Прочитать регламент. Выделить основные этапы процесса с условиями и развилками. Построить модель процесса. Нотация - любая(в какой удобно отрисовать). Для каждого этапа(функции) указать, что на входе и выходе, исполнитель, опционально - чем регламентирован этап.