Практическая работа по ДОУ

Выполнить 3 практических задания, оформить в один файл . Приложения, необходимые для выполнения, во вложениях к заданию.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ 1

1. Изучить приложенные номенклатуры дел АО «Берёзка», РГСУ, Мособлмельтрест.

2. Найти все ошибки оформления номенклатур дел; составить перечень найденных ошибок, объяснить, как исправить ошибки оформления.

3. Уточнить сроки хранения по перечням документов со сроками хранения (не менее двух структурных подразделений).

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ 2

1. В ООО «СВ-МАКС» сложился определённый порядок формирования дел и текущего хранения документов.

Каждый специалист, работающий в ООО «СВ-МАКС», заводит себе папки типа «Корона», куда в течение календарного года вкладывает документы, с которыми он работает. На обложках специалист записывает свои фамилию и инициалы, а также направление деятельности, которое он курирует, например:

Молчанов Ю.Р.

Организация и проведение выставок

Таким образом, в папке специалиста накапливаются документы разных видов, по определённому вопросу: копии писем-предложений, рекламации, ответные письма от различных организаций и предприятий, договоры, акты, планы размещения экспонатов и др. Когда документов становится так много, что они уже не помещаются в папке, специалист заводит вторую папку с аналогичной записью на обложке, которой добавляется её номер, например:

Молчанов Ю.Р.

Организация и проведение выставок № 2

В конце года папки с документами помещают в общий шкаф, на полки, промаркированные фамилиями специалистов. Состав документов в каждой папке и количество документов не учитываются, документы не разделяются по срокам хранения.

Перечислите, какие ошибки допущены при формировании дел и их оперативном хранении?

2. В экономическом отделе ООО «Фили-Кунцево» при формировании дел специалисты знают, что в одно дело нельзя помещать документы с разными сроками хранения. Поэтому в одну папку они подшивают документы разных видов, имеющие одинаковый срок хранения.

Чтобы упростить поиск нужных документов, в папку также подшивают картонные разделители, на которые приклеены названия видов и разновидностей документов. Названия видов и разновидностей документов также перенесены на обложку дела. Когда количество листов в деле достигает 320-350, формируется его второй том.

1. Какие нарушения существующего порядка формирования дел допущены в экономическом отделе ООО «Фили-Кунцево»?

2. К каким проблемам может привести такая практика формирования дел?

3. Для решения важных производственных вопросов руководителю коммерческого отдела потребовался ранее исполненный документ, который был подшит в дело, находящееся на оперативном хранении у секретаря коммерческого отдела.

Ответственность за формирование и хранение дел входила в обязанности секретаря коммерческого отдела Т.Н. Ермолаевой. По просьбе маркетолога О.Л. Сорокина Т.Н. Ермолаева вынула документ из дела и передала во временное пользование О.Л. Сорокину. В дело на место выданного документа Т.Н. Ермолаева вложила лист бумаги формата А5, на котором записала номер и дату документа, фамилию специалиста, получившего документ, и дату выдачи документа.

1. Имела ли право Т.Н. Ермолаева выдать документ, который уже был подшит в дело?

2. Может ли лист бумаги, на котором Т.Н. Ермолаева записала указанную информацию, служить доказательством того, что документ был передан конкретному специалисту?

3. Кто будет нести ответственность за пропажу документа в случае его случайной утраты?

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ 3

1.    Перечислить дела, требующие и не требующие полного оформления. Перечислить этапы и обязательные операции по оформлению дел.

2.    По номенклатуре дел 10-ти структурных подразделений оформить не менее 25 дел (оформить элементы полного оформления) для передачи в архив.

3.    По номенклатуре дел 10-ти структурных подразделений составить описи на дела для передачи их в архив организации (не менее 60-ти описательных строк в каждой описи).