Система поддержки принятия решений

Кейс «Создание курса-системы поддержки принятия решений «Заключение
договоров в компании "Балтика"»"
1. Ситуация:
Компания "Окна Сибири» (название компании вымышлено), основанная в 1998г.,
сегодня является лидером в регионе по производству пластиковых и деревянных окон
(на её долю приходится почти 40% рынка). На начало 2010г. у «Окон Сибири» было 6
заводов, численность сотрудников компании - около 1 000 человек.
Более двухсот сотрудников компании так или иначе связаны с заключением догово-
ров, среди них - менеджеры по маркетингу, по закупкам, сотрудники IT-отдела.
Руководство компании отмечает, что в последние годы из-за неправильно состав-
ленных договоров компания несёт большие потери: появляются претензии как контр-
агентов, так и налоговых органов, которые охотно штрафуют компанию за несоблюдение
правил составления договоров. Так, за последние 5 лет "Окна Сибири" отвечала по 60
налоговым судебным делам, а налоговые доначисления составили около 90 млн. рублей.
Основной претензией налоговых органов была недостаточная проверка контрагентов на
добросовестность - за ошибки младшего и среднего персонала приходится расплачивать-
ся всей компании.
Руководство «Окон Сибири», видя сложившуюся ситуацию, решило организовать
учёбу своих сотрудников, ответственных за составление договоров. Как упоминалось
выше, это более двухсот человек, следовательно, очные тренинги окажутся слишком до-
рогими и растянутыми во времени, остаётся только дистанционное электронное обуче-
ние. В конце 2010г. компания заказала компании «IT-proba» создание электронного кур-
са с рабочим названием «Заключение договоров в компании «Окна Сибири».
Условие:
Курс должен обучить сотрудников:
а) ключевым принципам работы с контрактами (с акцентом на основные проблем-
ные и рисковые для компании области),
б) увидеть последствия тех или иных своих действий в цифрах и фактах, которые бы
объясняли, почему в компании возникают такие требования к заключаемым контрактам.
Заказчики курса ожидают, что в результате обучения сотрудников:
а) снизится количество обращений ответственных исполнителей по заключению до-
говоров в финансовую и IT-службы,
б) повысится мотивация сотрудников к более внимательной работе с договорами.
Решение:
Можно было бы пойти традиционным путём: сделать стандартный электронный
курс - наподобие презентации или слайд-шоу, в котором слушателям была бы отведена
роль пассивных получателей информации. Знания контролировались бы промежуточны-
ми и итоговыми тестами. Всё стандартно, все довольны. Однако, был предложен другой
вариант курса - симулятор процесса заключения договора.
Всё, что делают сотрудники, может быть представлено как процесс, или цепочка
шагов, необходимых для получения результата. Заключение договора и сопутствующие
ему процедуры - проверка контрагентов, сбор документов, проверка информации и пр. -
это тоже процесс, который необходимо выполнять очень точно, неукоснительно соблю-
дая все процедуры. Сотрудник компании может заучить наизусть все этапы процесса,
может даже написать их на листке бумаги и прикрепить на стену, но не факт, что он бу-
дет понимать, зачем нужно выполнять те или иные действия.
Так как одной из задач, поставленных заказчиками, была необходимость показать
сотрудникам, как их действия отразятся на компании в целом, то решено, что курс, ос-
нованный на виртуальном прохождении всего процесса заключения договоров, будет са-
мым наглядным вариантом.
Пользователь должен выбрать один из вариантов, чтобы пойти дальше
Структура курса:
Курс должен состоять из шести модулей по количеству этапов бизнес-процесса:
1. Выбор поставщика
2. Определение статуса контрагента
3. Проверка контрагента
4. Подготовка договора
5. Согласование договора
6. Работа с первичными документами
В начале каждого модуля идет несколько слайдов с описанием этапа, затем слуша-
тель переходит к схеме этапа.
Каждая схема состоит из нескольких ветвей, курсант сам выби