Задача (кейс задание)

В федеральном органе исполнительной власти построена четкая иерархия подчинения (пример: отделы – управления – курирующие заместители руководителя, которые контролируют несколько управлений – руководитель ведомства). Отделы работают обособленно друг от друга, обмениваясь информацией через служебные записки, которые проходят внутреннюю регистрацию. Еженедельно проводятся совещания при участии руководителя ведомства, курирующих заместителей руководителя и начальников управлений. Как следствие затрудненного обмена информацией и несовершенства документооборота, нередки случаи, когда на один запрос, поступивший в ведомство из вышестоящих инстанций (Администрации Президента РФ или Аппарата Правительства РФ) или других органов власти, дается два (и более) независимых ответа из разных отделов в составе разных управлений. У данного федерального ведомства отсутствует система территориальных подразделений, но ведется работа по сбору информации с отделов (подразделений) в составе исполнительных органов власти субъектов РФ.

Задача:

Сформировать ряд предложений, которые помогут превратить описанное выше федеральное ведомство в самообучающуюся организацию.

Давайте вспомним, что эффективность работы системы зависит от взаимодействий ее звеньев и наличия обратной связи между управляющей и управляемой подсистемами, субъектом и объектом управления. Как наладить обратную связь? Перечислите как можно больше способов.

Для справки.

Самообучающаяся организация — это организация, способствующая обучению всех ее членов и занимающаяся непрерывным самосовершенствованием. Самообучающиеся организации характеризуются тотальным вовлечением работников в процесс совместно проводимых, осуществляемых благодаря коллективным усилиям, изменений, направленных на достижение общих ценностей и принципов. Кроме того, ряд источников сходятся в том, что суть самообучающейся организации состоит в ее способности к самосовершенствованию путем сбора и обмена информацией как внутри нее, так и с другими организациями.

Основными характеристиками самообучающейся организации могут быть:

Наличие культуры самообучения,

Свободный обмен и приток информации,

Приверженность политике обучения и личного развития,

Осознание ценности людей,

Климат открытости и доверия,

Обучение на основе опыта.

Обратить внимание: основной задачей федерального ведомства является максимально эффективная реализация государственной стратегии в определенной отрасли (сфере), а следовательно - реализация планов и программ, выработанных на основе стратегии – с четкими сроками, показателями, кругом ответственных подразделений и сотрудников. Это существенно ограничивает творчество бюрократического аппарата и устанавливает рамки допустимых взаимодействий при реализации государственных документов. Тем не менее, государственные документы должны корректироваться на ежегодной основе. Государственные служащие слабо вовлечены в данную деятельность. Решение по корректировке принимаются в основном вышестоящими инстанциями, что является существенным недостатком работы.