Задания к теме 2. Создание шаблона, заполнение шаблона "Докладная записка" и слияние документов MS Word

Выполненно три задания по созданию, заполнению шаблона "Докладная записка", и слиянию документов MS Word

Задания к теме 2

Задание 1 Создание шаблона «Докладная записка»

1. Выполните команду Файл / Создать...Новый документ

2. Выполните сохранение файла, указав в диалоговом окне Создать как… тип файла Шаблон Word под именем «Докладная записка».

4. Вставьте в документ таблицу, состоящую из трех столбцов и девяти строк.

5. Установите правую границу первого столбца на отметке 6 см и правую границу второго столбца на отметке 10 см.

6. Установите курсор в последнюю ячейку первой строки, в ленту добавьте вкладку «Разработчик».

7. На панели инструментов щелкните по кнопке «Текстовое поле». В документе появится серый прямоугольник.

8. Щелкните по кнопке «Свойства» в контекстном меню и заполните поля в диалоговом окне: в поле «Текст по умолчанию» напишите: Адресат; в поле со списком «Формат текста» выделите «Первая прописная»; щелкните по кнопке «Текст справки».

9. Установите курсор в текстовое поле окна и напишите текст: Укажите должность, фамилию и инициалы получателя в дательном падеже; нажмите кнопку «ОК».

10. Нажмите на клавишу «Табуляция» (курсор переместится во вторую ячейку первого столбца). На панели инструментов в группе «Стили» выберите «Заголовок 1». Включите функцию CapsLock, установите размер шрифта 12 и введите текст: докладная записка.

11. Перейдите к третьей ячейке первого столбца, на вкладке «Разработчик» выберите пункт «Поле». В открывшемся окне выберите Тип «Текущая дата».

12. С текущей позиции курсора вставьте два пробела, знак № и еще один пробел.

13. На панели инструментов щелкните по кнопке «Текстовое поле» (появится поле для ввода числа).

14. Перейдите к пятой ячейке первого столбца. На панели инструментов щелкните по кнопке «Текстовое поле» и по кнопке «Свойства».

15. Заполните поля в появившемся окне диалога: в поле «Текст по умолчанию» напишите: Заголовок записки; в поле со списком «Формат текста» выделите «Первая прописная»; щелкните по кнопке «Текст справки» и напишите в нем: Коротко напишите, о чем идет речь в записке – и нажмите кнопку «ОК».

16. Перейдите к седьмой ячейке первого столбца и объедините все ячейки седьмой строки в одну.

17. Выполните форматирование абзаца, в поле «Первая строка», выберите «Отступ» (параметры по умолчанию), нажмите кнопку «ОК».

18. Напишите в седьмой строке прописными буквами: «НАПИШИТЕ ТЕКСТ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ».

19. Установите курсор в девятую ячейку первого столбца. На панели инструментов щелкните по кнопке «Текстовое поле» и по кнопке «Свойства».

20. Заполните поля в появившемся окне диалога: в поле «Текст по умолчанию» напишите: Должность автора; в поле со списком «Формат текста» выделите «Первая прописная»; щелкните по кнопке «Текст справки» и напишите в нем: Должность автора – и нажмите кнопку «ОК».

21. Перейдите в девятую ячейку третьего столбца, вставьте текстовое поле и в тексте по умолчанию укажите: Расшифровка подписи.

22. Установите Параметры страницы со следующими значениями полей: верхнее и нижнее – 2 см; левое – 3,5 см; правое – 1 см.

23. Установите «Зеркальные поля».

24. Выделите таблицу. Установите для границ таблицы параметр «Нет».

25. Сохраните созданный шаблон щелчком по кнопке «Сохранить» и закройте шаблон.

Задание 2 Заполнение шаблона «Докладная записка»

1. Выполните команду Файл / Создать... (пользоваться кнопкой «Создать» на панели инструментов в данном случае нельзя!).

2. Выделите значок шаблона Докладная записка.dot, установите переключатель на пункт «документ» и нажмите кнопу «ОК».

3. Устанавливая курсор в каждое поле, заполните их «своими» данными (на имя декана вашего факультета, свои фамилию и инициалы, ее номер, заголовок придумайте сами).

4. Выделите мышью слова «Напишите текст докладной записки» и пишите прямо по выделению.

В режиме «предварительный просмотр» посмотрите, как будет выглядеть ваш документ.

6. Сохраните докладную записку (в формате документ Word).

Задание 3. Слияние документов в MS Word

1. Создайте на диске папку СлияниеФамилия_студента.

2. Создайте основной документ в текстовом процессоре MS Word. Примерная форма основного документа представлена ниже.

Оформите набранную форму по своему желанию (картинки, стили и т.п.)

3. Сохраните документ в папке СлияниеФамилия_студента под именем Сертификат

4. Создайте источник данных. Источник данных можно создавать в среде MS Word, MS Excel или MS Access, MS Outlook и т. д.. В нашем случае, это будет файл MS Word со списками сотрудников компании.

5. Откройте текстовый редактор MS Word, создайте таблицу следующего вида:

Фамилия

Имя

Дата рождения

Подарок

Афанасьева

Людмила

02.11.1970

Фотоаппарат

Белова

Ольга

20.12.1968

Швейная машинка

Гребёнкина

Нина

11.01.1980

Телевизор

Иванов

Александр

15.08.1982

Музыкальный центр

Перов

Владимир

05.06.1976

Компьютер

Сидоров

Никита

18.09.1974

Домашний кинотеатр

Тимофеев

Иван

22.02.1969

Телефон

6. Сохраните таблицу в папке СлияниеФамилия_студента под именем Владельцы.

7. Перейдите в документ Сертификат (основной документ).

• Подключите источник данных к основному документу. Для этого в файле Сертификат перейдите во вкладку Рассылки. Нажмите кнопку Выбрать получателей и выберите команду Использовать существующий список.
• В окне Выбор источника данных найдите файл источника данных (Владельцы). Далее дважды щелкните по значку файла источника данных (Владельцы) или выделите его и нажмите кнопку Открыть.
• В появившемся окне Выделить таблицу выберите таблицу, из которой будут извлекаться данные для слияния.
• Вставьте поля слияния в основной документ. Для этого: установите курсор в место основного документа, куда требуется вставить поле слияния, щелкните по стрелке кнопки Вставить поле слияния и выберите из списка вставляемое поле.
• Таким же образом вставьте в основной документ все необходимые поля слияния.
• Кроме полей слияния можно вставить в документ другие поля Word. Так, с помощью кнопки Правила можно вставить поле MERGEREC, в котором будет отображаться номер текущей записи данных. В нашем примере в поле MERGEREC, размещённом после фразы «Подарочный сертификат №» будет автоматически генерироваться номер сертификата.
• Основной документ готов к слиянию. Для удобства просмотра документа можно затенить поля слияния (кнопка Выделить поля слияния). Вместо наименований полей можно отобразить их значения (кнопка Просмотр результатов). Пользуясь кнопками Следующая запись, Предыдущая запись и полем Перейти к записи можно провести предварительный просмотр результата объединения документов.
• Выполните затенение полей и предварительный просмотр составного документа.
• Отмените выделение полей слияния.
• Выполните слияние в новый документ. Для этого: нажмите кнопку Найти и объединить и выберите команду Изменить отдельные документы
• В окне Составные новые документы выберите записи источника данных, которые следует использовать для слияния. Выбираем Все.
• Результатом слияния будет новый документ, который содержит текст основного документа со значениями полей из источника данных. Текст основного документа повторяется столько раз, сколько записей было выбрано для слияния. Каждый фрагмент документа заканчивается разрывом раздела.
• Полученный документ можно напечатать и/или сохранить для дальнейшего использования.
• Сохраните составной документ в папке СлияниеФамилия_студента под именем Пакет.