Аренда помещения

ООО Вектор находится на ОСН и сдает в аренду помещение. Сдача в аренду помещений не является основным видом деятельности. Согласно условиям договора помимо арендной платы арендатор производит оплату коммунальных платежей на основании выставленных арендодателем счетов. Ежемесячно ООО Вектор получает от поставщиков услуг ЖКХ счета-фактуры и акты выполненных работ на бумажных носителях, затем перевыставляет эти услуги арендатору пропорционально занимаемой им площади и фактически потребленной арендатором электроэнергии.
1) Как на Ваш взгляд необходимо организовать работу, чтобы ускорить процесс перевыставления счетов арендатору? Каким образом и кто должен осуществлять контроль за своевременностью поступления оплаты от арендатора? Опишите по шагам.
2) При перевыставлении счетов на услуги ЖКХ арендатору нужно ли в счетах-фактурах выделять НДС при том, что ООО Вектор не является непосредственным поставщиком услуг ЖКХ? Свой ответ обоснуйте.