кейс по предмету Система электронного документооборота

кейс по предмету Система электронного документооборота.

Объем 13 страниц. Оценка отлично в августе 2022.

Кейс

1. Ситуация Компания «Сигма-S» работает на рынке B2B, где все взаиморасчеты с клиентами, поставщиками должны быть документально подтверждены. Вся работа с документами отнимает очень много ресурсов. Менеджеры постоянно анализируют все бизнес-процессы в компании, и вопрос оперативной и четкой работы с документами стоит очень остро.

Сотрудники компании при заказе клиентом продукта первоначально должны были подписать отгрузочные документы у менеджера предприятия, сканировали их и отправляли по электронной почте клиенту. Затем менеджер ждал подписанный документ от клиента обратно.

На это уходили недели.

Оригиналы документов отправлялись почтой России и могли очень долго идти или быть отправленными обратно, т.к. клиент мог забыть их получить. Документ мог быть просто потерян. В таком случае приходилось все делать заново. Это занимало очень много времени, которое могло быть использовано более плодотворно: можно было позвонить другому клиенту или обработать новую заявку.

Руководство компании задумалось об оптимизации процесса работы с документами.

В 2020 году компания перешла на электронный документооборот. Выбор пал на сервис компании 1С, потому что «Сигма-S» является официальным партнером 1С.

Сложностей внедрения было немало. Прежде всего, было сопротивление

клиентов/поставщиков внедрению электронного документооборота, что объясняется необходимостью перестройки устоявшихся бизнес-процессов. И даже несмотря на то, что это упрощало их работу, особого энтузиазма замечено не было. Кроме того, это была совершенно новая для людей программа и приходилось учиться работать в ней.

Компания уже три года работает на электронном документообороте. Какие же плюсы можно выделить от внедрения СЭД?

В первую очередь, оптимизация рабочего времени сотрудников. На отправку

документа теперь тратятся секунды. Менеджер, в обязанности которого входил поход на почту и отправка документов, стал успевать делать в разы больше своей основной работы.

Возврат документов также происходит очень оперативно. Документ подписывается электронной подписью и отравляется клиенту нажатием одной кнопки, аналогичным путем и возвращается. Не нужно ничего распечатывать, подписывать вручную, сканировать. 

Для тех менеджеров, у кого зарплата зависит от возвращенных документов, это очень важно.

Компания стала меньше тратить на оплату работы курьера, который развозил

оригиналы документов по всему городу, бумагу и картриджи для принтера. Отдельно стоит отметить оптимизацию взаимодействия с поставщиками. Раньше бумажные накладные необходимо было заводить в программе вручную. 

Можете себе представить, как много времени отнимало это у менеджера, если позиций было далеко не 5, не 10. Сейчас накладная формируется автоматически уже в программе 1С. Конечно же, это еще и сводит риск

ошибок к нулю. Для тех, кто работает в программе 1С, а по статистике— это большинство компаний на российском рынке, есть еще один плюс. Документы формируются автоматически в программе, клиент его также там и подписывает.

Не нужно переживать и за процесс передачи документов. Хоть документ и

передается через оператора СЭД, это происходит в зашифрованном виде, поэтому данные не увидит никто, кроме указанного получателя.

В электронном документообороте и поиск документа стал проще. Не нужно

пересматривать горы бумажных документов, чтобы найти нужный. Просто вводите данные в программе, и документ уже перед вами.

Немаловажный пункт— минимизация рисков. При пожаре все бумажные

документы сгорят, на электронные же это никак не повлияет. Есть резервное копирование, так что документы ваши будут под надежной защитой. Благодаря электронному документообороту нет сложностей с ответом на запросы налоговиков. 

В программе есть возможность выгрузить пакет документов по конкретным взаиморасчетам и оперативно отправить в ФНС. Не нужно беспокоиться, что каких-то документов может не быть, всё будет в программе. По заключению руководства компании, электронный документооборот помог оптимизировать работу сотрудников и увеличить прибыль.

2. Вопросы и задания.

Как Вы считаете, так ли хороша система электронного документооборота, как описано в кейсе?

Какие риски могут возникнуть при ее внедрении?

Как избежать этих рисков?

Почему многие сотрудники и клиенты сопротивляются внедрению систем

электронного документооборота?

Оправдано ли это сопротивление?

Какие мероприятия Вы предложите для того, чтобы внедрение СЭД не сопровождалось рисками?

Какие мероприятия Вы предложите для того, чтобы проверить соответствие

рабочих мест требованиям СЭД?

В данной ситуации имеет ли смысл разработки собственной СЭД, не прибегая к готовым решениям?

Какие основные моменты необходимо учесть в установке и настройке СЭД?