Практическое задание

Кейс № 1.  задание: Вы работаете секретарем руководителя крупного завода. В течение часа вам поступили следующие телефонные звонки.

1) в 9.30 от мастера цеха №1 о неисправности оборудования;

2) в 9.45 с охранного пункта о необходимости  подготовки пропуска на Иванова В.И.;

3) в 9.50 рекламный звонок от банка «МТС» с предложением оформить карту; 

4) в 9.55 из местной газеты по вопросу организации интервью с руководителем.

Заполните журнал регистрации входящих телефонных звонков. Образец представлен в Приложении. О каких из них необходимо информировать руководителя?

  Начать ответ следует с заполнения журнала регистрации входящих звонков (Приложение к кейсу 1). Недостающую информацию необходимо заполнить самостоятельно. Далее после заполнения журнала опишите порядок действий секретаря по каждому звонку. Для заполнения графы «Результат» можно разработать и использовать условные обозначения (ОТ - ответить по телефону, ОП - ответить письменно, ПА - переадресовать абонента, ЗИ - запросить доп. информацию, ПБ - пригласить на беседу, ИГ – игнорировать).

 Кейс № 2. задание: Вы работаете секретарем руководителя организации, включающей в себя директора, бухгалтерию, отдел кадров, отдел закупок, отдел продаж, склад, транспортный цех. Все звонки первоначально поступают в приемную. Вам нужно запрограммировать быстрые кнопки для переключения между подразделениями. Распределите звонки между подразделениями. 

Содержание звонков

1. Вопросы стратегическое партнерства

2. Коммерческие предложения от поставщиков

3. Претензии клиентов.

4. Заявки на аренду складских площадей

5. Информационные сообщения банков, налоговых органов

6. Заявки на доставку товаров

7. Звонки кандидатов на вакантные должности.

Заполните форму из Приложения 1 для распределения входящих звонков в соответствии с содержанием.

 Кейс № 3.  задание:  

Заполните телефонограмму по фабуле.

Вы работаете в ООО «Мир» секретарем. Вам поступил телефонный звонок из налоговой инспекции Ленинского района по поводу приглашения руководителя организации и главного бухгалтера для выяснения причин задолженности о налогах 17 февраля текущего года в 15.00 по адресу ул. Ленина 63, кабинет 104. Налоговый инспектор – Петрова Т.М. Телефонограмму передала секретарь налоговой инспекции Комарова А.Я. 10 февраля в 10утра.

  Изучите теоретический материал о правилах составления телефонограмм. Оформите телефонограмму на бланке из Приложения к кейсу. В качестве исполнителя указывайте свои фамилию, имя, отчество.

Кейс № 4. задание:  

Вы работает секретарем в приемной депутата. Заполните журнал учета посетителей за 19 августа текущего года. 

Посетители:

Иванова М.М. с жалобой на качество уборки подъезда.

Петров А.С. с предложением по проведению спортивного праздника.

Кадочкин М.М. с жалобой на не законное увольнение

   Изучите теоретический материал о правилах регистрации обращений граждан. Заполните журнал обращений на бланке из Приложения. После этого опишите, какие действия, на ваш взгляд, может предпринять депутат по каждому из обращений.