  Секретный ключ используется для выработки электронной подписи, его стоит сгенерировать в удостоверяющем центре. Открытый ключ используется для проверки подлинности документа и цифровой подписи, его лучше генерировать самостоятельно Стандарт ГОСТ Р 53898-2013 устанавливает такие элементы электронного сообщения, как …  формат сообщения  структура сообщения  состав сообщения  содержание сообщения Существует несколько технологий редактирования документов, в частности … редактирование  последовательное  совместное  параллельное  версионное Управление записями предполагает …  создание документарной информации  архивное хранение документарной информации  использование контента в процессе оперативной работы  публикацию Установите порядок операций по созданию маршрута документа: 1. определение состава действий 2. определение участников 3. определение условий 4. установка связей Установите правильную последовательность этапов срокового контроля за исполнением документов: 1. предупредительный контроль 2. итоговый контроль 3. текущий контроль Установите соответствие между классификационными типами документов и их описанием:  Бумажные документы <=> документы, при создании которых знаки письма наносятся на бумажный носитель от руки, полиграфическим или другим способом  Личные документы <=> документы, созданные физическим лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей  Первичные документы <=> документы, в которых зафиксированы исходные данные Установите соответствие между названиями информативных свойств документа и их описанием:  Актуальность <=> необходимая степень современности информации по отношению к решаемой проблеме  Достоверность <=> способность информации без искажений отражать состояние исследуемого объекта или процесса  Полнота <=> содержание информации должно обеспечивать как необходимые, так и достаточные условия для принятия решения Установите соответствие между названиями эксплуатационных свойств документа и их описанием:  Долговечность <=> способность документа сохранять стабильными свой химический состав и физические свойства в течение многолетнего хранения  Способность противостоять различным воздействиям <=> свойство документа не реагировать на механические, световые, электромагнитные, биологические и неблагоприятные факторы окружающей среды  Прочность <=> свойство документа сопротивляться разрушению под действием напряжений, вызванных внешними силами Установите соответствие между общими функциями документов и их описанием:  Информационная функция <=> фиксация, хранение и передача информации  Коммуникативная функция <=> обмен информацией  Социально-культурная функция <=> передача традиции и системы ценностей Установите соответствие между операциями и действиями, производимыми в процессе этих операций:  Распознавание и ввод данных <=> настройка полей ввода документа и индексация базы данных  Подготовка документа к сканированию <=> предварительная обработка изображений  Рассылка документов <=> создание списка адресатов Установите соответствие между специальными функциями документов и их описанием:  Организационная функция <=> установка правовых отношений  Управленческая функция <=> принятие решений  Обучающая функция <=> передача знаний между людьми и поколениями Цель контроля состоит в …  создании базы данных о документах учреждения  обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений  обеспечении надежного хранения и эффективного поиска документов  учете всех поступивших в организацию документов Электронная подпись основана на криптографических преобразованиях. В процессе криптографического преобразования при шифровании и расшифровке используются определенные исходные данные. Вам как администратору надо объяснить этот процесс пользователям. Объясните пользователям, какие данные используются в этих процессах.  При шифровании исходными данными будет закрытый ключ, а результирующими – зашифрованное сообщение. При расшифровке – открытый ключ и зашифрованное сообщение  При шифровании исходными данными будет сообщение, а результирующими – электронная подпись. При расшифровке они меняются местами  При шифровании исходными данными будет сообщение, а результирующими – зашифрованное сообщение. При расшифровке они меняются местам

меняются местами … – это конкретное секретное состояние некоторых параметров алгоритма криптографического преобразования данных

 – это любой вид информации, который составляет содержание информационного ресурса

 это материальный объект, являющийся носителем определенной информации и предназначенный для ее передачи во времени и пространстве

 это сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления

 – это сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии что у этих данных общий источник и общий приемник

… – это способность подтвердить личность пользователя 

… – это средство для выработки подписи

– это средство для определения автора подписи и достоверности электронного документа

 дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке 

 документ – это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме

… документа – это документ, который содержит разнообразную информацию о стилях и стандартных текстах, макросах и многое другое